Recebemos muitas vezes pedidos para criar QR Codes para eventos. Mas quando é que é útil e quando é que é desnecessário?
Já existem desde o milénio passado mas os Quick Response Codes, (QR Codes) foram massificados com a melhoria das câmaras dos smartphones, que permitia converter este código num texto, num cartão de vista, num site, num SMS entre outros destinos.
É cada vez mais comum a sua presença, seja no momento da inscrição, na entrega do crachá, ou durante o evento a ler ou a ser lido por terceiros.
São sempre úteis? Sim e não. Mas vamos explicar.
Vamos por partes, pré evento, acreditação e evento:
Vamos começar com a gestão de inscrições.
Seja através de um site, envio de convite, após a confirmação, é cada vez mais usual enviar QR Codes para eventos. O participante assim apresenta em papel ou em smartphone no(s) dia(s) do evento à chegada.
Quais as vantagens que oferece?
– Imagem de inovação – com o QR code podem ir indicações para o evento, branding próprio ou de parceiros e revela preocupação com a organização da informação;
– Maior segurança – em eventos privados ou pagos, o QR Code garante maior segurança que a indicação de um nome que uma outra pessoa poderia indicar.
Em eventos pagos, o QR Code serve como bilhete, que ao ser verificado não pode ser utilizado novamente (ou pode mas já é uma configuração técnica)
E tem desvantagens? Quais são?
Vai obrigar no dia do evento à sua apresentação, o que para algumas pessoas pode representar entropia (esquecimento, apagou informação).
Para o organizador obriga a uma maior grau de informatização e de gestão de informação, mas ao mesmo tempo automatiza um procedimento que até há poucos anos era manual.
(quem se lembra de enviar para o email de alguém e ser verificado um a um?)
Pode usar os QRCodes no controlo de entradas, a Acreditação.
É aqui que normalmente ele (QR Code) aparece mais. Apresentado no momento do checkin permite uma leitura e verificação rápida, útil em alguns tipos de eventos. Mas quais?
– Muitos participantes a entrar em pouco tempo – dizer o nome pode ser rápido, mas ler o QR Code é mais rápido ainda. Colocar 600, 700, 1.000, 2.000 pessoas em 30 minutos por exemplo é mais fácil com este tipo de utilização;
– Substituição de bilhetes – já mencionado na Gestão de Inscrições, permite a utilização única (ou não) num ponto de entrada de um código único, facilitando entradas abusivas, ou desentendimentos com o nome ou com a inscrição.
– Diferenciação positiva – O que é isto? Criar zonas de fast checkin para quem traz o código, com zonas de confirmação manual para os outros, premiando a sua utilização.
E quando é que é útil usar o QR Code durante o próprio evento?
Aqui a sua utilização pode do participante e/ou para o participante. De que situações falamos?
– Controlo de acessos em salas/sessões com entradas e saídas – sessões restritas, gestão de lotação, com recursos munidos de equipamentos de leitura permitem saber quem esteve onde e quanto tempo. Conferências médicas, formações são úteis para esta utilização;
– Leitura para Cartões de visita – O QR Code ao ser lido pode ser transposto num cartão de visita que se armazena no telemóvel. Muito útil em eventos onde o networking é rei e senhor, sendo de fácil utilização. Não esquecer as devidas autorizações prévias do RGPD;
– Jogos, interação – descarregar uma APP, aceder a um conteúdo, responder a um quiz, ler o menu do jantar, as aplicações são imensas, permitindo perceber o grau de utilização de forma fácil (número de leituras).
Ainda temos há tecnologias como o RFID ou NFC que permitem algumas funcionalidades adicionais. Mas este código já permite num só evento, desde a inscrição à medição de satisfação, ajudar a organizar de forma eficiente.
Se quiser saber mais sobre a utilidade e como usar QR Codes para eventos, estamos à distância de um telefonema 938297575 (chamada para a rede móvel nacional) ou email para o conhecer@asserbiz.com
Tem ainda o formulário de contacto aqui
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