Na escrita de conteúdo há o mantra das 6 questões. São elas: Quem, onde, como, quando, o quê, e porquê. No planeamento e organização de um evento podem ser muito úteis para a criação de objetivos.
Será que definir objetivos para um evento também deve responder a estas seis questões?
Estou seguro que é um ótimo ponto de partida. E se algumas parecem de resposta imediata, outras requerem uma reflexão cuidada.
O quem parece ser o mais fácil. Num evento podem ser clientes, parceiros ou colaboradores, com ou sem oradores. Mas a pandemia ainda veio acrescentar uma pergunta relevante: presencial ou remoto?
O como define o mote do evento, mais próximo ou institucional. Mais curto ou mais demorado. Com apresentações ou com “sunset”.
Onde e quando andam de mão dada. Em que espaço? Convém já ter respondido ao Como pois é diferente planear um evento ao ar livre ou numa sala de hotel. Que dinâmicas vão ser realizadas? Trabalhos em grupo, refeições, apresentações, como vamos receber e como vão chegar?
Quando acontecerá? Uma simples pergunta que pode significar o sucesso ou o fracasso. Devemos considerar semanas de pontes, picos de contágios, férias dos filhos dos colaboradores, e até jogos de futebol. Podemos ter cuidado com fechos de mês ou trimestres, ou no caso de congressos científicos, considerar sábados em vez de dias de semana. E cuidado com os feriados locais.
O quê e porquê parecem duas questões semelhantes mas são complementares.
O que é que vamos fazer? O que vamos querer transmitir, partilhar, que sentimentos queremos causar ou que conhecimento queremos que fique na mente dos participantes.
E porquê? Será para reforçar a marca, para ganhar novas oportunidades, para lançar um produto? Ou para estreitar laços entre clientes e parceiros?
E depois destas seis perguntas, a mais relevante: Como vamos avaliar o sucesso?
Podemos estar a organizar um evento de colaboradores onde o objetivo é reforçar ligações e permitir que áreas se possam conhecer pessoalmente depois de mais de dois anos de afastamento pandémico.
É muito diferente organizar eventos com parceiros onde queremos comunicar novos produtos ou objetivos e onde a transmissão e partilha de informação é essencial. Nestes eventos por exemplo, a forma de responder a questões, a partilha de material e o “followup” nos dias seguintes é essencial.
E com clientes? Queremos dar um timbre lúdico e ganhar novas oportunidades pelo “soft sell” ou apresentar produtos e serviços com demonstrações e manifestações de interesse?
Tudo isto deve ter números: quantos participantes, quantos downloads, quantas trocas de contacto registadas nos CRMs, quantos documentos partilhados, qual a avaliação de satisfação, quantas oportunidades geradas nas semanas seguintes. E com objetivos para se poder comparar o realizado com o previsto.
Medir e cumprir os objetivos de um evento para servir um propósito maior
O que são os eventos corporativos? Porque é que são importantes? Por vezes voltar a fazer estas questões é o ponto de partida para nos focarmos no que é relevante para a empresa ou instituição.
A tecnologia, o sabor da comida, o espaço edílico são importantes, mas fazem parte de um todo e devem estar alinhados com os objetivos da organização desse evento.
Se não tivermos os objetivos claros, mensuráveis e uma organização fluída, conseguimos medir o sucesso do evento?
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