Qual o papel da tecnologia na Organização de Eventos?

A organização de eventos pós pandemia vai continuar a sofrer novos desafios, iniciados em março de 2020. Retórico não é?

A tecnologia não é um fim mas um meio para atrair e satisfazer participantes ao mesmo tempo que faz passar uma determinada mensagem num determinado momento.

Pode fazer-se hoje o que há 4 anos seria impensável, com o 4G, os Lives. Mas coloquemos um ponto de ordem. Temos de começar por algum lado.

Os eventos presenciais estão a voltar a medo, com medidas de higienização, espaçamento entre pessoas e contactos sociais muito diferentes.

As pessoas passaram a consumir (ainda mais) conteúdos digitais. Vão ser mais exigentes na qualidade de um evento, mais sensíveis à componente digital (site, app) e se calhar vão querer saber se podem assistir à distância (evento online).

Como poderá vir a ser a organização de eventos pós pandemia?

• 1 – Check-in ou Acreditação com QR Codes, minimizando o contacto. 

Começamos bem. Os QR (Quick Response) Codes já existem desde o ano 2000, e foram pensados para inventário, sendo que a sua utilização permite nos eventos registar um participante, fazer download de um documento, com um smartphone.

O que era verdade até à pouco tempo, ou seja a sua utilidade para eventos de média-grande dimensão pode significar o novo normal.

O participante traz o smartphone, apresenta junto à câmara do tablet ou smartphone que podem estar em stands e sai automaticamente a etiqueta (ou vamos mesmo deixar de ter badges nos primeiros tempos).

Esse qrcode virtual (ou outro) pode ser cartão de visita permitindo a troca de contactos, sem troca física.

Vamos ter as equipas de hospedeiros a dar suporte com o mínimo de contacto e entrega física de material ou com preocupações de higienização.

Vamos começar a ouvir falar de auto-acreditação, sem intervenção de terceiros a não ser para alguma situação técnica.

• 2 – Gestão automatizada de inscrições. Muito mais do que um email de confirmação.

Desde o site de inscrição até ao dia do evento é possível e desejável automatizar um conjunto de passos. Passos que ajudam à experiência do participante e libertam recursos.

1. Campanhas de emails com ferramentas profissionais – quem abre, quem clicou, quem veio devolvido, e nas campanhas seguintes filtrar pelos já inscritos para não duplicar esforços
2. Campos a confirmar – refeições, sessões a participar, códigos de acesso a atribuir, um formulário pode ser muito mais do que o nome e empresa. Pode inclusivamente ter questões “quebra-gelo” para momentos de networking
3. Confirmação automática – Welcome email, gestão de inscritos com limite, prevenção de duplicações de inscrições com determinados campos, personalização de receptor, um email automático não tem de ser chato
4. Reminders por email/SMS x dias antes do evento, com indicações úteis, estacionamento, contactos, mapas e horários. Nos preenchidos dias de hoje, é sempre bom (re)lembrar e dar conteúdo útil.

É de facto muito mais do que um simples email e permite controlar os passos relevantes nesta fase do evento. Sim, porque o evento já começou.

• 3 – Vale a pena ter um aplicativo móvel para um evento? E um (bom) site?

Se for um evento de um dia ou menos, estático, sem partilha de conteúdo durante o mesmo, não vale a pena.

Mas vai fazer cada vez mais sentido ter um site. E bom. E com conteúdo útil e atualizado.

O streaming vai ser pedido mais vezes, os participantes vão querer ter o conteúdo em formato digital, e agora vão instalar mais vezes apps ou aceder ao site. Um site atrativo é meio caminho andado para participantes mais envolvidos.

Vão estar muito mais atentos a este tipo de formato e provavelmente durante uns tempos, o papel e gifts físicos não serão uma opção válida ou muito aceitada.

• 4 – BYOD o que é?

Bring your own device (BYOD) é um termo pomposo mas já surgiu em 2009 para ilustrar a tendência de ter um aparelho que possa concentrar a vida pessoal e profissional.

Emails, fotos, Social Media, documentos, VPNs, hoje tudo se mistura e a fronteira entre as duas realidades esbateu-se.

Nos eventos, é comum vermos os participantes a navegar na web, a consultar email.

Aqui é levar o evento para o smartphone, permitindo por exemplo, aceder a conteúdos exclusivos do evento, gerir a televotação a partir dos próprios smartphones, gerir sessões de perguntas e respostas.

Permite assim aumentar e muito o envolvimento, a atenção dada ao evento, sem dispêndio de mais recursos, pois estamos a utilizar os do participante.

