Um webinar pode parecer simples para quem está a assistir: abre um link, aparece um apresentador, entram os oradores, são mostradas algumas apresentações e no final há espaço para perguntas.
Nos bastidores, há muitas pequenas variáveis que precisam de funcionar em conjunto.
Ligação à Internet, microfone, câmara, apresentações, vídeos, ruído ambiente, passagem entre oradores, perguntas da audiência ou simplesmente saber quem deve falar a seguir.
É precisamente por isso que fazemos ensaios técnicos.
O objetivo não é apenas confirmar que a plataforma funciona. É retirar o maior número possível de variáveis ao momento em que já estamos em direto.
Quando deve ser feito o ensaio?
Sempre que possível, gostamos de realizar dois momentos de teste.
O primeiro pode acontecer aproximadamente três dias antes do webinar e o segundo no dia anterior.
E há uma regra que procuramos manter: não deixar o ensaio técnico para o próprio dia.
Se descobrirmos que um computador tem dificuldades, que é necessário encontrar uns auscultadores ou que uma apresentação precisa de ser preparada de outra forma, queremos ter tempo para resolver o problema.
No dia do webinar devemos confirmar que aquilo que preparámos continua a funcionar, não descobrir pela primeira vez como vai funcionar.
Quem deve participar?
Não são apenas os oradores.
Dependendo do formato, procuramos envolver:
- equipa responsável pelo evento;
- oradores;
- moderador;
- pessoa que fará a apresentação e as passagens entre os diferentes momentos;
- equipa técnica.
O moderador e o apresentador podem inclusivamente ter papéis diferentes.
O moderador pode estar concentrado na conversa com os oradores, nas perguntas e na dinâmica da sessão, enquanto outra pessoa dá as boas-vindas, apresenta participantes ou faz as transições do programa.
O ensaio permite que cada pessoa saiba não apenas o que tem de fazer, mas também quando deve fazê-lo.
Com cada orador, começamos pelo básico
Câmara, microfone e ligação à Internet são naturalmente os primeiros pontos a verificar.
Mas existem outras perguntas igualmente importantes.
O orador vai estar no mesmo local no dia do webinar?
Uma ligação excelente testada no escritório pouco nos diz se, no dia da transmissão, a pessoa estiver num hotel ou noutro espaço com condições completamente diferentes.
Verificamos também o enquadramento da câmara, iluminação, fundo visível e existência de apresentações ou outros conteúdos que tenham de ser mostrados.
Não procuramos transformar a casa ou escritório de cada pessoa num estúdio. Queremos simplesmente evitar distrações e problemas que conseguimos identificar antecipadamente.
Internet: cabo quando possível, Wi-Fi quando adequado
Uma ligação por cabo continua a ser uma opção que recomendamos quando está disponível.
Hoje, porém, uma boa rede Wi-Fi pode ser perfeitamente suficiente para muitos webinares.
Mais importante é perceber a qualidade e estabilidade da ligação e reduzir aquilo que pode competir com a transmissão.
Recomendamos também fechar aplicações desnecessárias, especialmente aquelas que podem gerar notificações ou consumir recursos durante a sessão.
Quando existe essa possibilidade, uma ligação alternativa através de 4G ou 5G pode funcionar como contingência.
E existe ainda uma solução muito simples para uma emergência: se o computador perder a ligação e não for possível recuperá-la rapidamente, o orador pode conseguir voltar à sessão através do telemóvel.
Pode não ser o cenário ideal, mas é preferível a desaparecer completamente do webinar.
Quem deve controlar a apresentação?
Sempre que o orador estiver confortável, preferimos que seja ele próprio a controlar a apresentação.
Dessa forma, gere naturalmente o ritmo da intervenção e decide quando avançar cada slide.
As plataformas podem permitir diferentes formas de trabalhar: partilhar diretamente o ecrã ou carregar previamente a apresentação para a própria plataforma.
Fazer upload pode simplificar a operação, embora algumas funcionalidades, como determinadas animações, possam perder-se.
Por isso, esta decisão também deve ser testada.
E temos sempre um plano B: se o orador tiver dificuldades, a equipa técnica pode assumir a passagem da apresentação.
Vídeos e áudio devem ser testados antes
Um vídeo inserido numa apresentação não tem necessariamente de ser uma fonte de problemas.
O problema aparece quando só descobrimos no direto que o áudio não está a ser transmitido corretamente ou que o orador não se sente confortável com o processo necessário para o apresentar.
Testamos esses conteúdos antecipadamente.
Se percebermos que determinada operação poderá criar dificuldades, podemos preparar o vídeo ou áudio para ser lançado pela própria equipa técnica no momento certo.
O participante vê o conteúdo.
Nos bastidores, escolhemos simplesmente a forma mais segura de o colocar no ar.
Quinze minutos antes já não é altura de experimentar
Pedimos normalmente aos oradores que entrem no backstage 15 a 20 minutos antes da respetiva sessão.
Nesse período conseguimos confirmar que estão presentes, observar imagem e enquadramento e comunicar através do chat privado antes da entrada em direto.
