“Queremos uma app para o evento.”
É um pedido relativamente frequente e, durante alguns anos, ter uma aplicação própria foi quase sinónimo de inovação num evento.
Mas a primeira pergunta que fazemos não é qual a plataforma a utilizar ou quanto custa desenvolver a aplicação.
É outra:
Que conteúdos queremos colocar na app e com que frequência vão ser atualizados?
Se a resposta for apenas programa, oradores, localização e algumas informações práticas, provavelmente não precisamos de uma app.
Um bom site mobile pode fazer esse trabalho perfeitamente.
A aplicação começa a fazer sentido quando deixa de ser apenas um local onde consultamos informação e passa a fazer parte da experiência do evento.
Uma app não deve ser apenas um programa mais sofisticado
Agenda, biografias dos oradores, contactos, localização e informação prática são conteúdos importantes.
Mas são essencialmente estáticos.
Uma página web rápida, preparada para telemóvel e acessível através de um link ou QR Code consegue disponibilizar tudo isso sem obrigar o participante a instalar nada.
Pode inclusivamente incluir:
- agenda;
- oradores;
- informação prática;
- documentos;
- apresentações;
- posters;
- links para Q&A;
- votações ou outras plataformas de interação.
A experiência para o participante pode ser extremamente simples: abre um link e encontra aquilo de que precisa.
Por isso, antes de escolher uma aplicação, vale a pena perguntar:
O que queremos fazer que uma página web não consegue resolver de forma suficientemente boa?
Quando uma app começa realmente a fazer sentido
Há eventos em que a resposta é muito clara.
Uma aplicação pode acrescentar bastante valor quando existem vários elementos dinâmicos e personalizados, como:
- networking entre participantes;
- marcação de reuniões;
- agenda pessoal;
- Q&A integrado;
- notificações;
- gamificação;
- documentação;
- conteúdos personalizados;
- área desenvolvida de expositores e parceiros;
- interação antes, durante e depois do evento.
A duração e dimensão do evento também contam.
Num congresso com vários dias, muitas sessões, diferentes espaços e milhares de participantes, existe naturalmente mais oportunidade para uma aplicação ser utilizada repetidamente.
Num evento de algumas horas, com 200 participantes e um programa linear, essa necessidade pode simplesmente não existir.
Mais tecnologia não torna automaticamente o evento melhor.
Instalar uma aplicação continua a ser uma barreira
Há ainda uma diferença importante entre abrir uma página e instalar uma aplicação.
Para aceder a uma página basta normalmente ler um QR Code ou carregar num link.
Uma aplicação pode exigir entrar numa store, fazer o download, autenticar-se, criar uma conta e aceitar diferentes permissões.
Para algumas pessoas isto é trivial.
Para outras não é.
Há participantes que não se recordam das credenciais da store, outros que não querem instalar uma aplicação para utilizar durante algumas horas e outros que desistem quando encontram um processo de registo demasiado complexo.
Isto não significa que devemos evitar aplicações.
Significa que o valor que entregamos através da app deve justificar o esforço que estamos a pedir ao participante.
Uma PWA pode ser um meio-termo interessante
Entre um site convencional e uma aplicação instalada existe atualmente outra possibilidade: uma Progressive Web App (PWA).
Uma PWA funciona através da web, mas pode proporcionar uma experiência bastante próxima de uma aplicação, sem exigir necessariamente a instalação através de uma app store.
Ao longo dos últimos anos, estas soluções ganharam muitas das características anteriormente associadas exclusivamente às aplicações tradicionais.
Existem ainda diferenças e limitações — as notificações, por exemplo, podem exigir cuidados adicionais dependendo dos dispositivos e contexto de utilização.
Mas nem sempre precisamos de resolver tudo através da mesma ferramenta.
Se durante um evento forem necessárias apenas algumas notificações realmente importantes, uma solução tão antiga e simples como o SMS pode continuar a cumprir muito bem essa função.
A escolha não precisa de ser “app ou nada”.
Networking: quando a app passa a fazer parte do evento
Um dos melhores exemplos que acompanhámos foi um evento em que aproximadamente 80% da experiência estava relacionada com networking e reuniões one-to-one.
Neste caso, a aplicação não foi disponibilizada quando os participantes chegaram ao espaço.
Foi comunicada cerca de um mês antes.
Os participantes podiam consultar informação e, sobretudo, marcar antecipadamente reuniões com outras pessoas que estariam presentes.
O resultado foi particularmente claro:
uma semana antes do evento, os horários disponíveis para reuniões já estavam preenchidos.