• 5 – Gamificação na Organização de eventos. Insert Coin.

Passar uma mensagem hoje não é semelhante há 15 anos, nem sequer há 10 anos.

Ter um orador com uma plateia passiva, horas intermináveis sentado, um coffe break, não é fórmula…

E lembrem-se, estamos tão inundados de conteúdo na pandemia, que a exigência vai ser muito maior.

Levar os participantes a … participar, através de quizzes, de concursos, de realidade virtual ou aumentada… Com a marca ou objectivo do evento como pano de fundo, é criar uma ligação emocional, e transportá-los para o terreno mais confortável.

Há cada vez mais soluções que permitem “quebrar o gelo”, ao mesmo tempo que se aumenta a satisfação e atenção dada ao evento.

• 6 – Partilha de apresentações. É útil e como fazer?

Há momentos onde nos deliciamos com uma determinada intervenção, mas ela não sai do ecrã e tiramos uma fotografia, pedimos a partilha mas nada.

É possível mais uma vez sem instalação de app, acompanhar uma apresentação e fazer download no fim. Todos ganham.

O participante que fica com o conteúdo no momento, o orador e a marca que sabem quem o fez e podem interagir de forma diferenciada.

Os oradores também se vão adaptar. Ter apresentações chatas, não partilhar conteúdo, vai ser mal entendido pelo mercado e pelos participantes.

Estamos a assistir a um fenómeno inédito de partilha que dificilmente regride.

• 7 – Outras soluções para a Organização de eventos: Gestão de Seating em banquetes e galas

Quantas vezes não teve de gerir “a olhómetro” quem estava no evento? Onde poderia sentar, e mesmo quando planificou a priori, os “buracos” de quem não veio, alteraram a lógica inicial?

E se lhe dissermos que há soluções que ligadas à acreditação permitem saber os lugares ocupados e vazios? E mover os convidados para outras mesas por forma a que no momento da entrada todos estejam posicionados de forma coerente e harmoniosa?

Sejam mesas, plateias, é possível gerir em termpo real as presenças, ausências e sensibilidades.

E vamos ter que gerir espaços e presenças de forma diferente, seja encaminhado para postos diferenciados de catering, seja gerindo lugares sentados com mais espaçamento entre lugares.

• 8 – Várias audiências: presenciais e remotas

Como vamos gerir as questões da audiência? E que audiência. Como vai ser possível gerir os intervalos no presencial para o Coffe Breaks e o que vai ser feito para o digital? Como vão ser geridos os atrasos (no digital quase não existiam)? Temos gestores de eventos para gerir vários tipos de conteúdo? O que temos como setor para oferecer para criar novas experiências, numa audiência mais exigente?

• 9 – Avaliação de satisfação. No evento ou pós evento?

O email de agradecimento não está a funcionar? Apenas 15% respondem? Há várias formas de obter mais feedback. Podemos utilizar a “velhinha” SMS com um link logo após o evento. Podemos criar CTA (call to action) nas plataformas digitais.

• 10 – O elefante na sala: A organização de eventos online vai continuar?

Antes de março de 2020 provavelmente nem 5% das pessoas tinha participado em eventos online. Hoje é o novo normal. E no futuro, mesmo “puxando” para o presencial, marcas e pessoas vão querer desmaterializar alguns eventos: investimento, tempo, comodidade vão ser invocados.

É possível já prever a monetização dos eventos online e é possível restringir acessos. Mas vai ser um enorme desafio preparar equipas das agências de Organização de Eventos para o Go Digital efetivo.

Que fontes de receita, que serviços adicionais, que análise de métricas, que comunicação fazer? Vai ser um mundo novo, e os clientes estão neste momento a “tomar o gosto” ao digital.

Os Webinares vão continuar a existir? Nim. Se calhar para conteúdos curtos, em que se pretende alcance.

Até os tradicionais Congressos Médicos vão se inovar: muitos deles vão passar a ser à distância com papers nos modernos sites para apreciação.

Oradores e participantes vão interagir por videoconferência.

São várias as escolhas consoante o tipo de evento, o tipo de público, o objectivo, bem, já deu para perceber.

A tecnologia não tem de ser um bicho de sete cabeças.

Depende do que se pretende atingir, do conteúdo, e de uma equipa coesa entre Organizador, Cliente e os vários parceiros.

Se quiser saber mais estamos à distância de um telefonema 938297575 (chamada para a rede móvel nacional) ou de um email conhecer@asserbiz.com. Conheça também o ciclo de webinares que levamos a cabo em março de 2021 aqui .

Até (muito) breve.

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