10 perguntas (e respostas) sobre a Tecnologia para Organização de Eventos

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A tecnologia para organização de eventos não é um fim mas um meio para atrair e satisfazer participantes ao mesmo tempo que faz passar uma determinada mensagem num determinado momento.

Pode fazer-se hoje o que há 4 anos seria impensável, com o 4G, os Lives. Mas coloquemos um ponto de ordem. Temos de começar por algum lado. Vamos lá.

 

  • 1 – Check-in ou Acreditação com QR Codes. Sim ou Não?

Começamos bem. Os QR (Quick Response) Codes já existem desde o ano 2000, e foram pensados para inventário, sendo que a sua utilização permite nos eventos registar um participante, fazer download de um documento, com um smartphone.

Surgem pedidos em Acreditações para utilizar o QR Code. A resposta é…nim.

Em eventos pequenos-médios (até 700/800 pessoas) com entrada muito concentrada no tempo há outras alternativas.

O velho nome, um código de 4 dígitos apresentado à entrada, numa acreditação com recurso a tablets, é suficiente.

A gestão de QR Codes é útil em eventos de maior dimensão, ou eventos pagos, comprados online por exemplo ou com múltiplas sessões com lotação limitada.

Em eventos mais pequenos dependendo da natureza dos visitantes, o tempo que se ganha não é notório e em alguns casos, em esquecimentos, pode implicar a criação de um posto específico.

Além que é necessário garantir o envio dos QR Codes por email, associação dos nomes aos mesmos, e equipamentos para ler os mesmos.

Está associado à inovação e rapidez mas até determinado ponto há outras alternativas mais simples e igualmente fluídas.

E o NFC?

Near Field Comunication permite a troca de informações entre participantes ou entre estes e expositores por exemplo, bastando “encostar” o badge ou objecto que tem um tag.

Ao fazer este gesto pode espoletar por exemplo um envio de email com informação, para o contacto fornecido.

Ainda pouco utilizado em Portugal, permite a captura de leads, de contactos que possam estar interessados num serviço.

 

  • 2 – Gestão automatizada de inscrições. Muito mais do que um email de confirmação.

Desde o site de inscrição até ao dia do evento é possível e desejável automatizar um conjunto de passos. Passos que ajudam à experiência do participante e libertam recursos.

  1. Campanhas de emails com ferramentas profissionais – quem abre, quem clicou, quem veio devolvido, e nas campanhas seguintes filtrar pelos já inscritos para não duplicar esforços
  2. Campos a confirmar – refeições, sessões a participar, códigos de acesso a atribuir, um formulário pode ser muito mais do que o nome e empresa. Pode inclusivamente ter questões “quebra-gelo” para momentos de networking
  3. Confirmação automática – Welcome email, gestão de inscritos com limite, prevenção de duplicações de inscrições com determinados campos, personalização de receptor, um email automático não tem de ser chato
  4. Reminders por email/SMS x dias antes do evento, com indicações úteis, estacionamento, contactos, mapas e horários. Nos preenchidos dias de hoje, é sempre bom (re)lembrar e dar conteúdo útil.

É de facto muito mais do que um simples email e permite controlar os passos relevantes nesta fase do evento. Sim, porque o evento já começou.

 

  • 3 – Acreditação Eletrónica. O que é que é mais do que um checkin?

 

Pode ser apenas de facto um checkin mas pode ser mais. Muito mais.

Pode permitir confirmar a refeição, dar uma indicação específica daquele convidado, pode espoletar um alarme por SMS para os organizadores da chegada de um determinado convidado.

Pode ajudar ao processo de Seating (já lá vamos).

E a todo o momento permite saber as entradas, as presenças gerindo os primeiros momentos do evento com rapidez e fluidez.

Etiquetas na hora?

Tem a vantagem de corrigir nomes, de não haver desaproveitamentos de material e de otimizar o tempo de entrega dos badges.

Os campos podem permitir saber que um participante é cliente, prospect ou parceiro, e isso pode ser relevante no processo comercial do próprio evento.

check in com iPads

 

  • 4 – Vale a pena ter uma aplicação móvel para um evento?

Se for um evento de um dia ou menos, estático, sem partilha de conteúdo durante o mesmo, não vale a pena.

Se for gerido por alguém que periodicamente refresca a informação, se for de vários dias, se permitir interação com participantes, sim, é muito útil, sendo que carece sempre de ser instalada.