É também uma última oportunidade para detetar pequenos problemas.
Um dos mais frequentes é provavelmente o mais simples de todos:
o microfone está em mute.
É precisamente nestes momentos que a coordenação entre equipa técnica, apresentador e moderador se torna importante.
Quando um novo orador entra, quem está a conduzir a sessão pode manter-se disponível durante alguns segundos até existir confirmação de que imagem e som estão corretos.
Para quem assiste, a transição pode parecer perfeitamente normal.
O moderador também faz parte do plano técnico
O moderador não precisa necessariamente de conhecer os detalhes da plataforma.
Precisa, porém, de saber como receber informação da equipa técnica e como reagir se alguma coisa não correr como previsto.
Durante um Q&A, por exemplo, podemos selecionar ou organizar perguntas da audiência e colocá-las no chat privado para o moderador.
Também podemos enviar indicações de tempo:
faltam 10 minutos; faltam 5 minutos; é necessário terminar.
E se um orador perder temporariamente a ligação, o moderador ou apresentador tem outro papel essencial: conseguir manter a sessão viva enquanto o problema é resolvido nos bastidores.
Uma pergunta adicional, um comentário ou uma pequena transição podem criar os segundos necessários para recuperar um orador sem transformar uma pequena falha técnica numa interrupção do webinar.
Auscultadores podem resolver problemas muito simples
Nem todos os problemas são tecnológicos.
Um orador pode ter uma excelente ligação e um ótimo computador e estar num espaço com obras, pessoas a falar, animais ou simplesmente demasiado ruído.
É precisamente durante os ensaios que percebemos muitas destas situações.
Em determinados ambientes, utilizar auscultadores pode melhorar significativamente o áudio e evitar ecos ou ruído ambiente.
Também é importante eliminar notificações e sons das aplicações que não serão utilizadas.
Pequenos “pings” durante uma apresentação parecem irrelevantes antes do evento. Repetidos ao longo de uma sessão, tornam-se uma distração para quem está a assistir.
“Eu uso Zoom todos os dias”
Há uma situação relativamente frequente: um orador não participa no ensaio porque está habituado a fazer reuniões online.
Mas um webinar não é necessariamente igual à plataforma de videoconferência que utiliza diariamente.
A forma de entrar, o backstage, as permissões, a partilha de apresentações ou a interação com o moderador podem funcionar de maneira diferente.
O ensaio não existe porque esperamos que os oradores tenham dificuldades com tecnologia.
Existe para que ninguém tenha de descobrir essas diferenças quando já está perante a audiência.
O plano B também se ensaia
Uma boa preparação não significa acreditar que nada vai falhar.
Significa saber o que fazer se falhar.
Por isso, procuramos antecipar situações como:
- perda de ligação de um orador;
- problema no computador;
- dificuldade em partilhar uma apresentação;
- vídeo ou áudio que não funciona como esperado;
- microfone ou câmara indisponível;
- necessidade de contactar rapidamente alguém fora da plataforma.
Sempre que necessário, temos os contactos dos intervenientes e estes sabem também como contactar a equipa.
Se um computador demonstrar dificuldades durante os testes, pode ser necessário utilizar outro equipamento no dia do webinar.
Se a apresentação não puder ser gerida pelo orador, podemos geri-la tecnicamente.
Se a Internet falhar, pode existir uma ligação alternativa ou a possibilidade de entrar através do telemóvel.
O plano B não precisa de ser tão confortável como o plano A. Precisa de permitir que o evento continue.
Quando tudo parece simples, houve normalmente bastante preparação
Este é um serviço em que grande parte do trabalho não é visível.
Mesmo num webinar que decorre de forma completamente fluida, é frequente existir alguma situação em backstage: uma indicação ao moderador, uma dúvida de um orador, um microfone desligado, uma pergunta que precisa de ser encaminhada ou uma apresentação preparada para ser assumida pela equipa técnica se necessário.
E é também um serviço em que a preparação assume uma importância particular.
Numa transmissão em direto, não podemos parar o evento durante dez minutos para investigar tranquilamente um problema.
É por isso que os ensaios são tão importantes.
Permitem descobrir antecipadamente que um computador não tem capacidade suficiente, que são necessários auscultadores, que determinada ligação não é adequada ou que uma apresentação precisa de ser tratada de outra forma.
Não eliminam todos os imprevistos.
Reduzem o número de imprevistos que precisamos de resolver enquanto centenas de pessoas estão a assistir.
Um webinar não é apenas uma videochamada com audiência
A tecnologia tornou extremamente fácil realizar uma chamada de vídeo.
Um webinar acrescenta outra dimensão: existe um programa, uma audiência, vários intervenientes, conteúdos preparados, tempos definidos e uma emissão que precisa de continuar mesmo quando surge um pequeno problema.
O ensaio técnico permite que oradores, moderadores, apresentadores e equipa técnica saibam antecipadamente como tudo se articula.
E quando essa preparação é bem feita, acontece algo curioso:
quem está a assistir provavelmente nunca saberá que ela foi necessária.