Os QR Codes tornaram-se uma presença habitual nos eventos.
Podem chegar por email antes do evento, estar impressos num badge, aparecer num ecrã durante uma apresentação ou estar disponíveis num stand.
Mas nem todos os QR Codes servem para a mesma coisa.
Existe uma diferença fundamental entre um QR Code individual, associado a um participante, e um QR Code comum, que simplesmente facilita o acesso a determinada informação ou plataforma.
Perceber essa diferença permite utilizar uma tecnologia muito simples para tornar vários momentos do evento mais rápidos — sem criar complexidade desnecessária para quem participa.
Antes do evento: um QR Code individual para facilitar a chegada
Uma das utilizações mais frequentes é a acreditação.
Antes do evento, cada participante pode receber por email ou SMS um QR Code individual.
Quando chega, apresenta-o no telemóvel e a equipa de acreditação faz a leitura através de um iPad ou smartphone.
O objetivo é simples: identificar rapidamente a inscrição e, quando necessário, imprimir a respetiva etiqueta ou badge.
Isto faz uma diferença especialmente grande em eventos com muitos participantes internacionais.
Pesquisar manualmente um nome que não conhecemos ou que temos dificuldade em compreender pode demorar bastante mais do que simplesmente ler um QR Code.
Aqui, o verdadeiro benefício não é tecnológico.
É fluidez.
O QR Code individual não precisa de conter os dados do participante
Existe por vezes a ideia de que um QR Code individual contém necessariamente o nome, email, empresa e restantes informações da pessoa.
Não precisa — e preferimos que não aconteça.
O QR Code pode conter simplesmente um identificador alfanumérico, que o sistema utiliza para localizar a informação necessária.
Desta forma, os dados pessoais não precisam de estar codificados diretamente na imagem que circula por email ou está impressa num badge.
E mesmo quando o código permite consultar informação, aplicamos outra regra:
mostrar apenas aquilo que é necessário para aquela operação.
Num posto de acreditação pode ser necessário consultar nome e empresa para confirmar a pessoa ou imprimir uma etiqueta. Dependendo do evento, pode também existir alguma indicação operacional específica, como um lugar reservado ou uma necessidade relevante para o acolhimento.
Isso não significa que todo o restante conteúdo da base de dados deva estar disponível naquele momento.
Um QR individual e um QR igual para todos resolvem problemas diferentes
Nem sempre precisamos de identificar quem fez a leitura.
Se queremos simplesmente permitir que todos os participantes consultem o programa, descarreguem um documento ou acedam a uma plataforma de interação, um QR Code igual para todos é normalmente suficiente.
Pode ser apresentado:
- num ecrã;
- numa mesa;
- num stand;
- em sinalética;
- num badge;
- noutro suporte do evento.
A pessoa aponta a câmara do telemóvel e chega diretamente ao conteúdo.
Neste caso, o QR Code funciona essencialmente como um atalho.
Evita ter de escrever um endereço, procurar uma página ou receber novas instruções.
Colocar o QR Code onde a ação acontece
A localização do código deve depender daquilo que queremos que o participante faça.
Se queremos facilitar o check-in, enviamo-lo antecipadamente ao participante.
Se queremos que a audiência responda a uma pergunta durante uma apresentação, faz sentido mostrá-lo no ecrã da sala.
Se queremos disponibilizar informação num stand, deve estar nesse stand.
Se queremos permitir o acesso rápido ao programa ao longo de todo o evento, pode estar na sinalética ou no próprio badge.
Parece evidente, mas há uma regra importante:
o QR Code deve aparecer no momento e no local em que é útil.
Um código tecnicamente perfeito mas colocado numa zona que ninguém vê tem pouco valor.
O badge pode continuar a ser útil depois do check-in
Um QR Code individual impresso no badge não precisa de perder a sua função assim que o participante entra.
Pode tornar-se um identificador simples para outras operações durante o evento.
Por exemplo:
- controlo de entrada numa sessão;
- controlo de lotação;
- registo de presença;
- acesso a áreas específicas;
- interação com expositores;
- lead retrieval.
Imagine uma conferência com 300 participantes e várias sessões a decorrer simultaneamente.
A leitura dos códigos à entrada e saída pode permitir conhecer a ocupação de determinada sala e perceber se a lotação foi atingida.
Mas isso não significa que seja necessário fazer circular constantemente o nome, email e restantes dados de cada participante.
