Somos parciais para falar porque temos um serviço de check-in de evento eletrónico, não é? Mas não vamos falar diretamente dos nossos serviços.
Ao longo dos últimos anos, com empresas e instituições públicas, lidamos com pequenos e grandes eventos, e o planeamento e os procedimentos a adotar são sempre mais relevantes que qualquer tecnologia.
Mantenha os colaboradores informados sobre o que é o seu evento
Tempo é dinheiro e por vezes, na ação de informação (briefing) às equipas de recepção ou hospedeiras, diz-se apenas o essencial. Eis algumas informações essenciais, que acredite, falham muitas vezes:
– Tema do evento
– Onde encontrar e fornecer informações sobre a agenda
– Locais principais, salas, espaços de refeições, casas de banho
– Existência de Wifi para os participantes
– Indicações específicas para alguns participantes como os lugares, quem os acompanha
– Pausas e refeições, inclusive do staff
Estas são as pessoas que vão ser a cara do evento.
O que fazer quando chega alguém fora da lista de convidados
Aqui o assunto não é o papel ou digital. Existem muitas situações onde chegam participantes não inscritos ou que por algum motivo não foram importados nas listagens. Faz-se check-in no evento ou não?
Ter alguém da organização nos momentos mais críticos da Acreditação é muito relevante para que possa dar a indicação correta e rápida.
Nessa impossibilidade, dar a informação devida às equipas para tomarem uma decisão.
Deixar este importante ponto por definir, causa insatisfação no participante, ansiedade nas equipas e vai depender da disponibilidade de pessoas que muitas vezes estão noutras funções.
E no caso de aceitar a entrada, que campos ou informação solicitar.
Como tratar os oradores, os convidados VIPS e jornalistas no check-in do evento
Melhore o check-in do seu evento com estas 5 sugestões
“Deixe-me ver o que posso fazer?” demonstra flexibilidade e disponibilidade mas deve ser substituido por saber como tratar os vários tipos de participantes, onde se dirigem, se há alguém para os encaminhar ou existem espaços específicos.
No caso dos jornalistas, se há material para os ajudar, seja em papel ou idealmente num microsite, para que não fiquem “perdidos” no evento.
Como vão escalar as equipas, locais, descanso, informações úteis
Quem fica no checkin ou Acreditação, no palco, nas indicações, quem trata da sinalética. Quem ajuda nas apresentações, quem encaminha os convidados das primeiras filas. E como roda a escala de acordo com os períodos de descanso.
Este assunto é poucas vezes abordado mas ter pessoas horas a fio de pé, em posições incómodas ou com saltos, sem beber água ou descansar, é de evitar.
A ética, condições de trabalho, preocupação com colaboradores e parceiros começa no evento. E por vezes isso nota-se, deitando a perder uma imagem que se quer projetar.
Como lidar com a confirmação das refeições
Com o regresso dos eventos presenciais, estamos ainda a assistir a refeições mais informais mas vamos voltar às refeições sentadas, com restrições alimentares, e necessidades de confirmação, para que a organização possa dispor a sala de maneira mais harmoniosa. Desta forma os participantes são bem atendidos e as equipas de catering, bem informadas.
Aproveitar o momento do checkin para confirmar e editar se necessário a indicação dada, é precioso para a gestão das refeições.
Independentemente de qualquer sistema, o planeamento, a organização, a partilha de informação entre equipas é mais relevante do que qualquer tecnologia.
Mas esta ajuda, claro. Com informação em tempo real, com rapidez e fluidez. Mas para isso temos outros artigos.
O check-in do seu evento está feito!
