A tecnologia para organização de eventos não é um fim mas um meio para atrair e satisfazer participantes ao mesmo tempo que faz passar uma determinada mensagem num determinado momento.

Pode fazer-se hoje o que há 4 anos seria impensável, com o 4G, os Lives. Mas coloquemos um ponto de ordem. Temos de começar por algum lado. E com o assunto da ordem do dia. A pandemia.

Os eventos presenciais não existem desde março de 2020 e vamos ver até quando. E quando voltarem vão certamente ser a medo, com medidas de higienização, espaçamento entre pessoas e contactos sociais muito diferentes.

As pessoas passaram a consumir (ainda mais) conteúdos digitais. Vão ser mais exigentes na qualidade de um evento, mais sensíveis à componente digital (site, app) e se calhar vão querer saber se podem assistir à distância (evento online).

Estão as agências de Organização de Eventos preparadas?

Vamos por partes.

 

  • 1 – Check-in ou Acreditação com QR Codes, minimizando o contacto. 

Começamos bem. Os QR (Quick Response) Codes já existem desde o ano 2000, e foram pensados para inventário, sendo que a sua utilização permite nos eventos registar um participante, fazer download de um documento, com um smartphone.

O que era verdade até à pouco tempo, ou seja a sua utilidade para eventos de média-grande dimensão pode significar o novo normal.

O participante traz o smartphone, apresenta junto à câmara do tablet ou smartphone que podem estar em stands e sai automaticamente a etiqueta (ou vamos mesmo deixar de ter badges nos primeiros tempos).

Esse qrcode virtual (ou outro) pode ser cartão de visita permitindo a troca de contactos, sem troca física.

Vamos ter as equipas de hospedeiros a dar suporte com o mínimo de contacto e entrega física de material ou com preocupações de higienização.

Vamos começar a ouvir falar de auto-acreditação, sem intervenção de terceiros a não ser para alguma situação técnica.

  • 2 – Gestão automatizada de inscrições. Muito mais do que um email de confirmação.

Desde o site de inscrição até ao dia do evento é possível e desejável automatizar um conjunto de passos. Passos que ajudam à experiência do participante e libertam recursos.

  1. Campanhas de emails com ferramentas profissionais – quem abre, quem clicou, quem veio devolvido, e nas campanhas seguintes filtrar pelos já inscritos para não duplicar esforços
  2. Campos a confirmar – refeições, sessões a participar, códigos de acesso a atribuir, um formulário pode ser muito mais do que o nome e empresa. Pode inclusivamente ter questões “quebra-gelo” para momentos de networking
  3. Confirmação automática – Welcome email, gestão de inscritos com limite, prevenção de duplicações de inscrições com determinados campos, personalização de receptor, um email automático não tem de ser chato
  4. Reminders por email/SMS x dias antes do evento, com indicações úteis, estacionamento, contactos, mapas e horários. Nos preenchidos dias de hoje, é sempre bom (re)lembrar e dar conteúdo útil.

É de facto muito mais do que um simples email e permite controlar os passos relevantes nesta fase do evento. Sim, porque o evento já começou.

 

 

  • 3 – Vale a pena ter um aplicativo móvel para um evento? E um (bom) site?

Se for um evento de um dia ou menos, estático, sem partilha de conteúdo durante o mesmo, não vale a pena.

Mas vai fazer cada vez mais sentido ter um site. E bom. E com conteúdo útil e atualizado.

O streaming vai ser pedido mais vezes, os participantes vão querer ter o conteúdo em formato digital, e agora vão instalar mais vezes apps ou aceder ao site. Um site atrativo é meio caminho andado para participantes mais envolvidos.

Vão estar muito mais atentos a este tipo de formato e provavelmente durante uns tempos, o papel e gifts físicos não serão uma opção válida ou muito aceitada.

 

  • 4 – BYOD o que é?

Bring your own device (BYOD) é um termo pomposo mas já surgiu em 2009 para ilustrar a tendência de ter um aparelho que possa concentrar a vida pessoal e profissional.

Emails, fotos, Social Media, documentos, VPNs, hoje tudo se mistura e a fronteira entre as duas realidades esbateu-se.

Nos eventos, é comum vermos os participantes a navegar na web, a consultar email.

Aqui é levar o evento para o smartphone, permitindo por exemplo, aceder a conteúdos exclusivos do evento, gerir a televotação a partir dos próprios smartphones, gerir sessões de perguntas e respostas.

Permite assim aumentar e muito o envolvimento, a atenção dada ao evento, sem dispêndio de mais recursos, pois estamos a utilizar os do participante.

  • 5 – Gamificação na Organização de eventos. Insert Coin.

