Quando se inicia a organização de um evento, surge uma questão no horizonte: vamos ou não ter badges? De seguida, vamos ter coffe break? E vamos ter parceiros e espaço para stands?
Só muito raramente se pensa se vale a pena ter momentos de networking dedicados.
Em relação aos badges ou crachás, permitem identificar quem pode estar no evento. Também dão informação útil aos participantes sob a forma da agenda. E muitas vezes, têm informação sobre o nome e empresa do participante.
Enquanto na maioria das vezes a questão é meramente visual e de controlo, são raras as ocasiões onde se questiona a sério, como os participantes podem interagir uns com os outros. Assim, deixa-se de parte o networking nos eventos.
Deixamos algumas considerações que fazem pensar se de facto em Portugal damos valor a este importante motivador da presença em eventos corporativos e como melhorar o networking de eventos.
Será o nome e empresa no badge suficiente para quebrar o gelo?
Tenho as minhas sérias dúvidas. Se eu lhe disser que me chamo Nuno Seleiro e sou da Asserbiz, direi pouco. Mas se incluir por exemplo a minha área da atividade já ajudará. Neste caso, fornecedor de serviços de tecnologia para eventos. E não podemos esquecer outros dados que podem estar na credencial como o QRCODE do cartão de visita.
Com 30 minutos de “coffe-break”, damos espaço aos contactos acontecerem?
Em muitos eventos, o coffe break é O momento de networking. Assim, no meio de um pastel de nata ou de um croquete se trocam sorrisos e conversas de circunstância. Na fila de café, encontra-se quase ao acaso alguém que possa ser útil e a quem podemos ser úteis. Porque afinal essa é uma das essencias do networking.
Para quem está a assistir, é uma dança muito complexa, com os tímidos, os atrevidos a tentarem a sua sorte.
Queremos mesmo criar momentos de networking estruturados? Então criamos mais tempo para a interação. Com espaços dedicados, mesas de pé alto, longe da mesa dos comes. E chamemos esses espaços pelo nome. Criemos a relevância que merecem.
E porque não pedir no momento da inscrição dados para partilha?
Muitas vezes temos receio de pedir muitos dados. Mas em eventos profissionais, fará sentido deixar de fora a qualificação dos visitantes? Porque não criar uma base de dados de partilha de contactos prévia ao evento para que se possam agendar reuniões e conversas? É um modelo que conhecemos de eventos como o Web Summit.
Que campos podemos pedir? Podemos pedir a área da atividade, horário em que está disponível para contactos. Adicionalmente se aceita ceder os contactos, e que área procura.
E não estamos a falar apenas de participantes. Esta informação é de certeza muito relevante para expositores, que assim podem alavancar a sua presença.
E se criarmos espaços específicos para reuniões rápidas?
Já falamos de forma superficial noutro ponto, mas criar espaços para networking, com mesas, de pé, para rápidas trocas de impressões, é uma oportunidade. E porque não ter um gestor de networking nesse espaço? E porque não ter uma agenda partilhada pelos participantes do evento?
Já pensou em criar um site, um grupo ou app para melhorar o networking de eventos?
Nos anos da pandemia, habituamo-nos a ter salas digitais com partilha de contactos, cliques para descarregar documentos. Porque não fomentar um verdadeiro formato híbrido nos eventos presenciais? Oferecer conteúdo “na palma da mão” mas permitir e incentivar o cara-a-cara.
E se estiver a organizar um evento interno, faz sentido?
Deixe-me fazer sorrir. Quem é que não tem “aquelas” áreas da empresa que merecem conhecer-se num evento, numa ação específica, para melhorar a relação? E aquelas outras áreas que se completam tão bem à distância, dar uma oportunidade de se conhecerem melhor?
Em jeito de conclusão, temos uma grande oportunidade de melhorar o networking em eventos corporativos
Como se diz em inglês “make no mistake”, se queremos melhorar a participação e interesse dos participantes, temos de lhes dar novas experiências. E no final do dia, alinhar o objetivo do evento com as expetativas das pessoas.
Estamos em 2022. Ter um monte de cartões de visita já não é uma opção válida. Automatizar mas de forma humanizada, preparar uma presença em evento de forma cuidada e profissional, vai ser o novo normal.
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