Quando os participantes chegaram ao espaço, a aplicação não era uma novidade que alguém precisava de explicar.
Já tinha sido utilizada intensivamente e já tinha criado valor.
Este é o tipo de contexto em que uma app faz todo o sentido.
O evento, na prática, já tinha começado antes da data marcada no calendário.
Uma app deve ser comunicada antes do evento
Mesmo quando existe uma boa razão para utilizar uma aplicação, não basta disponibilizá-la.
É necessário criar adesão.
Sempre que possível, preferimos que seja comunicada vários dias antes do evento — quatro dias, uma semana ou até mais cedo quando a utilização o justifica.
Isso permite ao participante:
- explorar o programa;
- preparar uma agenda pessoal;
- conhecer os oradores;
- consultar expositores;
- marcar reuniões;
- descarregar documentação;
- familiarizar-se com a ferramenta.
Quando a aplicação só é apresentada à chegada, estamos a pedir às pessoas que aprendam a utilizar uma nova ferramenta precisamente no momento em que estão a entrar, encontrar colegas, procurar a sala ou preparar-se para a primeira sessão.
É uma oportunidade perdida.
Se a app faz realmente parte do evento, deve fazer parte da comunicação antes do evento.
Networking e gamificação não acontecem só porque existe uma funcionalidade
Há funcionalidades que parecem particularmente interessantes durante a preparação e que podem acabar por ter pouca utilização.
Networking é um exemplo.
Gamificação é outro.
Ambas podem funcionar muito bem, mas precisam de contexto, comunicação e integração no evento.
Criar uma área de networking não significa que os participantes vão começar espontaneamente a utilizá-la.
Adicionar pontos, desafios ou rankings também não significa automaticamente que exista envolvimento.
O mesmo acontece com áreas de sponsors e expositores.
Podemos criar uma secção enorme para parceiros, mas se existirem apenas logótipos e meia dúzia de linhas de texto, dificilmente teremos criado uma razão para o participante regressar.
A tecnologia disponibiliza a possibilidade.
O conteúdo e a dinâmica do evento é que lhe dão utilidade.
O verdadeiro trabalho começa depois de escolher a plataforma
Este é provavelmente um dos aspetos mais subestimados de uma app para eventos.
É relativamente fácil criar a estrutura:
Agenda. Oradores. Sponsors. Documentos. Networking. Notícias. Galeria. Notificações.
Depois é preciso preenchê-la.
É necessário recolher textos, fotografias, documentos, horários, perfis, informação dos parceiros e atualizações.
É necessário validar e testar.
E, quando alguma coisa muda, é necessário atualizar.
Uma app com muitas funcionalidades e pouco conteúdo faz-nos lembrar um enorme armazém em que apenas utilizamos um pequeno espaço no fundo.
A capacidade existe.
Mas não estamos a tirar qualquer partido dela.
Por isso, uma decisão sobre uma app também deve incluir outra pergunta:
Quem vai gerir e alimentar estes conteúdos?
Se não existe resposta, talvez estejamos a criar uma ferramenta maior do que aquilo que o evento necessita.
Uma app com informação e uma app que faz parte do evento são coisas diferentes
Esta é provavelmente a distinção mais importante.
Uma aplicação que contém programa, oradores e localização é essencialmente um repositório de informação.
Pode ser útil, mas uma página web consegue frequentemente cumprir a mesma função com muito menos fricção.
Uma aplicação que permite marcar reuniões, criar uma agenda personalizada, participar em sessões, receber informação relevante, interagir com outros participantes ou aceder a conteúdos personalizados está a desempenhar outro papel.
Passou a fazer parte do evento.
E aí a instalação, o registo, a gestão de conteúdos e o investimento necessário começam a ter uma justificação muito mais clara.
Não precisamos de uma app só porque podemos ter uma
Ter uma aplicação própria pode transmitir inovação.
Mas uma aplicação vazia, pouco utilizada ou que duplica informação disponível noutros canais dificilmente cria uma experiência mais inovadora.
Por vezes, a melhor solução tecnológica para um evento é uma aplicação completa.
Noutras situações, pode ser uma PWA.
E em muitos eventos, uma excelente página mobile, alguns QR Codes e duas ou três ferramentas de interação são tudo aquilo de que precisamos.
A pergunta certa não é:
“Podemos ter uma app?”
É:
“O que queremos que os participantes façam com ela?”
Se tivermos uma boa resposta, provavelmente temos uma razão para avançar.
Se não tivermos, talvez ainda estejamos apenas à procura de um lugar onde colocar o programa.