12 reflexões sobre os eventos presenciais (e não só) em 2021

Vamos ter eventos presenciais no primeiro semestre? O que é que os participantes vão procurar depois de estarem “enjoados” com o digital? Vamos todos nos abraçar? Como é que as multinacionais vão comportar-se e como é que isso vai ser relevante?

Espere. Não vou começar já a disparar perguntas. Queria prender a atenção, claro. Não queremos todos?

Enquanto nos estamos a vacinar, sentimos no início de janeiro, uma sensação de suspensão em muitos serviços. Uma vontade de tirar as proteções, mas com a noção de que “a procissão ainda vai no adro”.

Vou dividir as (possíveis) reflexões entre Clientes, Agências e Mercado, e conjuntura. Muitas vezes vemos o nosso ponto de vista, quando a realidade é formada por milhares de pontos de vista com perspetivas diferentes.

Clientes: Afinal gostaram ou não do digital?

Em grande parte de 2020 o digital foi (e ainda é) o canal de comunicação para eventos possível. Há eventos presenciais mas a sua percentagem é muito pouco representativa. Durante quase todo o tempo ouvimos falar que todos estamos fartos de “Zoomar”, que já não podemos com os PCs a servirem de canal para o mundo. Será assim tão linear?

  • O alcance ao mercado aumentou com o digital

Algumas surpresas com o alcance de uma comunicação. Antes, durante mas principalmente depois de um evento digital foi possível multiplicar por 2, 5 ou 10 vezes, o número de pessoas que foi impactado com o evento. Não é a mesma coisa que estarmos todos juntos mas se tiver resultados vai ser um ponto muito relevante;

  • O custo por evento diminuiu

Há eventos que tiveram maiores investimentos com o digital. Mas a esmagadora maioria realizou-os com uma fração do orçamento. Sim, mas alguns eram “feios”, feitos sem customização, e nem se podem chamar de eventos? Na minha humilde opinião, se a mensagem passa, se há interação e se os participantes “saem” motivados, é um evento (e bom.)

  • Foi possível ver e ouvir pessoas que de outra forma não seria possível ter num evento

Escritores, atores, políticos, decisores de grandes empresas e instituições, “fazedores de opinião” nacionais e internacionais invadiram as nossas casas e escritórios em direto. Muitas organizações afirmaram que de outra forma não seria possível ter alguns oradores, intervenções que marcaram agendas, profissionais que partilharam experiências. Mesmo voltando ao presencial, já não estranharemos oradores remotos.

  • Todos puderam participar, de Vila Real de Santo António, a Valença, de Luanda a Lima…

Não foram apenas os oradores que apareceram que de outra forma não viriam. Nós próprios, participantes, tomamos contacto com temas, abordagens, discussões que seriam muito difíceis de assistir presencialmente, seja pela distância, custos ou simultaneidade das datas. Eu que sou do Porto não tive de apanhar o comboio dos Zombies das 5h40 para assistir a um conteúdo de uma hora para depois voltar exausto ao final do dia.

Isto não é novidade? Pois não porque já temos 9 meses disto. Mas se tivesse escrito estes pontos há um ano, estaria deslocado do mercado.
Podemos menorizar alguns destes pontos porque somos partes interessadas (fornecedores e agências) mas os clientes e os participantes vão pensar nisto.

E as agências? Queremos os eventos presenciais ASAP

Falo em nós agências porque trabalho com muitas e senti a dor de muitas com legítima razão. Uma guerra não teria tido um impacto mais devastador.
Então o que se passou e o que (provavelmente) será a nota dominante para 2021 em diante?

  • Tal como na natureza os mais fortes foram os que se adaptaram

Ao início negamos. Como dizia uma das pessoas mais carismáticas do mercado, passamos as cinco fases do luto mas alguns ainda não passaram. Podemos ainda lamentar mas isso ficou para muitos ao final das primeiras semanas. O que se passou é maior do que nós, e vímos profissionais aumentarem as suas capacidades, outros infelizmente a mudar de área, e os clientes expectantes com o papel dos seus fornecedores. Não temos a certeza de nada a não ser que vamos continuar a precisar de nos adaptar e a (infelizmente para muitos) viver com muito menos.

  • A importância da “presença remota” e o trabalho em equipa

Fazer orçamentos, criar propostas, “ir a jogo” exige grande coordenação de equipas remotas, com condições diferentes de trabalho. A “presença remota” pode ajudar a criar processos melhores, diminuir custos e aumentar a motivação. Sim, nos eventos todos gostamos de estar juntos mas poderão coexistir vários modelos colaborativos e isso também vai pesar nas estruturas das empresas, na sua competitividade nos serviços.

