A acreditação é o primeiro contacto presencial de muitos participantes com um evento. Quando o processo é rápido e organizado, quase passa despercebido. Quando há filas, dados incorretos ou problemas com credenciais, torna-se imediatamente visível.
Neste guia explicamos como funciona a acreditação eletrónica, onde pode simplificar a operação e o que deve ser preparado para evitar problemas no dia do evento.
O que é a acreditação eletrónica?
A acreditação eletrónica permite identificar e registar participantes através de ferramentas digitais, substituindo ou complementando listas e processos manuais.
Dependendo das necessidades do evento, o processo pode incluir pesquisa por nome ou empresa, leitura de QR Code, impressão de credenciais no momento, atualização de dados, controlo de acessos e acompanhamento das presenças.
A tecnologia utilizada deve ser adequada à dimensão e às características do evento. Um encontro de 100 participantes e um congresso com milhares de pessoas não precisam necessariamente da mesma solução.
5 vantagens da acreditação eletrónica
1. Reduz filas e tempos de espera
A pesquisa rápida dos participantes ou a leitura de um QR Code permite reduzir o tempo necessário para cada check-in.
Mas a tecnologia, por si só, não elimina filas. É igualmente importante dimensionar corretamente o número de postos de acreditação e prever os momentos em que chegará um maior número de participantes.
2. Diminui o erro manual
Trabalhar a partir de uma base de dados preparada previamente reduz a necessidade de procurar nomes em listas, preencher informação manualmente ou transcrever dados durante a receção.
Também permite corrigir ou atualizar informação de forma mais controlada.
3. Permite imprimir credenciais no momento
Quando o evento utiliza credenciais, estas podem ser impressas à medida que os participantes fazem check-in.
Isto permite trabalhar com alterações de última hora e reduz a necessidade de ter previamente centenas ou milhares de credenciais impressas e ordenadas.
4. Dá informação sobre as entradas
A organização pode acompanhar o número de participantes que já efetuaram check-in e consultar informação atualizada sobre as presenças.
Estes dados podem também ser utilizados no relatório final do evento.
5. Melhora a experiência de receção
Uma acreditação rápida e organizada reduz a fricção logo no primeiro contacto presencial com o evento.
O participante deve conseguir identificar onde se dirigir, ser recebido rapidamente e seguir para o evento sem ter de perceber toda a tecnologia que existe por trás do processo.
5 coisas que devem estar preparadas antes do evento
Uma boa acreditação começa muito antes da abertura das portas. Estes são alguns dos pontos que devem ser preparados antecipadamente.
1. Uma base de dados limpa
Nomes duplicados, informação incompleta ou categorias incorretas tornam-se problemas no momento do check-in.
Antes do evento, é importante verificar os dados necessários para identificar cada participante e, quando existem credenciais, confirmar exatamente que informação será impressa.
2. Um modelo de receção adequado
Quantas pessoas são esperadas? Vão chegar de forma distribuída ou quase todas no mesmo período? Existem diferentes tipos de participantes ou acessos?
Estas respostas ajudam a determinar o número de postos necessários e a forma de organizar a receção.
Também deve existir uma forma simples de tratar exceções sem bloquear o fluxo principal.
3. Equipamentos e credenciais testados
Tablets, computadores, leitores, impressoras, etiquetas, ligações de rede e restantes equipamentos devem ser configurados e testados antes do evento.
Quando existe impressão no momento, é particularmente importante testar o modelo da credencial com dados reais ou representativos.
4. Comunicação clara com os participantes
Quando os participantes recebem antecipadamente um QR Code ou outra informação necessária para a entrada, a comunicação deve explicar claramente o que devem apresentar e onde se devem dirigir.
Uma boa comunicação antes do evento pode reduzir bastante as dúvidas no momento da chegada.
5. Um plano para as exceções
Mesmo com uma base de dados bem preparada, existirão situações inesperadas: participantes que não constam da lista, alterações de última hora, nomes incorretos ou problemas de equipamento e conectividade.
O processo deve prever estas situações e permitir resolvê-las sem interromper o restante check-in.