Num evento, confirmar que um participante chegou é apenas uma parte do processo. Em muitos casos, é também necessário garantir que cada pessoa acede às sessões, espaços ou atividades para as quais está autorizada.
É aqui que a acreditação eletrónica pode evoluir de um simples processo de check-in para um verdadeiro sistema de controlo de acessos.
Check-in e controlo de acessos não são a mesma coisa
No check-in, a pergunta é essencialmente:
“Este participante chegou ao evento?”
O participante pode apresentar um QR Code, ser pesquisado pelo nome e, quando necessário, receber uma credencial ou etiqueta personalizada.
No controlo de acessos, acrescentamos outra pergunta:
“Este participante pode entrar neste espaço ou sessão?”
| Check-in | Controlo de acessos |
|---|---|
| Confirma a presença no evento | Valida a autorização de acesso |
| Ocorre normalmente na entrada | Pode existir em diferentes locais |
| Tem um momento principal | Pode registar múltiplos acessos |
| Responde a “chegou?” | Responde a “pode entrar?” |
| Produz dados de presença | Permite analisar acessos por sessão ou área |
Os dois processos podem utilizar a mesma identificação do participante e fazer parte de uma única operação de acreditação.
Quando faz sentido controlar acessos?
Nem todos os eventos necessitam de controlo de acessos.
Num evento simples, com uma única sala e um programa comum a todos os participantes, o check-in inicial pode ser suficiente.
Mas o cenário muda quando existem, por exemplo:
- sessões ou workshops com inscrições distintas;
- atividades com capacidade limitada;
- áreas reservadas a determinados participantes;
- espaços VIP;
- refeições ou momentos destinados a grupos específicos;
- visitas técnicas;
- programas diferentes para participantes, staff ou convidados;
- eventos com vários dias ou diferentes níveis de acesso.
Também não é necessário controlar todos os espaços de um evento. A entrada principal pode funcionar com um processo normal de acreditação e apenas determinadas sessões ou áreas terem controlo adicional.
Como funciona na prática?
O princípio pode ser bastante simples.
O participante é identificado através do seu QR Code ou credencial. No acesso à sessão ou área, esse código é lido através de um dispositivo móvel.
O sistema verifica as regras definidas para aquele participante e informa imediatamente se o acesso é válido.
Participante → identificação → leitura → validação → acesso → registo
As permissões podem estar relacionadas com a própria inscrição. Por exemplo, um participante inscrito no Workshop A pode ter acesso autorizado a essa sessão, enquanto outro participante inscrito apenas no Workshop B não terá.
Dependendo das necessidades do evento, também podem ser registadas entradas e saídas.
Um QR Code pode servir diferentes momentos do evento
Uma das vantagens de integrar acreditação e controlo de acessos é evitar criar diferentes sistemas de identificação para o mesmo participante.
O QR Code enviado antes do evento ou associado à credencial pode ser utilizado na acreditação inicial e posteriormente nos diferentes pontos de acesso.
A complexidade fica, assim, do lado do sistema e das regras definidas — e não do participante.
Que informação podemos obter?
O controlo de acessos pode também melhorar a informação disponível após o evento.
Consoante a configuração utilizada, é possível conhecer indicadores como:
- número de participantes numa sessão;
- entradas e saídas;
- horários de maior fluxo;
- utilização de diferentes espaços;
- participantes adicionados durante o evento;
- presença efetiva em determinada atividade.
Esta informação pode ser particularmente útil quando existem sessões com capacidade limitada, necessidade de comprovar presenças ou diferentes atividades dentro do mesmo evento.
Mais dados nem sempre significa melhor controlo
A possibilidade técnica de registar diferentes movimentos de um participante não significa que seja necessário fazê-lo.
Antes de implementar um sistema de controlo de acessos, deve ser definido que informação é realmente necessária e para que finalidade será utilizada.
Se o objetivo é apenas validar que um participante está autorizado a entrar num workshop, pode não existir qualquer necessidade de criar um histórico detalhado dos seus movimentos durante todo o evento.
Uma solução bem desenhada deve conciliar a operação do evento com princípios de minimização e proteção dos dados dos participantes.
E se existirem vários pontos de acesso?
O desenho da solução deve considerar antecipadamente o número de participantes, os espaços envolvidos e os fluxos previstos.
Um workshop para 50 pessoas tem necessidades muito diferentes de um congresso com centenas ou milhares de participantes e múltiplas sessões simultâneas.
Entre os elementos a considerar estão:
- quantidade de pontos de leitura;
- número esperado de participantes;
- simultaneidade dos acessos;
- velocidade necessária na validação;
- conectividade disponível;
- regras de acesso;
- necessidade de registar entradas e saídas;
- procedimentos de contingência.
A tecnologia deve adaptar-se à operação — e não obrigar a operação a adaptar-se à tecnologia.
Nem todos os eventos precisam da mesma solução
O controlo de acessos pode ir desde a validação de uma única sessão até uma operação com múltiplos espaços, diferentes listas de participantes e várias regras de acesso.
Por isso, mais importante do que utilizar a solução tecnicamente mais complexa é escolher aquela que é proporcional às necessidades reais do evento.
Uma acreditação simples deve continuar a ser simples. Quando o programa, os espaços ou os diferentes perfis de participantes exigem maior controlo, a mesma lógica de identificação pode ser alargada aos restantes momentos da experiência.
Perguntas frequentes
É obrigatório utilizar QR Code?
Não. O QR Code torna a identificação e a validação mais rápidas, mas podem existir outras formas de pesquisar ou identificar um participante, dependendo da solução implementada.
É possível controlar diferentes sessões?
Sim. Um participante pode ter acesso apenas às sessões ou atividades para as quais está autorizado, permitindo trabalhar com diferentes listas ou regras dentro do mesmo evento.
É possível saber quem está dentro de uma sala?
Quando existe registo de entrada e saída, o sistema pode permitir conhecer a ocupação ou os participantes presentes num determinado momento. A necessidade deste nível de controlo deve ser definida em função do evento.
Podemos ter regras diferentes para diferentes participantes?
Sim. As permissões podem variar consoante a inscrição, perfil, grupo, sessão ou outras regras previamente definidas.
Está a preparar um evento com diferentes sessões, atividades ou áreas de acesso?
A Asserbiz pode ajudar a definir uma solução de acreditação eletrónica e controlo de acessos adequada ao número de participantes, aos espaços e às necessidades específicas da operação.