Gestão de inscrições

Lembra-se quando as inscrições eram enviadas por email? Quando manualmente confirmava com novos pedidos de dados, dormidas, deslocações? Quando recebia centenas de questões sobre dúvidas em cima dos dias do evento? De ter vários ficheiros para gerir os participantes? De ter alguém que se inscrevia várias vezes?

É por estes motivos e não apenas por estes, que uma gestão de inscrições automatizada e fluída é um enorme ganho do seu tempo, de dinheiro (não está a planear outras tarefas) e uma experiência mais rica para o participante.

A gestão das inscrições compreende vários passos, que para o participante podem apenas demorar segundos mas que são relevantes:

– Formulário ou site onde se vai inscrever;
– Campos necessários para a inscrição, inclusivamente com as condições específicas e necessidades de pagamento (p.e. quem é de Lisboa não necessita de ver as dormidas);
– Forma de resposta automática – confirmação com ou sem QR Code, com dados dos dias do evento;
– Canais de comunicação – publicidade, site estático, email marketing com ou sem RSVP (RSVP ou Répondez S’il Vous Plaît permite no convite colocar já os dados dos participantes para apenas confirmarem),

SMS Marketing, definindo um plano de acordo com o calendário do evento.

Por exemplo na semana 1, primeiro convite, na semana 2, Reminder, semana 4, last minute, retirando os inscritos para não gerar duplicados ou desconforto nos participantes.

É possível também planear lembretes x dias antes do evento com envio de nova informação útil, ou reenvio de qrcodes ou do programa.

A informação relevante e rápida de obter

A gestão de inscrições permite otmizar a informação num só repositório. Desta forma é possível de forma acessível, planear os transportes, restrições alimentares, confirmar presenças e ausências, definir planos específicos consoante o que foi solicitado na inscrição, como por exemplo lidar com questões de cedência de imagem..

A qualquer momento é possível obter informação dos inscritos e da sua informação, contribuindo para uma melhor organizaçao por parte de quem planeia o evento.

Estando na nuvem, a informação pode ser acedida em ambientes protegidos a partir de qualquer dispositivo, não estando dependente da pessoa x ou y.

Dar uma experiência positiva ao participante, enquanto se fornece informação útil, relevante para a organização do evento, é criar valor para todas as partes.