Organizar o check-in de um evento não é apenas dividir o número de participantes pelo número de postos disponíveis.
Um evento com 500 participantes pode ter um check-in tranquilo com poucos postos ou criar uma fila em poucos minutos com uma estrutura aparentemente suficiente.
A diferença está sobretudo em três perguntas: quantas pessoas vão chegar ao mesmo tempo, como está organizado o espaço e o que é necessário fazer em cada posto?
O número de participantes é apenas o ponto de partida
Saber que estão previstos 300, 500 ou 1.000 participantes é importante, mas não chega para dimensionar uma acreditação.
Antes de definir o número de postos, procuramos perceber:
- qual é o período previsto para a chegada;
- se os participantes chegam individualmente ou existem transfers;
- quanto tempo antes do início está a ser comunicada a acreditação;
- se haverá impressão de etiquetas ou badges;
- se serão entregues sacos, brindes, pastas ou outros materiais;
- se é necessário confirmar informação ou recolher alguma assinatura;
- e como é o espaço onde será realizado o check-in.
São estas variáveis que determinam o verdadeiro ritmo da operação.
Uma referência: um posto por cada 100 participantes
Como ponto de partida, utilizamos frequentemente uma referência simples.
Sem impressão no local, um posto por cada 100 participantes pode ser adequado quando a chegada está distribuída por aproximadamente 30 minutos.
Com impressão de etiquetas ou badges, para a mesma relação de um posto por 100 participantes, é preferível contar com uma janela de chegada de aproximadamente 45 a 60 minutos.
Não é uma fórmula universal. É uma referência operacional.
Um grupo de 500 pessoas que chega ao longo de uma hora é muito diferente de cinco autocarros com 100 participantes cada um a parar à porta praticamente ao mesmo tempo.
O pico de chegada é mais importante do que o total
É por isso que procuramos perceber como as pessoas vão chegar, e não apenas quantas são.
O estacionamento disponível, os transfers, a configuração do local e até o horário indicado na comunicação do evento podem concentrar ou distribuir a chegada dos participantes.
Quando existem transfers, há situações em que a acreditação pode até ser realizada durante o percurso, desde que não exista necessidade de impressão no local.
Quando isso não é possível, coordenar com a organização a chegada dos diferentes transfers — mesmo com intervalos de apenas cinco minutos — pode fazer uma diferença significativa no fluxo à entrada.
Nem sempre a solução para uma fila potencial é acrescentar mais equipamentos.
Ler um QR Code é rápido. O resto pode não ser.
Num sistema de acreditação eletrónica, a identificação de um participante através de QR Code pode demorar apenas alguns segundos.
Mas o check-in pode incluir outras tarefas:
entregar um saco, procurar uma pasta, confirmar informação, recolher uma assinatura ou entregar um brinde.
Nesse momento, o QR Code deixa de ser o fator que determina a velocidade da fila.
Sempre que existe essa possibilidade, recomendamos separar operações. O posto de acreditação deve, idealmente, fazer aquilo para que foi dimensionado: identificar o participante, efetuar o check-in e, quando aplicável, imprimir a identificação.
As restantes tarefas podem ser realizadas noutro ponto do percurso.
O local importa — e muito
É fácil pensar que, tendo equipamentos suficientes, o local onde são colocados os balcões tem pouca importância.
Na prática, pode ser exatamente o contrário.
Uma disposição lateral dos balcões pode fazer com que os participantes se concentrem no primeiro posto que encontram, deixando os restantes subutilizados.
Escadas, entradas estreitas ou sinalização insuficiente também podem criar constrangimentos antes de o participante chegar ao check-in.
Até um welcome coffee demasiado próximo da acreditação pode ser um problema: forma-se uma concentração de pessoas junto dos balcões que visualmente parece uma fila, dificulta a circulação e torna menos evidente onde começa efetivamente o processo de acreditação.
Um bom fluxo físico faz parte da solução de check-in.
A ordem alfabética pode distribuir a fila sem limitar os postos
Em eventos com vários postos, uma indicação como:
A–F | G–L | M–R | S–Z
pode ajudar a distribuir os participantes de forma mais uniforme.
Mas isso não significa que cada posto tenha acesso apenas a uma parte da base de dados.
Todos os postos podem pesquisar todos os participantes. A divisão alfabética funciona como orientação visual do fluxo, mantendo a flexibilidade necessária para encaminhar alguém para outro posto sempre que fizer sentido.
Com impressão, preferimos uma impressora por posto
Quando as identificações são impressas no momento, procuramos trabalhar com uma impressora associada a cada posto.
Partilhar uma impressora entre vários postos pode parecer uma forma de reduzir equipamento, mas cria outro problema: começam a sair etiquetas sucessivamente sem ser imediatamente evidente a que participante pertence cada uma.
Uma impressora por posto mantém o processo linear:
identificar → confirmar → imprimir → entregar.
Além de reduzir erros, torna a operação mais fácil de compreender para quem está a trabalhar no balcão.
Um caso real: o QR Code demorava segundos, encontrar o badge não
Num evento com cerca de 500 participantes, encontrámos à chegada todos os badges previamente impressos e organizados alfabeticamente.
A opção tinha uma razão perfeitamente compreensível: o cliente pretendia que as identificações tivessem um determinado acabamento visual.
Levávamos os iPads preparados para fazer a leitura dos QR Codes e o check-in eletrónico. Essa parte funcionou muito rapidamente.
O problema surgiu imediatamente a seguir.
Depois de identificar cada participante, era necessário procurar manualmente o respetivo badge entre aproximadamente 500 identificações pré-impressas.
Ao fim de cerca de 20 minutos, estavam formadas filas com centenas de pessoas.
O sistema de check-in não estava lento. O gargalo estava na tarefa seguinte.
Quem já experimentou procurar uma identificação entre centenas de badges e comparar esse processo com imprimir a identificação certa imediatamente após o check-in percebe rapidamente a diferença.
É um bom exemplo de por que razão o processo deve ser dimensionado como um todo, e não apenas pela velocidade da tecnologia utilizada.
E se alguma coisa falhar?
Dimensionar corretamente também significa prever alguma redundância.
Dependendo da dimensão e características do evento, podemos preparar:
- iPads adicionais;
- routers ou hotspots de reserva;
- cartões de dados de diferentes operadores;
- carregadores;
- consumíveis e rolos adicionais de etiquetas.
O objetivo não é duplicar tudo indiscriminadamente. É identificar os elementos cuja falha poderia interromper a operação e ter uma alternativa disponível.
Então, quantos postos são necessários?
Não existe um número que funcione para todos os eventos.
Um posto por cada 100 participantes pode ser uma boa referência inicial, desde que seja enquadrada pelo tempo disponível, existência ou não de impressão, concentração das chegadas e tarefas realizadas no balcão.
Antes de acrescentar postos, vale a pena perguntar:
Quando chegam as pessoas? Como chegam? O que acontece depois de apresentarem o QR Code? E o espaço ajuda o fluxo ou dificulta-o?
Muitas vezes, melhorar uma destas respostas tem mais impacto do que acrescentar mais um iPad.
O check-in começa antes de abrir as portas
Uma acreditação rápida não depende apenas de tecnologia.
Depende da comunicação enviada aos participantes, da distribuição das chegadas, da organização do espaço, das tarefas atribuídas a cada ponto e da preparação de alternativas para os elementos críticos.
O local importa. O fluxo importa. E aquilo que acontece depois da leitura do QR Code também.
É quando estas peças são pensadas em conjunto que a tecnologia consegue fazer aquilo que realmente interessa: tornar a entrada no evento simples e rápida.