  • Menos perda de tempo em “reunites”

Já alguém fez conversa circunstancial mais do que 3 minutos no online? Parece uma eternidade. Já não temos que nos preocupar com o estacionamento, um atraso é algo de 2 minutos, e somos mais focados. Se tivermos feito o trabalho de 5). Sim, ainda há reuniões sem agenda, sim, ainda há divagações mas cada vez menos. E isso é tempo, e tempo é dinheiro.

  • O que foi e vai ser um Gestor de Eventos?

Em algumas aulas digitais, os estudantes de eventos mostraram-se ansiosos. Mas agora teriam de perceber de Marketing Digital? De gestão de projetos à distância? De ferramentas colaborativas?
Não. Não têm. Mas os que o fizeram ficam numa vantagem competitiva muito grande face ao mercado.
Os países que mais cresceram depois de uma guerra foram os que se adaptaram (e que infelizmente sofreram) e criaram novas profissões, novas técnicas, novos profissionais.
Assim acredito que vai suceder (já está aliás) com os profissionais nos eventos. É difícil para não dizer pior, estarmos na “cara” de um cliente e ele sentir que já não somos especialistas.

Chegados até aqui temos a conjuntura onde nos movemos, clientes, agências, mercado e participantes.

Como foi e como poderá ser?

O mercado e ambiente: o dono e senhor disto tudo.

Posso falhar redondamente com as previsões porque o mercado é rei e senhor. O divino queira em muitos casos. E começamos com…

  • Orçamentos contraídos… de todos

Vamos assumir que já temos imunidade de grupo (eu sou um dos 10.000.000 de virologistas) e que podemos viajar para qualquer lado. Vai ser tudo como dantes?
Dificilmente. Os clientes vão ter orçamentos mais apertados, ou vão equacionar eventos híbridos ou mix de eventos presenciais e digitais; os participantes vão pensar duas vezes por causa de outros compromissos (ou preguiça vá) ou mesmo porque os seus próprios orçamentos pessoais emagreceram. Não nos esqueçamos que muitas empresas estão movidas a moratórias e que vai acabar em breve. Há eventos e eventos e comparar um festival com um evento corporativo, na vontade de participar é muito redutor.

  • Custos dos eventos presenciais mais elevados

Companhias de aviação, hotéis, destinos, custo por participante vão aumentar. Porque vão menos pessoas, porque é preciso aumentar preços para recuperar o tempo perdido, porque poderá a procura migrar para menor concentração para mais dispersão. Porque as grandes empresas ainda não “abriram” as portas para os colaboradores se deslocarem, porque o setor saúde ainda vai ter muito trabalho durante muito tempo, porque algumas pessoas mudaram de perspetiva sobre “ir a todas”.

  •  O participante vai ser cada vez mais exigente nos eventos presenciais

Porque é que dizemos que estamos fartos do digital? Porque assistimos a centenas de eventos e reuniões. Tornamo-nos profissionais a ver falhas, estamos cansados. Vamos de braços abertos para um evento presencial? Não. Vamos avaliar como nunca se vale a pena, se não há alternativas, se foi mesmo bom, porque temos uma noção que não sabíamos: o custo de oportunidade. Para os organizadores vai ser um tiro no escuro projetar para 300 pessoas e não saber o que vai acontecer. E quando estiverem presencialmente, vão estar à espera de um fator “Tcharam” que até agora passavam bem sem ter.
Nós temos saudades dos eventos que nos tocam, que valem a pena. Não tenho a certeza de que foram no passado todos assim.

  • Poderão existir concentrações de empresas e serviços

É nas crises que se fazem grandes negócios. É nas crises que surgem as oportunidades. E também nesta poderão existir movimentos de agregação de empresas, formalmente ou fruto de parcerias mais estreitas. Vimos no ano passado uma maior propensão à partilha e ao Associativismo e assistimos a serviços cruzados de empresas. 2021 pode ser um ano de afirmação de fusões ou maiores aproximações no setor.

As reflexões já vão longas, cheias de incertezas para o futuro, um olhar parcial como é óbvio mas que procura elencar vários pontos de vista.

Um ótimo 2021 para todos não só nos eventos mas em todos os setores.

Até (muito) breve

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