Questões sobre o regresso dos eventos presenciais

Já muito se disse sobre a data de 30 de setembro, no que diz respeito ao regresso dos eventos presenciais, sejam eles congressos, conferências, ou outro tipo de eventos.

O segmento dos eventos (parceiros, fornecedores, agências e clientes) aguardam as diretivas da DGS, com algumas práticas obrigatórias e outras recomendadas.

Mas será este o ponto decisivo para se abrirem as portas? Temo que não.

A leitura feita neste artigo, é enviesada, como todas as leituras de um ser humano, baseada no conjunto de pedidos que estão a ser trabalhados na organização de eventos, mas também numa ótica do comportamento do consumidor e da economia.

Diria que podemos separar pelos vários atores do mercado:

1) Agências e fornecedores | AVs, Catering e muito mais:
  1. Como vão ser organizados os eventos no que diz respeito ao catering? E como vão ser informados os participantes dos procedimentos a adotar? Disposição das refeições, turnos desfasados, etc.
  2. Que tempo de preparação será necessário para um evento, com desinfeções, mais tempo de montagens e desmontagens provavelmente?
  3. Como vão ser formados os Recursos Humanos dos vários fornecedores? Que procedimentos irão adotar específicos para os vários tipos de evento?
  4. Como vão ser comunicados nas várias etapas do pré-evento, as normas e cuidados aos participantes?
  5. Como vão ser geridas as entradas com distanciamento, medição de temperatura, Acreditação com lugares marcados?
  6. Como vão ser geridas as inscrições, com lugares limitados e marcados?
  7. Como vão ser fomentadas as perguntas e respostas, com restrições de manuseamento de microfones e outros equipamentos?
  8. Como vão ser preparados os oradores para conteúdos mais focados pois provavelmente os eventos terão duração menor?
  9. Como serão alinhados os eventos presenciais com a componente digital: os híbridos? E como fazer com que as pessoas queiram ir ao evento presencial?
  10. Como “escolher” as pessoas que vão ao presencial em deterimento do digital, tendo em atenção as restrições de lugares.
  11. Como os venues vão providenciar soluções de internet mais robustas?
  12. Como e quem vai informar e gerir as sinaléticas de entradas e saídas e como se processa em épocas onde podem existir vários eventos com pouco espaço de tempo de intervalo?
  13. Quais os procedimentos de higienização no intervalo de um evento e qual o tempo necessário, sensibilizando os participantes?
  14. Qual o papel dos gestores de evento no esclarecimento de questões aos participantes, gestão de potenciais casos de saúde, alinhamento com equipas de saúde, procedimentos de salas de isolamento, gestão dos bengaleiros, etc? Que tipo de formação terá de ser garantida?
  15. Como alinhar um guião para o presencial e remoto? O que considerar em termos de conteúdo (podem existir fases unicamente presenciais), e como gerir as equipas de suporte?

Não se ficam por aqui as questões. Mas passemos aos destinatários:

2) Participantes e qual o seu papel para um efetivo regresso dos eventos presenciais:
  1. Como comunicar confiança e em que momentos? Serão úteis fases de comunicação dedicadas às práticas e cuidados?
  2. Como garantir a sua presença face a deslocações limitadas, empresas que não dão autorizações de presença e receios de contágio?
  3. Como produzir conteúdo que seja único, interessante e que permita a sua decisão em participar presencialmente em vez de remotamente?
  4. Como lidar com objeções, situações de conflito (p.e. febre), atrasos (lugares marcados), novos participantes (sem lugar atribuído) entre outras situações?
  5. EPIs (equipamentos de proteção individual) como vão ser geridos num evento longo, quem é responsável por garantir estes equipamentos, como é que vai ser gerido com o participante?
  6. Qual a gestão e elementos a considerar para participantes presenciais e remotos? Gestão específica de Q&A, situações técnicas, entre outras.
  7. Qual o papel da Acreditação e como vai ser operacionalizada? Com QR Codes, com ou sem badges, com ou sem gifts, com equipamentos de auto-acreditação, com indicações de espaçamento? Como gerir as explicações sobre as medidas, o tempo previsto por participante para a sua entrada?

Também aqui as questões não terminam, e esta reflexão em forma de questões, é um ponto de partida. Chegamos aos Clientes.

3) Clientes | Quem vai passar a sua mensagem no evento, e fomentar a relação mas não só:
  1. Gestão de expectativas – enquanto nos eventos pré-covid, os clientes já tinham experiência e alinhavam com as agências os momentos do evento, agora tudo vai ser novo. Como garantir a fluidez na comunicação e alinhamento de expectativas?
  2. Gestão de pagamentos – muitas empresas estão sem faturação desde março ou com faturação residual. Com a realização dos primeiros eventos, será útil haver um alinhamento de pagamentos para não impactar ainda mais a tesouraria. Pagamentos a 60/90 ou mais dias podem representar a degradação dos negócios;
  3. Redução de orçamentos – é pouco falado mas com uma crise económica à porta, é pouco provável que os orçamentos se mantenham. São menos participantes, pode não ser positivo ter uma grande produção (mostrar sobriedade) e também muitas marcas e instituições viram as suas faturações reduzidas. Como gerir estas variáveis com os próximos meses?
  4. Métricas do evento, medição do ROI – os critérios de avaliação de um evento vão ser mais escrutinados. Quem participou, em que formato, qual o impacto e resultado. Numa altura em que a análise de dados é cada vez mais relevante, clientes e segmento vão ter novos desafios neste tipo de análise.
E o plano b? Sim, vamos encarar o plano b.

Da mesma forma como nas escolas, em outras situações, exigimos saber o que fazer no caso de deterioração de condições, o que vamos fazer no caso de o arranque ser muito modesto, ou se atrasar ainda mais? O que pode ser feito entre os vários atores do mercado? Qual o papel do Estado? Que tipo de transformação se irá operar?

Lamento que não estejam aqui respostas mas questões. Certamente algumas incómodas, algumas talvez até exageradas, algumas no sítio errado mas quem sabe (algumas) serão mesmo necessárias?

Quanto mais formos frontais e detalhados, mais perto poderemos estar das soluções.

Seria ótimo que bastasse apenas uma data e a abertura de portas, e os desejos de todo um segmento, mas há muito mais a considerar.

E esta reflexão sobre o regresso dos eventos presenciais é apenas uma parte.

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