Num evento com 1.000 participantes, uma acreditação eficiente não depende apenas da rapidez com que conseguimos ler um QR Code.
A experiência começa antes da chegada ao local e resulta da combinação entre comunicação, tecnologia, organização da informação e um briefing simples para a equipa de acolhimento.
Quando, além do check-in, é necessário entregar diferentes pulseiras e comunicar uma solução de partilha de fotografias, cada decisão pode ter impacto no tempo de atendimento e na experiência dos participantes.
O QR Code deve estar facilmente acessível quando o participante chega
Um dos principais objetivos antes do evento é garantir que o maior número possível de participantes chega ao espaço com o seu QR Code pronto a apresentar.
O email continua a ser um canal importante para comunicar informação mais completa sobre o evento. No entanto, quando pretendemos facilitar o acesso imediato ao QR Code, o SMS pode ser particularmente eficaz como canal complementar.
Uma mensagem curta, enviada próximo da data do evento, permite colocar diretamente no telemóvel do participante o link ou a informação necessária para apresentar o seu QR Code na acreditação.
O objetivo operacional é simples:
menos pesquisas no email → menos participantes à procura da confirmação → menos tempo no balcão → maior fluidez na entrada.
Num evento com centenas ou milhares de participantes, alguns segundos poupados em cada interação podem fazer uma diferença significativa durante o período de maior afluência.
O SMS pode começar a experiência antes do evento
O mesmo canal pode ser utilizado para mais do que disponibilizar o QR Code.
Se o evento disponibilizar uma aplicação ou plataforma para partilha de fotografias entre participantes, comunicar essa possibilidade apenas no momento da acreditação pode ser demasiado tarde.
A participação começa antes da chegada.
Um SMS enviado previamente pode apresentar a iniciativa de forma simples e incluir um link direto para acesso à plataforma de fotografias.
Desta forma, quando o participante chega ao evento, a solução já lhe é familiar e pode até já ter sido utilizada.
A comunicação presencial deixa de ter de explicar todo o processo e passa apenas a reforçar uma mensagem previamente recebida.
Esta abordagem tem outra vantagem: retira informação do momento mais crítico da acreditação.
Se cada hospedeiro tiver de explicar durante 20 ou 30 segundos como funciona uma aplicação a cada participante, o impacto acumulado numa operação para 1.000 pessoas pode ser significativo.
Na acreditação, mobilidade pode ser mais importante do que o tamanho do ecrã
Os tablets são frequentemente associados aos processos de acreditação eletrónica. Têm ecrãs maiores e são adequados para operações em balcão ou para situações em que é necessário consultar mais informação.
Mas nem sempre são a melhor escolha.
Quando os hospedeiros precisam de circular, ler QR Codes e entregar pulseiras, um smartphone pode ser operacionalmente mais eficiente.
É mais leve, pode ser utilizado confortavelmente com uma mão e permite que o hospedeiro se movimente entre participantes sem ficar dependente de um balcão.
Num fluxo simples, o ecrã não precisa de apresentar dezenas de campos.
Precisa de mostrar a informação certa, de forma imediata.
O ecrã deve dizer claramente qual a pulseira a entregar
Imaginemos que existem diferentes tipos de participantes identificados através de pulseiras de cores distintas.
Depois de ler o QR Code, o hospedeiro não deveria ter de interpretar categorias, consultar listas ou memorizar regras.
O sistema pode apresentar diretamente:
CHECK-IN EFETUADO
PULSEIRA: VERDE
ou:
PULSEIRA: AZUL
A informação necessária para a decisão operacional fica imediatamente visível.
O princípio é simples:
Quanto menos informação o hospedeiro tiver de interpretar, mais rápido e consistente será o processo.
A base de dados pode conter nome, empresa, categoria, tipo de participante e muitos outros campos. Mas isso não significa que todos devam aparecer no momento do check-in.
Se naquele momento a ação necessária é entregar uma pulseira verde, “Pulseira: Verde” pode ser o campo mais importante de todo o ecrã.
Tecnologia simples exige um briefing simples
Uma boa solução tecnológica não elimina a necessidade de preparar a equipa.
Pelo contrário: deve permitir que o briefing seja muito curto.
Para uma operação deste género, o hospedeiro deve conseguir compreender rapidamente:
1. Receber o participante e pedir o QR Code.
2. Ler o código com o smartphone.
3. Confirmar que o check-in foi efetuado.
4. Ver no ecrã a cor da pulseira.
5. Entregar a pulseira correspondente.
6. Relembrar, quando adequado, a solução de partilha de fotografias.
E existe uma regra adicional particularmente importante:
não tentar resolver todas as exceções na fila principal.
Se o QR Code não funcionar, o participante não estiver na lista ou existir uma situação que exija análise, esse caso pode ser encaminhado para um ponto de apoio.
O fluxo principal deve permanecer simples e rápido.
O briefing deve também explicar o que não fazer
Num evento com vários hospedeiros, consistência é tão importante como velocidade.
A equipa deve saber antecipadamente como proceder perante situações como:
- participante sem QR Code;
- QR Code que não é reconhecido;
- participante que não consta da lista;
- dúvida sobre a pulseira a entregar;
- inscrição ou alteração de última hora.
Um briefing claro evita que cada elemento da equipa crie a sua própria solução durante o período de maior afluência.
Idealmente, a resposta às exceções deve ser tão simples quanto o processo normal:
“Se acontecer X, encaminhar para Y.”
Preparar para o pico, não apenas para o número total
Ter 1.000 participantes inscritos não significa que 1.000 pessoas vão chegar simultaneamente.
O verdadeiro desafio é perceber quantas pessoas podem chegar no período de maior concentração.
Se uma parte significativa dos participantes chegar nos 20 ou 30 minutos anteriores ao início do evento, é para esse período que a operação deve estar dimensionada.
É aqui que todas as pequenas decisões anteriores se combinam:
QR Code já disponível no telemóvel + smartphone fácil de manusear + leitura rápida + indicação imediata da pulseira + briefing simples = menor tempo médio por participante.
O objetivo não deve ser acrescentar tecnologia à entrada.
Deve ser retirar atrito.
A acreditação começa antes de abrir as portas
Uma operação de acreditação para 1.000 participantes não começa quando chega a primeira pessoa.
Começa na preparação da base de dados, na definição dos diferentes perfis, na atribuição das pulseiras e na forma como comunicamos previamente com os participantes.
O envio do QR Code por SMS pode facilitar a chegada. A comunicação antecipada da plataforma de fotografias pode aumentar o envolvimento e evitar explicações demoradas na entrada. A utilização de smartphones pode dar maior mobilidade à equipa. E apresentar diretamente a cor da pulseira transforma informação existente na base de dados numa instrução operacional clara.
A tecnologia tem maior valor quando torna o trabalho das pessoas mais simples.
E, numa acreditação de grande dimensão, simplicidade para o participante e simplicidade para a equipa são duas partes do mesmo processo.
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