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Em 2022 ainda faz sentido fazer a pergunta “Como fazer um Webinar?”

Sim, ainda faz.

Em 2020, foi um dos tipos de conteúdo que nos deixou participar em eventos, ainda que só de forma digital. Em 2021 massificou-se, e em 2022 é uma ferramenta madura para algumas empresas e instituições que usam este formato periodicamente. Pode usar esta ferramenta de comunicação para informação, partilha, demonstrações técnicas com valores de investimento muito mais reduzidas.

Com o aumento do custo de vida, assume outras formas mas tem o seu lugar garantido nos planos de comunicação de várias marcas.

A abordagem neste artigo é para quem está a dar os primeiros passos, mas esperamos que seja útil para quem já faz e quer continuar a melhorar a sua organização.

Comecemos pelo princípio: O que é um Webinar?

Começamos por esclarecer alguns pontos entre 3 tipos de eventos digitais. Sim, em 2022 ainda temos diferenças de perceção sobre os vários tipos de conteúdos:

  • Live Streaming – Muitos eventos a que chamam webinares, são na verdade eventos de Live Streaming, pois usam o vídeo em direto para o público. Normalmente são todos aqueles eventos difundidos para as Redes Sociais, sem necessitarmos de nos inscrever, e onde a participação da audiência é reduzida ou nula. São exemplos os concertos, as entrevistas nos media, conteúdos generalistas. É o equivalente de um evento ao público, onde “basta” aparecer e podemos sair quando quisermos;

  • Videoconferência – este é um formato de evento fechado, colaborativo, onde todos têm o mesmo papel. É válido para reuniões de equipa, com clientes, ou formação para pequenos grupos. Todos partilham de igual forma, áudio e vídeo;

  • Webinares – Este tipo de formato deriva do nome Web Seminar, e tem características próprias. É um evento fechado, com necessidades de inscrição, lotação limitada, com dezenas a milhares de participantes, e onde o papel dos oradores tem mais destaque. Aqui, há muita partilha de informação multimédia (apresentações, vídeo) e o foco é na interação. São usadas habitualmente ferramentas de votação, perguntas e respostas, partilhas de documentos. A participação é normalmente feita via chat e ocasionalmente áudio.
    Este tipo de eventos tem várias aplicações: demonstrações técnicas, sessões de Q&A, formação para largas audiências, palestras, seminários e conferências temáticas (contabilistas, médicos, etc) e eventos de marketing, entre outros.

O que pensar para começar a planear um webinar?

Há alguns pontos fundamentais para pensarmos em organizar um Webinar.

Ficam aqui alguns relevantes:

  • Audiência estimada;
  • Campos de registo;
  • Pago ou gratuito;
  • Duração e oradores;
  • Conteúdo a partilhar;
  • Tipo de interação que vai ser fomentado;
  • Plano de comunicação (convites por email, publicidade digital);
  • Objetivos;
  • Pós evento (avaliação de satisfação, partilha de vídeo, email marketing, etc);

Estes pontos irão permitir aferir que plataformas podemos vir a utilizar, que ferramentas de comunicação, que valores de licenças e que plano para implementação.

Que cuidados a ter quando organiza um Webinar?

Apesar de ser um tipo de evento com menos complexidade do que o presencial, está mais dependente de menos fatores.

Ficam aqui alguns:

  • Qualidade das ligações/planos de backup tecnológico – 4G, UPS para manter a internet ligada, testes a fazer;
  • Testes, testes e testes – para algumas pessoas é o primeiro contacto como oradores. E depois das muitas aplicações que usamos, é importante testar não apenas a conectividade mas também a apresentação, a duração e cadência. O que nos leva…
  • Conteúdo é imperador – No marketing há muito que se afirma que o conteúdo é rei. Num formato 100% digital ou híbrido, é ainda mais relevante pois há menos tempo para consumir conteúdo, este terá que ser mais focado e interessante, e o orador, adaptado a esta realidade.
  • Gestor do Evento e suporte – Gerir um webinar ou outro tipo de evento digital requer minúcia. O que fazer se algo não correr como esperado? Qual o guião? Como criar momentos de transição? Quem vai dar suporte na régie virtual, quem vai testar, quem vai gerir as inscrições e configurar a comunicação digital, como vai ser criado o conceito criativo, entre outros.

Um Webinar é uma ferramenta excelente para complementar ou substituir em parte o conteúdo presencial, mas requer cuidados e planeamento.

Que plataformas deve usar para fazer um Webinar?

Num vídeo que apresentamos no final deste artigo abordamos algumas plataformas. Existem dois tipos: com plataformas proprietárias como é o caso da Beamian e da Shakeit, de empresas portuguesas que além de webinar, oferecem plataformas digitais com funcionalidades de stands, video chat entre outras, ou plataformas onde adquirimos uma licença como o Zoom Webinar ou o Bigmarker.

O Zoom Webinar tem uma grande vantagem: é o mais conhecido, os oradores e participantes já estão habituados. Ah, e até temos um artigo e manual aqui caso queira começar a saber como configurar. Permite a transmissão para as Redes Sociais da sessão, e tradução em simultâneo, que pode ser muito útil em eventos internacionais.

No vídeo do final do artigo, vamos falar de várias plataformas mas destacamos a Bigmarker, que usamos com a maior parte dos nossos clientes: permite a integração de fontes externas como o RTMP, customização dos emails e da página de inscrição, partilha de documentos e popups (imagem seguinte)

e não é necessário instalar qualquer aplicação.

Em qualquer plataforma de webinar o valor a pagar depende das funcionalidades e do número de participantes. Começam perto dos 100€ para 100 participantes, e entre os 300€ e 400€ para 1.000 participantes, no caso das plataformas “chave-na-mão”.

O que se pode fazer depois do Webinar é muito relevante mas deixamos isso para outro artigo: gravações, email marketing, ebooks, métricas de acesso de participantes para acompanhamento, rastreio de questões, enriquecendo e muito a interação com todos os que se interessam pelo nosso conteúdo.

Temos também um  vídeo a explicar algumas características de webinares aqui

Caso queira saber mais, contacte-nos pelo email conhecer@asserbiz.com ou pelo 938297575 (chamada para a rede móvel nacional).

Até muito breve.

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