Desde o início da pandemia que muitos de nós se tornaram participantes de sistemas de videoconferência… às vezes tendo dezenas por semana. Tendo já passado o pior, ainda temos muitas reuniões remotas.
Seja na nossa empresa, na escola dos nossos filhos, entre clientes e parceiros, , mas tendo já visto bons e maus exemplos, reunimos algumas práticas que podem ajudar a melhorar a produtividade e experiência de uma videoconferência.
Vamos lá às dicas?
Escolha do local
Esta parece óbvia mas ainda existem alguns participantes que escolhem locais onde se podem ver pessoas a passar atrás de si, com reflexos de luz, ou demasiado escuros, ou com demasiados motivos de distração. Numa videoconferência é muito fácil nos dispersarmos e vermos alguém preocupado, a olhar para o lado, ou com elementos móveis, é um inimigo da atenção.
O organizador “chegar” mais cedo 5 a 10 minutos
À hora marcada chegarem os participantes e começarmos aquelas frases “ tens a câmara desligada…”,”liga o microfone, é a tecla da esquerda…”, ou alguém andar a entrar e sair porque afinal o computador não dá e passa para o telemóvel, facilmente vai atrasar a reunião e desfocar as pessoas. Os que estão prontos e a horas, vão aproveitar para fazer outras coisas, e é fácil demorarmos 10,15 minutos a confirmar os setups. Iniciar minutos mais cedo (e pedir para entrarem e testarem) vai melhorar e muito este problema.
Testar, testar, testar
A última videoconferência correu bem? Ainda bem. Mas isso não dá 100% de garantias que esta corra sem dois minutos de teste. Teste o som, os phones, o vídeo, é rápido e garante que à entrada da reunião, não é “aquel@” por quem reviram os olhos. “Mas da última vez funcionou” é comum mas estamos a trabalhar com tantas aplicações que é fácil o nosso computador/tablet ter dado autorização a outra qualquer e agora não apareça. Ah, e a Internet. Eu sei, se calhar em casa todos estão ligados ao mesmo e anda lenta. Mas se calhar tem um hotspot 4G ou pode adquirir um repetidor de sinal wifi. Numa reunião presencial não quereria ter nódoas na roupa e estar afónico a falar pois não?
Criar (e manter) uma agenda
Espera mas isto é igual à presencial. É. E se calhar aqui ainda mais. Os participantes devem saber de antemão dos assuntos, quem vai falar, como será o espaço de debate. Senão. Bom senão é aquela chinfrineira de vozes em cima de uma das outras e passados poucos minutos todos querem sair.
O organizador…organiza e gere a reunião
O organizador é muito mais do que aquele que marca. No início deve indicar como a reunião vai decorrer (p.e. com micro desligados e regras para ligarem), as intervenções, os espaços de partilha. Não é por vermos as caras de todos que podemos desatar a falar todos ao mesmo tempo. Isso não aconteceria numa reunião presencial, pois não…?
Criar espaços curtos da contribuição de todos
Estamos 5,10,15 ou mais. Alguns calados… porque não criar momentos de partilha de 30 segundos para que cada um dê a sua opinião, a sua leitura e contribuição? É confrangedor alguém estar 30 minutos calado e sem sabermos se ouviu, concordou ou o que seja.
Cuidado com a forma como aparecem as pessoas a falar
Pessoalmente não gosto de aparecer só aquele que fala, porque a probabilidade de alguém receber uma notificação, tussir, ou aparecer outro ruído e começar a imagem a mudar frequentemente é grande e desagradável. A mim, tira-me toda a concentração.
As apresentações devem ser mais focadas…e curtas
Lembram-se quando alguém apresentava slides chatos e cheios de texto que ninguém conseguia ler? Elevem ao quadrado. E ter 50,60, 80 slides numa apresentação de uma videoconferência, é, salvo excepções, dura de seguir. A atenção é muito mais limitada e a capacidade de visualizar e seguir é menor.
Cuidado com os “ladrões de tempo”
Há participantes que adoram usar humor, comentar, mandar abaixo, dissertar, enfim, vocês sabem não é? Deixá-los “à solta” é uma receita para o desastre. Falar à vez com indicação do organizador, chamar a atenção positivamente, ou delimitar tempo de intervenção pode ajudar a capturar estes ladrões da produtividade.
Próximos passos, sempre
“Bom, vamos falar mais sobre disto para a próxima?”. Não. Vamos fechar, nomear responsáveis pelas tarefas e marcar próxima reunião. Se necessário enviar a gravação da reunião, então enviamos. Se cairmos na tentação de fazer das reuniões digitais, encontros, então não vamos evoluir.
Podíamos ter muito mais dicas. Mas estas podem garantir que estamos a aproveitar o momento do ambiente remoto para sermos verdadeiramente mais produtivos, e não apenas, reactivos, com os mesmos comportamentos do presencial.
Até (muito) breve
