Acreditação Eletrónica de Congressos: O caso de estudo do 38º Congresso do PSD

“Queremos dar um passo à frente na Acreditação dos nossos Congressos começando já no próximo.”

Tudo começou em janeiro, a menos de um mês do evento que reúne milhares de militantes do PSD. Um contacto por email e depois telefónico.

O que seria possível fazer neste tempo para acolher os participantes de forma inovadora?

 

Acreditação Eletrónica de Congresssos – Necessidades e objetivos do Cliente

A Acreditação de Congressos ou de outros tipos de ventos começa antes, na forma de comunicar com os participantes para que saibam ao que vão e como tirar proveito da Acreditação Eletrónica.

 

  •  Comunicar de forma rápida e eficaz com os militantes por email/SMS, com indicações para o dia, códigos QR para facilitar a entrada;
  •  Acolher em vez de fazer “check” em listas, permitindo a melhoria do contacto humano;
  •  Otimizar recursos internos – menos pessoas, com uma colaboração mais efetiva e fluida;
  •  Obter informação útil – quem chegou, quando, como gerir os tempos e os espaços de um evento desta natureza;
  •  Delinear um processo de Acreditação rapidez e eficiência: sem reuniões presenciais com listas de tarefas, troca fluída de informação. Do lado do cliente a equipa estava concentrada no OE2020 na Assembleia da República;
  •  Posicionar-se como uma entidade inovadora – ausência de papel, fluidez do processo, aumento da satisfação de colaboradores e participantes, redução de custos e de tempo, fomento de práticas amigas do ambiente, a inovação como motor de uma transformação digital interna.

 

O que foi feito para cumprir estas necessidades por parte da Asserbiz?

 

  •  Criação de Guiões de tarefas com necessidades de imagens, tamanhos, e guião de bordo para os dias do evento;
  •  Comunicação por email, com primeira campanha, segunda para os que não descarregaram o QR Code e terceira por SMS no dia anterior, cobrindo mais de 97% dos participantes;
  •  Fornecimento de ipads com stands para uma Acreditação assistida, em que as etiquetas seriam coladas nos badges a 2mts do ipad, para que permitisse um acolhimento mais próximo;
  •  Seating de Instituições para o fecho do congresso com gestão eletrónica através dos tablets e encaminhamento personalizado.

 

 

A imprensa reconheceu a inovação neste serviço de Acreditação de Congressos. E o participante também.

O serviço permitiu tempos de checkin de 5 segundos, o acolhimento sem filas e com tempo por parte dos participantes, e ecos na comunicação social com notícias sobre o tema e entrevistas no local.

 

https://www.publico.pt/2020/02/08/politica/noticia/congresso-psd-versao-digital-1903361

 

https://visao.sapo.pt/atualidade/politica/2020-02-07-psd-papel-qual-papel-o-primeiro-dia-da-laranja-digital/

 

 

O que se retira desta Acreditação Digital do Congresso do PSD?

 

  • Implementação remota e em tempo curto (2 semanas) de um congresso de milhares de participantes;
  • Otimização de tempo e recursos com fluxos de comunicação. Guiões explícitos e focados, sem reuniões presenciais;
  • Utilização de recursos humanos do cliente, formados, motivados pelo aumento da sua produtivade;
  • Redução de custos para o cliente na montagem de um processo outrora moroso:  menos recursos humanos, troca de informação digital e menos tempo de planeamento;
  • Informação em tempo real e estruturada das presenças e chegadas
  • Imagem de inovação, fluidez e eficiência.

 

No fim do evento, feito o balanço, não é apenas a fluidez, a redução de tempo e custos, a inovação, o impacto mediático. Foi experiência como um todo para clientes, fornecedores e principalmente para os participantes.

Se quiser saber mais sobre a Acreditação Eletrónica temos mais um artigo aqui: https://asserbiz.pt/portfolio/acreditacao-eletronica-de-eventos/

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