Um webinar pode parecer simples para quem assiste: abrir um link e acompanhar uma transmissão. Para que essa experiência seja realmente simples, há várias decisões e testes que devem acontecer antes, desde as inscrições e comunicação até à preparação dos oradores, realização e acompanhamento posterior.

Um bom webinar começa antes da transmissão

Escolher uma plataforma e marcar uma data são apenas os primeiros passos.

Antes de pensar na transmissão propriamente dita, é importante definir o formato: quem vai participar, quem são os oradores, quanto tempo vai durar, se haverá apresentações, vídeos, perguntas da audiência ou outros momentos de interação.

Um webinar com um único orador e 50 participantes tem necessidades diferentes de uma sessão com vários intervenientes, apresentações, vídeos, Q&A e centenas de pessoas a assistir.

O formato deve ser definido antes da tecnologia.

ANTES DO WEBINAR

1. Definir o formato

Comece pelas perguntas essenciais:

• Quantos oradores vão participar?
• Estarão todos remotamente ou alguns no mesmo espaço?
• Haverá apresentação?
• Existem vídeos ou outros conteúdos?
• Os participantes poderão colocar perguntas?
• Haverá sondagens ou outros momentos de interação?
• A sessão será gravada?
• A gravação será disponibilizada posteriormente?

Estas decisões influenciam a plataforma, os testes necessários e a forma como a sessão será realizada.

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2. Escolher a plataforma adequada

Nem todos os webinars precisam da mesma solução.

Para uma sessão simples, podem ser suficientes transmissão, apresentação e Q&A. Um projeto mais complexo pode exigir vários oradores, diferentes layouts, vídeos, branding, moderação, gravação ou integração com outras ferramentas.

Mais funcionalidades não significam necessariamente uma melhor experiência.

A plataforma deve responder às necessidades do formato sem acrescentar complexidade desnecessária para participantes, oradores ou organização.

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3. Preparar a inscrição

Se o webinar requer inscrição, o formulário deve recolher apenas a informação necessária.

Normalmente nome e email são suficientes para permitir o registo e a comunicação. Outros campos só devem ser acrescentados quando têm uma finalidade concreta.

Depois da inscrição, o participante deve receber uma confirmação clara com informação sobre o que acontecerá a seguir.

Se o acesso ao webinar for individual, é também importante garantir que cada participante recebe corretamente o respetivo link.

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4. Planear as comunicações

Não confie apenas na confirmação enviada no momento da inscrição.

Um participante pode inscrever-se várias semanas antes e esquecer a sessão.

Dependendo do evento, pode fazer sentido comunicar:

Na inscrição — confirmação e informação essencial.

Alguns dias antes — lembrete, horário e instruções de acesso.

No próprio dia — lembrete curto com o link de entrada.

Depois do webinar — agradecimento, gravação, documentação ou questionário.

Não é necessário enviar muitas mensagens. É necessário enviar as mensagens certas nos momentos certos.

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5. Preparar os oradores

Os oradores devem saber antecipadamente como vão entrar na sessão e o que vai acontecer quando estiverem online.

É importante confirmar:

• computador que vão utilizar;
• ligação à internet;
• câmara;
• microfone;
• auscultadores, quando necessários;
• local e iluminação;
• apresentação;
• vídeos ou outros conteúdos;
• nome e identificação apresentados no ecrã.

Sempre que possível, deve evitar-se estrear equipamento ou configurações no próprio dia.

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6. Fazer um teste técnico

O teste técnico permite confirmar que os intervenientes conseguem entrar e que áudio, vídeo e partilha de ecrã funcionam corretamente.

Mas deve também servir para familiarizar os oradores com o ambiente.

Onde devem entrar? Quando ficam visíveis? Quem partilha a apresentação? Como sabem que estão em direto? O que acontece durante as perguntas?

Quanto menos decisões tiverem de tomar durante a transmissão, mais facilmente se podem concentrar no conteúdo.

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7. Ensaiar as transições

Quando existem vários oradores ou conteúdos, vale a pena testar as principais transições.

Por exemplo:

Abertura → primeiro orador → apresentação → segundo orador → Q&A → encerramento.

Não é necessário ensaiar palavra por palavra.

