Também lhe podem chamar Check in, credenciação, secretariado Eletrónico e muitos mais designações. É o momento da receção aos participantes. Onde tudo começa. É mesmo importante? Bem, dizem que o primeiro impacto é o que conta mais. Não vamos tão longe mas quais são as vantagens da Acreditação Eletrónica para eventos?
Vantagens do serviço:
1 – Alteração/Edição de registos em tempo real
Feitos de forma imediata, sem perda de informação e muitas das vezes sem o convidado se aperceber como alterações no nome da pessoa, ou troca de convidados
2 – Possibilidade de comunicar durante o evento, apenas com os participantes presentes.
Caso existam mail ou telemóvel é possível enviar uma mensagem apenas a quem está como um anúncio importante, um concurso, ou informação.
3 – Gestão de sessões
Para o organizador de eventos é fundamental saber a cada momento quantos participantes já chegaram para saber quando deve iniciar os trabalhos ou aguardar um pouco mais.
4 – Follow up de não presenças
Os eventos são momentos marcantes também para as marcas. Com Investimentos avultados, presenças de equipas, lançamentos de produtos interessa perceber quem está. Para comunicar a posteriori e compreender o envolvimento.
5 – Poupança de custos e tempo
Imprimir apenas as etiquetas de quem vem no momento do check-in.
Poupar nos custos de transporte de equipamento e mesas de check-in (os iPads pesam pouco :)).
Soluções amigas do ambiente (menos papel), tempo de consulta e aprendizagem rápidas, permitem um momento mais fluído do que o papel.
A pesquisa de inúmeras folhas, as contagens “à mão”, o desconhecimento de quem chegou deixam de ser um problema.
6 – Alarmes VIP
Oradores, direção ou VIPs. Receber por SMS a sua chegada permite gerir as equipas, os lugares e dar o tratamento devido sem ter que estar sempre no mesmo lugar.
7 – Acreditação eletrónica para eventos permite acesso ao perfil do convidado
O que deve receber, o que vai comer, que língua fala, se tem necessidades especiais, se vem acompanhado entre muitas outras notas, de forma imediata e discreta.
Desde os Tablets, às impressoras Wi-Fi, SMS Marketing, real time reports, aos hotspots 4G para partilhar net para convidados já fazem parte do dia-a-dia de alguns eventos, tornando-os mais eficientes, inovadores e “pain free” para os organizadores.
E em momentos cativantes para os convidados. Estas são algumas das vantagens da Acreditação Eletrónica mas há eventos e eventos e em cada caso se destacam determinadas variáveis.
Check-in feito. Bem-vindos!
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