Neste artigo explicamos as vantagens da Acreditação Eletrónica. Este serviço tem muitas designações consoante o tipo de eventos. Também lhe podemos chamar: Check in, credenciação, secretariado Eletrónico e muitos mais designações. É assim o momento da receção aos participantes. É onde tudo começa.
Mas é mesmo importante?
Bem, dizem que o primeiro impacto é o que conta mais. Mas…
Quais as vantagens da Acreditação Eletrónica?
Podemos alterar e editar registos em tempo real
Já não precisamos de riscar, rasurar e depois passar “a limpo”. Sem perda de informação e muitas das vezes sem o convidado se apercebe. Podemos fazer alterações no nome da pessoa, ou troca de convidados. Ah, e alterar as indicações de refeição, por exemplo.
Podemos comunicar durante o evento, apenas com os participantes presentes.
Podemos comunicar só para quem está presente. Com o mail ou telemóvel é possível enviar uma mensagem. Desta forma podemos dar conteúdo relevante, em tempo real.
Podemos gerir várias sessões
Para o organizador de eventos é fundamental saber a cada momento quantos participantes já chegaram. Pode assim gerir o início dos trabalhos ou esperar um pouco. Também é possível associar o perfil a vários tipos de sessões em simultâneo.
Fazemos o seguimento imediato de quem não esteve presente
Os eventos são momentos marcantes também para as marcas. Com investimentos avultados, presenças de equipas, lançamentos de produtos interessa perceber quem está. Para comunicar a posteriori e compreender o envolvimento.
Poupamos tempo… e dinheiro
Damos uma primeira impressão de fluidez. E imprimimos apenas as etiquetas das pessoas que estiveram presentes.
Podemos poupar nos custos de transporte de equipamento e mesas de check-in (os iPads pesam pouco :)).
São soluções amigas do ambiente (menos papel). Representam menos tempo de consulta e aprendizagem rápidas. E permitem um momento mais fluído do que o papel.
A pesquisa de inúmeras folhas, as contagens “à mão”, o desconhecimento de quem chegou deixam de ser um problema.
E se programarmos alarmes por SMS ou Email para alguns convidados?
É possível saber quando chegam os oradores, direção ou VIPs. É possível receber por SMS a sua chegada. Para gerir as equipas, os lugares e dar o tratamento devido sem ter que estar sempre no mesmo lugar.
Temos acesso ao perfil de cada participante
Sabemos o que deve receber, o que vai comer, que língua fala. Sabemos se tem necessidades especiais, se vem acompanhado. Entre muitas outras notas, de forma imediata e discreta.
Desde os Tablets, às impressoras Wi-Fi. Passando pelo SMS Marketing, à informação em tempo real. Com os hotspots 4G e 5G para partilhar net para convidados. Já fazem parte do dia-a-dia de alguns eventos, tornando-os mais eficientes, inovadores e “pain free” para os organizadores.
E transformam-se em momentos cativantes para os convidados. Estas são algumas das vantagens da Acreditação Eletrónica. Mas há eventos e eventos e em cada caso se destacam determinadas variáveis.
Ufa, já o Check-in está feito. Bem-vindos!
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Quer também ver um exemplo de como funciona? Os artigos seguintes ajudam:
