Implementar o teletrabalho: Muito mais do que ter PC e Internet. Os mitos.

Nos últimos dias planos de contigência são elaborados com pompa e circunstância para implementar o teletrabalho num período de ausência. Dezenas, por vezes centenas de páginas de artigos, recomendações, passos a tomar.

Por vezes e não poucas ouvem-se questões “Tens PC em casa que dê para trabalhar e net?”. Pode ser preciso se houver ausência.

Na imagem podem ver o que muitas empresas acham que os colaboradores fariam se trabalhassem em casa: deitados, a sorrir e confortáveis.

E ficamos por aqui no que diz respeito ao material necessário para continuar a trabalhar.

Mas implementar o teletrabalho mesmo que durante um período curto de tempo não é apenas ter PC e Internet.

Se chegou a este parágrafo pode questionar: o que é que uma pessoa de marketing e eventos sabe de teletrabalho?

Menos que especialistas consultores nesta matéria (e disaster recovery, entre outras) mas o suficiente para ter vivido os planos de contingência da Gripe A e ter uma empresa que desde há 5 anos tem colaboradores a 250 kms de distância a trabalhar em qualquer local.

 

Quais os mitos mais comuns e cuidados a ter num plano de contigência? (só para a parte informática:))

 

1 – O PC lá de casa serve para trabalhar? Até pode ter RAM, Sistema Operativo e aguentar. Mas a maior parte das vezes tem conteúdo pessoal, jogos, malware (aquelas cenas que nos chateiam) e é partilhado por várias pessoas.

Vamos mesmo como empresas, confiar em dispositivos que não conhecemos? Expor dados sensíveis a terceiros, mesmo de forma inadvertida? Andamos nós a proteger-nos do bicho “RGPD” para deixar agora exposto;

 

2 – “Toma lá um PC e podes trabalhar a partir de casa!” – Porreiro, um PC do trabalho, preparado e “limpinho”, basta ligar à net de casa e podemos trabalhar.

Mas que aplicações uso? Estão as aplicações preparadas para aceder remotamente via VPN ou estão em cloud? Não? Boa.

Mas posso responder a email. Mas se não aceder às aplicações o que isso adianta? Pouco.

Muitas vezes, sem ter o parque informático preparado (hardware e software) não é possível aceder de fora aos sistemas da empresa.

Assim sendo como é possível trabalhar de forma produtiva?

Não é.

Se não for feito um levantamento das aplicações que cada área necessita, é contra producente pois estamos a exigir o que não é possível;

 

3 – (esta vai doer) Sabemos as aplicações que cada área ou colaborador necessita? Pois. Podemos não saber pois elas nasceram como cogumelos. Podemos ter aplicações onde o username e password é de apenas um colaborador (boa não é?). Podemos nos esquecer que já memorizamos as passwords e que agora ninguém as tem visiveis. Ou simplesmente podemos nem nos lembrar que a aplicação x é usada (mas é).

A descrição de funções de cada um é muito diferente do que realmente faz no dia-a-dia.

 

4 – Inexistência de objetivos específicos – O que é isto? Bem, quem já trabalha remotamente sabe que a partilha de objetivos, de pontos de situação, é… bem é remota, é feita à distância, idealmente mensurável e partilhada entre chefias e colaboradores.

Qual o risco de não existirem? Além de não podermos avaliar o trabalho, vamos estar provavelmente sempre a chatear o colaborador com pedidos, tarefas e tentativas de perceber se está a trabalhar.

Objetivos específicos (tarefas, contactos, faturas emitidas, projetos específicos) e adequadas a um trabalho à distância são necessidades. Senão…

 

5 – O contacto constante – “Que estás a fazer?”, “ Onde estás?” –  parece conversa de recém namorados mas pode ser o dia-a-dia de um colaborador em ambiente remoto.

Ter um chefe que por falta de planeamento e acompanhamento vai andar atrás dele, tentar perceber se não está a ver um filme em vez de estar a trabalhar.

Num país onde se valoriza o “presentismo” há muita noção errada que as pessoas à primeira vão safar-se ao trabalho. Isto é do pior.

 

 6 – E na doença (bater na madeira 3 vezes) de um colaborador? E se ele não puder mesmo trabalhar? – Há uma perceção se temos as ferramentas em casa, poderemos estar sempre disponíveis. Pois, mas podemos mesmo adoecer, ou ter familiares doentes, filhos ou pior pais, o estrato mais atingido.

E podemos mesmo não conseguir trabalhar. Ora se a empresa não estiver sustentada em processos e áreas mas sim em pessoas, o trabalho vai acumular, os clientes não vão ter resposta.

Agora, (como era até agora útil) os pedidos devem ser canalizados por formulários de processos para várias pesssoas ou áreas onde se define o nível 1, nível 2 e por ai adiante.

Assim não estamos dependentes de x ou y.

 

7 – Reuniões periódicas à distância…rápidas por favor – uma das vantagens do trabalho à distância é não termos reunite. Mas podemos ter na empresa/instituição uma tradição de “partilha” tão grande que passamos para o digital o tempo perdido no presencial.

Definir pontos de situação breves, focados é o remédio para que não estejamos sempre ligados… a fazer nada.

 

8 – E quando não bastar o PC? –  Nas empresas e instituições usamos equipamentos em piloto automático. Impressoras, scanners, material para arquivo entre outros usos e objetos.

Como é que é possível tranpor para um ambiente “caseiro”. Novamente com um levantamento de necessidades do que cada área e colaborador faz e necessita.

 

Fico-me por aqui. Haveria muito mais. Passar de um regime presencial para remoto é muito mais do que ter PC, do que “mandar alguém para casa”.

Esta fase é uma ameaça e ao mesmo tempo uma oportunidade. De levantar e melhorar processos de trabalho nas empresas e instituições.

Ou não…

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