Recolher apenas aquilo de que precisamos
O facto de tecnicamente conseguirmos associar cada interação a uma pessoa não significa que devamos fazê-lo.
Em determinadas utilizações, preferimos trabalhar durante o evento com identificadores genéricos.
O sistema pode registar, por exemplo:
user300 → sessão B → entrada 10:04
em vez de disponibilizar naquele momento:
Nome + empresa + email + telefone → sessão B → entrada 10:04
Se posteriormente existir uma finalidade legítima para tratar essa informação, o identificador pode ser cruzado num ambiente mais controlado.
Durante a operação, porém, circula apenas aquilo que é necessário.
É uma diferença pequena do ponto de vista tecnológico, mas importante na forma como pensamos o tratamento de dados.
QR Codes e lead retrieval
Também existem diferentes formas de utilizar QR Codes na recolha de contactos em stands.
Numa solução, é o próprio visitante que lê um QR Code existente no stand, consulta determinada informação e, quando aplicável, deixa voluntariamente os seus contactos.
Noutra, é o expositor que utiliza um dispositivo para ler o QR Code existente no badge do participante.
Neste segundo cenário, não é obrigatório que todos os dados pessoais apareçam imediatamente no dispositivo.
Em projetos que realizamos, podemos simplesmente registar a interação através de um identificador e fazer posteriormente o cruzamento com a base autorizada, entregando a informação adequada no final do dia ou do evento.
Mais uma vez, o QR Code identifica uma interação.
Não precisa de funcionar como um cartão de visita digital com todos os dados pessoais expostos.
Votações e interação: nem sempre precisamos de identificar
Numa votação informal, quiz ou outro momento de interação aberto a toda a audiência, normalmente não existe qualquer necessidade de criar um QR Code individual.
Um único código apresentado no ecrã pode encaminhar todos os participantes para a plataforma.
Quando a votação exige controlo individual — por exemplo, garantir uma única participação por pessoa — a abordagem é diferente.
Nesse caso, podemos utilizar links individuais enviados diretamente aos participantes, em vez de um QR Code comum disponível na sala.
A tecnologia utilizada deve acompanhar o nível de controlo realmente necessário.
O QR Code deve facilitar, não bloquear
Também não devemos transformar uma ferramenta de conveniência numa barreira.
Se um participante chega à acreditação sem o QR Code, deve existir uma alternativa sempre que as regras do evento o permitam.
Pode simplesmente indicar o nome e ser pesquisado na base de participantes.
O QR Code existe para tornar esse processo mais rápido.
Não para transformar um telemóvel sem bateria, um email que não chegou ou uma pessoa menos confortável com tecnologia num problema de acesso.
Esta preocupação torna-se especialmente importante em eventos com públicos muito diversos em idade e familiaridade digital.
Uma solução eficiente deve funcionar muito bem para quem apresenta imediatamente o QR Code — mas continuar a funcionar para quem não o apresenta.
Um QR Code também precisa de ser testado
Gerar a imagem é a parte mais simples.
É importante testar o destino do código, confirmar que o link está correto e verificar se funciona no contexto em que será utilizado.
A apresentação também importa.
Um QR Code demasiado pequeno, rodeado de muita informação ou colocado longe dos participantes pode ser difícil de utilizar.
E, sempre que a informação for importante, devemos considerar se faz sentido existir uma forma alternativa de lhe aceder.
Depender exclusivamente de um QR Code para comunicar algo essencial pode ser tão desadequado como depender exclusivamente de qualquer outro canal.
Uma tecnologia simples para reduzir fricção
Talvez essa seja a principal razão pela qual os QR Codes continuam a ser tão úteis em eventos.
Não exigem que o participante instale necessariamente uma aplicação ou aprenda uma nova interface.
Aponta o telemóvel e acede.
Antes do evento, podem tornar a chegada significativamente mais rápida.
Durante o evento, podem facilitar o acesso a programas, documentos, votações e outros conteúdos.
Quando são individuais, podem ainda suportar controlo de acessos, presenças ou interação com expositores — sem que seja necessário fazer circular mais dados pessoais do que aqueles que a operação exige.
Um bom QR Code quase desaparece da experiência.
Não é a tecnologia que queremos que o participante recorde.
É simplesmente uma forma rápida e acessível de chegar àquilo de que precisa, no momento em que precisa.