Envolvimento nos Eventos? Como ter os seus participantes “presentes”.

Atenção parcial é o fenómeno que nos invade centenas de vezes por dia. Enquanto está a ler este texto, provavelmente algo está a apitar, a chamar por si, a dispersar o seu foco.

É este fenómeno que faz com que nos esqueçamos de comprar o leite, de conduzirmos sem nos lembrar dos pormenores do caminho, ou de voltar atrás porque a carteira ficou num local que não era costume.

Por outro lado, em alguns casos verificamos mais de 40 vezes o email/feed de redes sociais por dia, e demoramos mais de 20 minutos a entrar em foco profundo naquilo que estamos a fazer, o que resulta num desgaste das nossas “células cinzentas”.

Por esta altura está a pensar que o tema Envolvimento nos eventos foi só um clickbait… Já lá vamos.

Um dos objectivos dos eventos, sejam eles conferências, lançamentos de produtos, motivacionais e lúdicos é dar uma experiência aos participantes, passar uma mensagem, envolvê-los. Então como competir com as milhentas distrações que entram pelos smartphones dos participantes e que os “levam para outro lugar”?

Sejamos diretos: Em que eventos em que já participou/organizou sentiu que as pessoas “estavam lá”? (Web Summit e Concertos de Música não contam).

Mas vamos mesmo falar do Web Summit e dos Concertos de música.

São momentos onde as pessoas querem dizer que lá estão. Querem viver tudo ao pormenor, querem fazer parte do conteúdo que é produzido, sentem-se parte.

Quando se canta uma canção em coro, quando se anda pelas ruas de Lisboa com o Badge do evento (o Web Summit é dos poucos eventos onde o Badge é exibido com orgulho), quando se enviam selfies ou welfies para as Redes Sociais e fazem-se Lives, o participante “está” no evento.

É agora que vamos falar de Envolvimento nos eventos?

A definição de envolvimento é sentir o momento presente de forma consciente. E como é óbvio nem todos os eventos são como os descritos anteriormente. Mas podemos enquanto agentes deste sector, proporcionar experiências mais ricas aos participantes. Ficam aqui algumas ideias.

• O início do evento acontece antes do dia – Sabe onde começam as suas férias? No momento em que se visualiza no lugar onde as vai passar. E muitas vezes são perfeitas ao contrário da realidade. Um evento também pode começar antes do dia, com a partilha de dicas, de curiosidades, de conteúdos úteis para as pessoas que lá vão estar.

• Conteúdos personalizados pelos sponsors/parceiros – todos nós já estivemos em eventos onde um conjunto de stands nos apela para conteúdos exclusivos, que vimos constatar que são cópias de outros momentos, do que vemos na publicidade, no dia-a-dia. Qual a sensação? É isto que nos liga, que nos mantém atentos ao que têm para nós?

• Apresentações dinâmicas e colaborativas – A sala está lindíssima, o ambiente promete. O som e imagem estão próximos da perfeição. A apresentação? Não me lembro bem do que era… Com a atenção pronta a ser dispersa, apresentações de 20, 30, 40 minutos ajudam à festa. É um instante até se fazer refresh a algo que está a acontecer no Smartphone.

Em termos de educação, Portugal usa e abusa do método expositivo. A maioria dos eventos não foge à regra. Oradores compenetrados na mensagem, mas focados em si próprios, sem interação com a audiência, sem espaço para questões, para debate, para criação de conteúdo conjunto.

Com soluções baseadas no próprio smartphone do participante é possível levantas questões, fazer votações, criar conteúdo para e pelos participantes.

• Networking deve ser um momento positivo e não conotado com “Hard Sell” – O networking ainda é considerado um momento de pitch, de compra e venda, de imposição de algo. Há quem viva bem com isso mas a maioria foge como o “diabo da cruz”. Encosta-se à mesa dos acepipes e espera pacientemente pelo reinício.

Há formas simples de quebrar o gelo: colocar no badge o sector de atividade, o que se procura, o que define a pessoa numa palavra, que áreas de interesse tem, ou partilhar a lista de presentes, criar corners próprios de acordo com segmentos, ajuda a criar um momento dentro do evento onde se fomente as ligações. Sem imposições, sem equipas comerciais a sorrir interessadamente com conversas circunstanciais.

• Partilha do Conteúdo – não são os flyers que falo, são as apresentações, as conclusões, as ideias, as questões. O que apreendemos num determinado momento é esquecido num breve espaço de minutos se não consolidarmos. E para consolidarmos necessitamos de conteúdo. E apresentado de forma interessante, seja enviado para o smartphone, ou partilhado na página do evento.

• Criar momentos de reflexão – Não há tempo a perder não é? Não é verdade. Precisamos de pausar, refletir e assimilar, para que possamos interiorizar, saborear algo. E nos eventos, com tantas fases em pouco tempo, falta quase sempre pontos de quebra com conclusões, com desafios.

“Eu estive lá” é uma expressão que gostaríamos de ouvir e sentir mais vezes nos eventos. As Marcas, Instituições, Associações, investem muito na produção dos eventos em termos de recursos e tempo. Locais de sonho, um Catering saboroso, uma produção magnífica e por vezes uma substância que sabe a pouco.

Se quiser saber como poderemos ajudar a criar envolvimento nos eventos fale connosco: 938297575, (chamada para a rede móvel nacional) conhecer@asserbiz.com.

“I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.” – Maya Angelou