Longe vai o tempo em que a gestão de inscrições para eventos dependia do envio de convites por correio, e de chamadas telefónicas. Mas em termos de confirmação, ainda hoje muitos organizadores e clientes recorrem à resposta por email e à criação de ficheiros que atualizam manualmente.
Os formulários de inscrições vieram ajudar e muito a organização, mas por vezes ainda são omissos, não cumprem as regras de gestão dos dados dos participantes, e são pouco customizáveis.
Enviar um email com BCC para dezenas de pessoas não permite ter acesso a métricas de abertura e clique, fundamentais para acompanhamento posterior.
O que considerar na gestão de inscrições para eventos?
- Ter uma base de dados atualizada e com nomes. Ter emails é bom, ter os dados de email, nome e organização é melhor. Permite associar o endereço à pessoa para posterior seguimento, e permite também personalizar no próprio email.
- Utilizar uma plataforma de email marketing – Seja o Egoi, Mailchimp, Sendinblue ou outra plataforma, qualquer uma permite em poucos minutos, configurar, personalizar, gerir e medir campanhas de centenas ou milhares de emails. Desde tratar as pessoas pelo nome até enviar qrcodes personalizados, links de acesso ao evento ou programas, tudo isto pode ser gerido de forma cuidada e profissional.
- Formulário de inscrição feito à sua medida – que campos são importantes? Número de colaborador, escolha de cargos para posterior análise, restrições alimentares, direitos de imagem, escolha de sessões com vagas, confirmação de email, permitir inscrição só de determinados domínios de email? Pode colocar também o link do formulário para ajudar a automatizar a gestão do evento, e melhorar a experiência do participante.
- Resposta automática com informação útil – mapa do local do evento, sessões escolhidas, qrcode para entrada, horários e possibilidade de adicionar ao calendário são algumas das opções úteis aquando da inscrição.
- Lembretes para quem não se inscreveu… e para quem se inscreveu – quem não é lembrado é esquecido. Fazer reforços de comunicação para quem ainda não confirmou e por outro lado comunicar com os inscritos melhora a interação e dimunui a taxa de não comparência ao evento.
- Integração com checkin – No dia do evento, permitir uma entrada fluída com informação útil do participante, para quem recebe e para os organizadores, com gestão de alarmes de chegada por sms e/ou email para os gestores do evento, com envio de sms (ou notificação de app se o evento tiver) aquando da chegada ou para informar lugares das mesas, muito pode ser configurado para o momento da chegada do participante, de uma forma que dê informação e fluidez à organização.
Em resumo:
Com a informação organizada, a automatização dos processos, a comunicação de forma segmentada, gerindo as entradas e cruzando com novas inscrições e informações úteis, o evento ganha fluidez, reduzindo tempo e custos, e posicionando a organização como profissional, cuidada e preocupada com o participante.
A gestão de inscrição para eventos contempla um conjunto de passos intuitivo, relevante e que vai levar os eventos para um nível superior no tratamento dos dados e dos participantes.