Passar uma mensagem hoje não é semelhante há 15 anos, nem sequer há 10 anos.

Ter um orador com uma plateia passiva, horas intermináveis sentado, um coffe break, não é fórmula…

E lembrem-se, estamos tão inundados de conteúdo na pandemia, que a exigência vai ser muito maior.

Levar os participantes a … participar, através de quizzes, de concursos, de realidade virtual ou aumentada… Com a marca ou objectivo do evento como pano de fundo, é criar uma ligação emocional, e transportá-los para o terreno mais confortável.

Há cada vez mais soluções que permitem “quebrar o gelo”, ao mesmo tempo que se aumenta a satisfação e atenção dada ao evento.

 

  • 6 – Partilha de apresentações. É útil e como fazer?

Há momentos onde nos deliciamos com uma determinada intervenção, mas ela não sai do ecrã e tiramos uma fotografia, pedimos a partilha mas nada.

É possível mais uma vez sem instalação de app, acompanhar uma apresentação e fazer download no fim. Todos ganham.

O participante que fica com o conteúdo no momento, o orador e a marca que sabem quem o fez e podem interagir de forma diferenciada.

Os oradores também se vão adaptar. Ter apresentações chatas, não partilhar conteúdo, vai ser mal entendido pelo mercado e pelos participantes.

Estamos a assistir a um fenómeno inédito de partilha que dificilemente regride.

 

  • 7 – Outras soluções para a Organização de eventos: Gestão de Seating em banquetes e galas

Quantas vezes não teve de gerir “a olhómetro” quem estava no evento? Onde poderia sentar, e mesmo quando planificou a priori, os “buracos” de quem não veio, alteraram a lógica inicial?

E se lhe dissermos que há soluções que ligadas à acreditação permitem saber os lugares ocupados e vazios? E mover os convidados para outras mesas por forma a que no momento da entrada todos estejam posicionados de forma coerente e harmoniosa?

Sejam mesas, plateias, é possível gerir em termpo real as presenças, ausências e sensibilidades.

E vamos ter que gerir espaços e presenças de forma diferente, seja encaminhado para postos diferenciados de catering, seja gerindo lugares sentados com mais espaçamento entre lugares.

  • 8 – Animação: Photobooth com tablets. Pros e Cons

 

As cabines tradicionais permitem a utilização de equipamento fotográfico e impressão, ocupam um espaço que pode ser personalizado pela marca. E os Photobooths com iPads?

Bem, são facilmente transportáveis, podendo estar em qualquer ponto do evento. Permitem ligar iluminadores e tripés, partilha nas Redes Sociais dos participantes, colocação de marcas próprias. Podem ser colocados em qualquer parte, seja no foyer, na acreditação, na Gala, coffe break, mesmo nas salas.

Estar onde os convidados estão pode ser a diferença entre a utilização e o esquecimento.

E no regresso pós-pandemia vai haver vontade de sorrir e mostrar “prova de vida”.

 

 

  • 9 – Avaliação de satisfação. No evento ou pós evento?


O email de agradecimento não está a funcionar? Apenas 15% respondem? Há várias formas de obter mais feedback. Podemos utilizar a “velhinha” SMS com um link logo após o evento.

 

  • 10 – O elefante na sala: A organização de eventos online


Antes de março de 2020 provavelmente nem 5% das pessoas tinha participado em eventos online. Hoje é o novo normal. E no futuro, mesmo “puxando” para o presencial, marcas e pessoas vão querer desmaterializar alguns eventos: investimento, tempo, comodidade vão ser invocados.

É possível já prever a monetização dos eventos online e é possível restringir acessos. Mas vai ser um enorme desafio preparar equipas das agências de Organização de Eventos para o Go Digital efetivo.

Que fontes de receita, que serviços adicionais, que análise de métricas, que comunicação fazer. Vai ser um mundo novo, e os clientes estão neste momento a “tomar o gosto” ao digital.

Webinars vão ser uma realidade do dia-a-dia.

Até os tradicionais Congressos Médicos vão se inovar: muitos deles vão passar a ser à distância com papers nos modernos sites para apreciação.

Oradores e participantes vão interagir por videoconferência.

São várias as escolhas consoante o tipo de evento, o tipo de público, o objectivo, bem, já deu para perceber.

A tecnologia não tem de ser um bicho de sete cabeças.

Depende do que se pretende atingir, do conteúdo, e de uma equipa coesa entre Organizador, Cliente e os vários parceiros.

Se quiser saber mais estamos à distância de um telefonema 928105001, 938297575 ou de um email conhecer@asserbiz.com.

Até (muito) breve.