O ideal é “preparar o terreno” dias ou semanas antes para dar tempo às pessoas descarregarem a aplicação, sempre tendo em conta que o conteúdo deve ser constantemente refrescado.

Há questões de marca e da sua visibilidade, e o investimento pode justificar por aí. Mas também há outras alternativas, sendo que o próprio site pode ser um agregador de informação atualizada.

 

  • 5 – BYOD o que é?

Bring your own device (BYOD) é um termo ainda muito recente, surgiu em 2009 para ilustrar a tendência de ter um aparelho que possa concentrar a vida pessoal e profissional.

Emails, fotos, Social Media, documentos, VPNs, hoje tudo se mistura e a fronteira entre as duas realidades esbateu-se.

Nos eventos, é comum vermos os participantes a navegar na web, a consultar email.

Aqui é levar o evento para o smartphone, permitindo por exemplo, aceder a conteúdos exclusivos do evento, gerir a televotação a partir dos próprios smartphones, gerir sessões de perguntas e respostas.

Permite assim aumentar e muito o envolvimento, a atenção dada ao evento, sem dispêndio de mais recursos, pois estamos a utilizar os do participante.

  • 6 – Gamificação nos eventos. Insert Coin.

Passar uma mensagem hoje não é semelhante há 15 anos, nem sequer há 10 anos.

Ter um orador com uma plateia passiva, horas intermináveis sentado, um coffe break, não é fórmula…

Levar os participantes a … participar, através de quizzes, de concursos, de realidade virtual ou aumentada… Com a marca ou objectivo do evento como pano de fundo, é criar uma ligação emocional, e transportá-los para o terreno mais confortável.

Há cada vez mais soluções que permitem “quebrar o gelo”, ao mesmo tempo que se aumenta a satisfação e atenção dada ao evento.

 

  • 7 – Partilha de apresentações. É útil e como fazer?

Há momentos onde nos deliciamos com uma determinada intervenção, mas ela não sai do ecrã e tiramos uma fotografia, pedimos a partilha mas nada.

É possível mais uma vez sem instalação de app, acompanhar uma apresentação e fazer download no fim. Todos ganham.

O participante que fica com o conteúdo no momento, o orador e a marca que sabem quem o fez e podem interagir de forma diferenciada.

 

  • 8 – Gestão de Seating em banquetes e galas

 

Quantas vezes não teve de gerir “a olhómetro” quem estava no evento? Onde poderia sentar, e mesmo quando planificou a priori, os “buracos” de quem não veio, alteraram a lógica inicial?

E se lhe dissermos que há soluções que ligadas à acreditação permitem saber os lugares ocupados e vazios? E mover os convidados para outras mesas por forma a que no momento da entrada todos estejam posicionados de forma coerente e harmoniosa?

Sejam mesas, plateias, é possível gerir em termpo real as presenças, ausências e sensibilidades.

  • 9 – Photobooth com tablets. Pros e Cons

 

As cabines tradicionais permitem a utilização de equipamento fotográfico e impressão, ocupam um espaço que pode ser personalizado pela marca. E os Photobooths com iPads?

Bem, são facilmente transportáveis, podendo estar em qualquer ponto do evento. Permitem ligar iluminadores e tripés, partilha nas Redes Sociais dos participantes, colocação de marcas próprias. Podem ser colocados em qualquer parte, seja no foyer, na acreditação, na Gala, coffe break, mesmo nas salas.

Estar onde os convidados estão pode ser a diferença entre a utilização e o esquecimento.

 

 

  • 10 – Avaliação de satisfação. No evento ou pós evento?


O email de agradecimento não está a funcionar? Apenas 15% respondem? Há várias formas de obter mais feedback.

  1. a) Se so for uma questão, HappyOrNot,muito fácil de utilizar, anónimo, apelativo e com elevada taxa de participação
  2. b) Pode utilizar a “velhinha” SMS com um link logo após o evento. Ou ter tablets com stands próprios com as marcas a convidar à participação.

São várias as escolhas consoante o tipo de evento, o tipo de público, o objectivo, bem, já deu para perceber.

A tecnologia não tem de ser um bicho de sete cabeças.

Depende do que se pretende atingir, do conteúdo, e de uma equipa coesa entre Organizador, Cliente e os vários parceiros.

Se quiser saber mais estamos à distância de um telefonema 308802975, 938297575 ou de um email conhecer@asserbiz.com.

Até (muito) breve.

Por | 2019-01-08T09:56:47+00:00 Setembro 26th, 2018|Em destaque, Eventos|0 Comments

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