Março de 2022 – Artigo atualizado em https://asserbiz.pt/aluguer-de-ipad-7-formas-de-ajudar-na-organizacao-de-eventos
Secretariado eletrónico de Eventos. Há 10, 15 anos, esta definição simplesmente não existia.
Parece que foi há uma infinidade de tempo mas o primeiro tablet “a sério” só surgiu em 2010.
Desde então, desde desenhar, tirar fotografias, consumir multimedia, os tablets vieram para ficar.
Se são substitutos de computadores?
Bem, não. Apesar dos múltiplos acessórios como teclados, ratos e afins, ainda não deram esse salto, e a bem dizer, por forma a continuarem a ser fáceis de utilizar, dificilmente irão dar.
São muitas as áreas onde hoje em dia se tornam um companheiro inseparável:
– Áreas comerciais onde as encomendas se processam em tempo real, portfolio de designers onde num único local se concentra a beleza e diversidade de um trabalho.
– Na área da medicina começam a dar-nos informação de forma fácil sobre exames e pacientes.
– Na área social, permitem a uma população maior poder utilizar a tecnologia de tão fácil que é. E são inúmeras as outras áreas.
Chegou a vez da Organização de Eventos, uma área onde a informação e a rapidez de decisão fazem parte do dia-a-dia.
Seja no planeamento, na resposta, na ação ou no pós-evento, mas vamos focar no secretariado de eventos.
Mas então o que é que um tablet pode ajudar no Secretariado Eletrónico?
– Com software de gestão de tarefas e ideias como o Mindly(http://www.mindlyapp.com/)
Onde é possível colocar todos os parceiros, fases, ideias, ligadas e com comentários para ajudar na organização de todas as tarefas antes do evento. Disponível para iOS é uma ferramenta nova e muito útil para quem tem dezenas ou centenas de tarefas e parceiros.
– Nas reuniões à distância
Com Facetime, Skype ou Hangouts e que permitem com uma qualidade cada vez maior das camaras, falar com parceiros, clientes, do outro lado da cidade, do país ou do mundo. Poupa tempo, dinheiro e está sempre ligado onde é mais necessário.
– Na análise da comunicação
Se fica bem num tablet fica bem em todo o lado: cartazes, peças, websites para o evento, demonstrações dos stands ou da sala, apresentações, aqui é possível ter a “big picture”, além do que está no ecossistema onde cada vez mais pessoas consomem conteúdo: o mobile. Aliás em alguns mercados, mais de 50% das pesquisas são realizadas por tablets ou telemóveis
– No controlo de entradas
Acreditações eletrónicas, controlo em tempo real de presenças, alarmes de chegadas, leituras de códigos QR ou de barras, muitas vezes sem um papel ou fio. Torna a chegada de 50 tão simples quanto a de 500 ou de 1.000.
– No envolvimento do evento
Aplicações Móveis para eventos – quer gerar envolvimento com um fórum? Quer partilhar fotografias? Quer enviar notificações? Quer agendar reuniões com participantes? Quer partilhar as apresentações aos convidados?
Um tablet começa a ser uma companhia importante em alguns eventos, pois permite aos convidados e organizadores trocarem informação entre si, útil, instantânea.
– Na Avaliação
Inquéritos rápidos, preparados para obter feedback, à saída ou durante o desenrolar do evento. Sem complicações nem papel, nem tratamento de dados. É automático.
A Organização de Eventos é uma área onde a tecnologia ajuda no dia-a-dia e simplifica. E os tablets são parceiros fundamentais na criação de envolvimento, troca de informação. E o “tradicional” secretariado de eventos, não tem de ser apenas um serviço de suporte, mas muito mais.
E tudo isto desde 2010. O que será daqui em diante?
Caso queira saber mais estamos ao dispor em 938297575 (chamada para a rede móvel nacional), pelo formulário aqui, ou em conhecer@asserbiz.com
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