O que é e como começar a organizar um Webinar?

Várias vezes por hora nas redes sociais ou nos sites em que navegamos, vemos promoções a Webinares. Desde o início da pandemia, que os meios digitais permitiram aproximar quem estava afastado fisicamente, sendo os temas tão diversificados desde a cozinha às previsões económicas. Mas serão todos esses eventos, Webinares, como lemos nos títulos? E o que pensar para organizar um Webinar?

o que é um Webinar?

Começamos por esclarecer alguns pontos entre 3 tipos de eventos digitais:

  •  Live Streaming – Muitos eventos a que chamam webinares, são na verdade eventos de Live Streaming, assim chamados, porque usam o vídeo em direto para o público. Normalmente são todos aqueles eventos difundidos para as Redes Sociais, sem necessitarmos de nos inscrever, e onde a participação da audiência é reduzida ou nula. São exemplos os concertos, as entrevistas nos media, conteúdos generalistas. É o equivalente de um evento ao público, onde “basta” aparecer e podemos sair quando quisermos;
  • Videoconferência – este é um formato de evento fechado, colaborativo, onde todos têm o mesmo papel. É válido para reuniões de equipa, com clientes, ou formação para pequenos grupos. Todos partilham de igual forma, áudio e vídeo;
  • Webinares – Este tipo de formato deriva do nome Web Seminar, e tem características próprias. É um evento fechado, com necessidades de inscrição, lotação limitada, com dezenas a milhares de participantes, e onde o papel dos oradores tem mais destaque. Aqui, há muita partilha de informação multimédia (apresentações, vídeo) e o foco é na interação. São usadas habitualmente ferramentas de votação, perguntas e respostas, partilhas de documentos. A participação é normalmente feita via chat e ocasionalmente áudio.
    Este tipo de eventos tem várias aplicações: demonstrações técnicas, sessões de Q&A, formação para largas audiências, palestras, seminários e conferências temáticas (contabilistas, médicos, etc) e eventos de marketing, entre outros.

o que pensar para começar a organizar um webinar?

Há alguns pontos fundamentais para pensarmos em organizar um Webinar.

Ficam aqui alguns relevantes:

  • Audiência estimada;
  • Campos de registo;
  • Pago ou gratuito;
  • Duração e oradores;
  • Conteúdo a partilhar;
  • Tipo de interação que vai ser fomentado;
  • Plano de comunicação (convites por email, publicidade digital);
  • Objetivos;
  • Pós evento (avaliação de satisfação, partilha de vídeo, email marketing, etc);

Estes pontos irão permitir aferir que plataformas podemos vir a utilizar, que ferramentas de comunicação, que valores de licenças e que plano para implementação.

E cuidados a ter num Webinar?

Apesar de ser um tipo de evento com menos complexidade do que o presencial, está mais dependente de menos fatores.

Ficam aqui alguns:

  • Qualidade das ligações/planos de backup tecnológico – 4G, UPS para manter a internet ligada, testes a fazer;
  • Testes, testes e testes – para algumas pessoas é o primeiro contacto como oradores. E depois das muitas aplicações que usamos, é importante testar não apenas a conectividade mas também a apresentação, a duração e cadência. O que nos leva…
  • Conteúdo é imperador – No marketing há muito que se afirma que o conteúdo é rei. Num formato 100% digital ou híbrido, é ainda mais relevante. Há menos tempo para consumir conteúdo, este terá que ser mais focado e interessante, e o orador, adaptado a esta realidade.
  • Gestor do Evento e suporte – Gerir um webinar ou outro tipo de evento digital requer minúcia. O que fazer se algo não correr como esperado? Qual o guião? Como criar momentos de transição? Quem vai dar suporte na régie virtual, quem vai testar, quem vai gerir as inscrições e configurar a comunicação digital, como vai ser criado o conceito criativo, entre outros.

Um Webinar é uma ferramenta excelente para complementar ou substituir em parte o conteúdo presencial, mas requer cuidados e planeamento.

Se quiser saber mais, temos ao dispor um ebook e vídeo gratuito com acesso a plataformas que testamos aqui.

Se quiser ajuda estamos por aqui.

Contacte-nos pelo email conhecer@asserbiz.com ou pelo 928105001.

Até muito breve.

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