O objetivo é garantir que cada pessoa sabe quando entra, quando sai e quem controla o passo seguinte.

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DURANTE O WEBINAR

8. Entrar com antecedência

Oradores e equipa técnica não devem entrar na plataforma à hora marcada para o público.

Esse período antes da transmissão permite confirmar novamente áudio, vídeo, apresentações e ligação à internet.

Também permite resolver pequenas alterações sem que os participantes assistam à preparação.

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9. Definir claramente quem faz o quê

Durante um webinar com vários intervenientes, é importante separar funções.

Alguém pode estar responsável pela realização e layouts, outra pessoa pelo contacto com os oradores e outra pela moderação das perguntas.

Em sessões mais simples, uma pessoa pode acumular várias funções.

O importante é que não existam dúvidas sobre quem toma uma decisão quando alguma coisa acontece.

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10. Acompanhar áudio e vídeo

Uma imagem menos perfeita é geralmente tolerável.

Um áudio difícil de compreender pode tornar rapidamente um webinar impossível de acompanhar.

Durante a sessão, é importante monitorizar o que está efetivamente a chegar aos participantes e não apenas aquilo que os oradores veem nos seus próprios computadores.

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11. Gerir perguntas e interação

Se existe Q&A, deve estar definido quem acompanha as perguntas e como estas chegam ao moderador.

O mesmo acontece com sondagens ou outros momentos de participação.

A interação deve ser integrada no alinhamento da sessão e não surgir como uma interrupção inesperada.

Quando possível, indique também aos participantes logo no início como e quando podem participar.

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12. Ter um plano para os imprevistos

Mesmo depois de todos os testes, podem existir falhas de internet, problemas de áudio ou um orador que não consegue entrar.

É útil saber antecipadamente:

• quem contacta o orador;
• se existe telefone ou outro canal alternativo;
• o que faz o moderador enquanto o problema é resolvido;
• se uma apresentação pode continuar sem o orador;
• quem decide alterar o alinhamento.

Um plano de contingência não elimina os problemas. Evita que seja necessário inventar uma solução em direto.

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DEPOIS DO WEBINAR

13. Guardar e verificar a gravação

Se a sessão foi gravada, confirme que o ficheiro está disponível e reproduz corretamente antes de o enviar ou publicar.

Dependendo da utilização, pode também ser necessário editar o início, o final ou pequenos momentos da gravação.

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14. Comunicar com os participantes

O final da transmissão não precisa de ser o final da relação com quem participou.

Uma comunicação posterior pode incluir:

• agradecimento;
• ligação para a gravação;
• apresentações ou documentação;
• contactos relevantes;
• questionário de satisfação;
• informação sobre próximas sessões.

Também pode existir uma comunicação diferente para pessoas inscritas que não participaram.

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15. Analisar os dados

As plataformas de webinar podem disponibilizar informação útil sobre inscrições e participação.

Dependendo da solução, podemos analisar:

• número de inscritos;
• participantes efetivos;
• entradas e saídas;
• duração da participação;
• respostas a sondagens;
• perguntas colocadas;
• resultados de questionários.

Os números devem ser interpretados de acordo com os objetivos do webinar.

Ter 500 inscrições não significa necessariamente ter 500 pessoas a assistir — e esse é precisamente um dos motivos para distinguir inscrição de participação efetiva.

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16. Registar o que deve melhorar

Depois do webinar, enquanto a experiência ainda está fresca, vale a pena identificar:

• o que funcionou bem;
• onde existiram dificuldades;
• que dúvidas surgiram repetidamente;
• que alterações fariam sentido numa próxima sessão.

Num ciclo de webinars, esta aprendizagem é particularmente valiosa porque pode ser aplicada imediatamente à sessão seguinte.

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Uma boa transmissão é aquela em que a preparação quase não se vê

Para o participante, o processo deve ser simples: recebe informação clara, entra através do link, vê e ouve os oradores, participa quando faz sentido e recebe posteriormente aquilo que foi prometido.

Por trás dessa simplicidade existem configuração, comunicação, testes, ensaios, realização e acompanhamento.

Na Asserbiz podemos tratar todo esse percurso ou apenas as partes em que a organização precisa de apoio.

A tecnologia fica nos bastidores. O webinar fica no centro.