Dicas para envolver o público na Organização de Eventos Empresariais? A marca e o tema não chegam? Qual a importância?
Quem já não foi a um evento/congresso/seminário sobre um determinado tópico, fora da sua área ou país? Qual a expectativa?
Aeroporto/Gare/Hotel/Local de Congresso são os locais onde muitas vezes tomamos contacto com outra cultura.
Na sala, vozes ritmadas, discursos cuidados, e caterings insípidos, transportam-nos a um mundo corporativo onde a experiência fica para segundo plano.
Mas somos pessoas não somos?
Para os outros, quando postamos na rede social ou partilhamos algo, fica a sensação de que tivémos um momento único. Mas no quarto de hotel, a luz do computador pisca e sentimos que lá fora palpita um mundo que perdemos em mais uma viagem.
Porque é que os eventos profissionais são cinzentos? Pois, não necessitam de ser! E envolver permite subir um patamar na organização de eventos profissionais porque se tornam especiais.
Não defendemos que tudo seja permitido mas há dicas que gostaríamos de partilhar para envolver o público:
1) Sonhar e imaginar – em todas as viagens sejam profissionais ou pessoais há um momento especial, o da antecipação. Nesse momento, após a inscrição, a compra do bilhete é onde deve começar a magia. Porque não enviar indicações sobre a cultura local, gastronomia, locais a visitar, com fotos e vídeos?
2) “Ajudar” a fazer as malas – podemos partilhar a meteorologia, aconselhar alguns produtos que ajudam a fazer a migração do tempo, enviar a rota e alternativas do ponto de chegada para o hotel de destino. Ah e que tal uma semana antes abrir um chat nas principais línguas?
3) Chegou ao seu destino! – porque não criar um grupo de Facebook fechado aos participantes onde podem enviar fotos da chegada, dos locais que passaram, com hashtags associados ao evento?
4) É bom ser lembrado – à distância de um email ou SMS, uma calorosa receção digital, a relembrar que daí a horas é o evento e que estamos ansiosos por conhecer
5) A primeira impressão – (ups) conflito de interesses, o check-in é a nossa praia, e sabem como é importante dar um bom primeiro impacto.
6) Catering com produtos locais de parceiros locais – porque não aproveitar para dar a conhecer o bom que há em cada país/região? Se não gostarem há sempre a opção conservadora para alguns, mas muitos gostam de se “enturmar”.
7) Programas after-hours na zona – não querendo diretas é possível fazer grupos e propor visitar alguns sítios icónicos, conhecer a história, tudo o que transporte os convidados ao local e não apenas a um hotel e congresso
8) Despedida em grande – partilhe fotos e vídeos do evento ASAP enquanto o convidado ainda suspira. Ele vai levar uma ótima impressão.
Mas… ninguém dá 8 dicas para envolver o público! Que número tão estranho.
Deixamos para vocês criarem a 9, 10, 11, 12…. ficam aqui apenas umas indicações de como colocarmos os convidados a suspirar por mais. Para que no fim voltem à fase de sonhar, desta vez com a recordação.
O evento, mesmo sendo profissional é cada vez mais uma experiência e por detrás das gravatas, títulos e apresentações pomposas, estão pessoas.
Até (muito) breve!
