Pandemia. Checked. Guerra com impactos na Economia, a decorrer. Sente-se um silêncio, um regresso tímido. O que está a acontecer na Organização de Eventos em 2022?
Uma nota preliminar. O artigo foca na tecnologia, no papel do digital mas também no regresso em força que esperamos nos eventos presenciais.
O que é que os participantes vão procurar depois de estarem “enjoados” com o digital?
Como é que as multinacionais vão comportar-se e como é que isso vai ser relevante?
Espere. Não vou começar já a disparar perguntas. Queria prender a atenção, claro. Não queremos todos?dro”.
Vou dividir as (possíveis) reflexões entre Clientes, Agências e Mercado, e conjuntura. Muitas vezes vemos o nosso ponto de vista, quando a realidade é formada por milhares de pontos de vista com perspetivas diferentes.
Clientes: Afinal gostaram ou não de organizar eventos no digital?
Em grande parte de 2020 e 2021 o digital foi o canal de comunicação para eventos possível. Durante quase todo o tempo ouvimos falar que todos estamos fartos de “Zoomar”, que já não podemos com os PCs a servirem de canal para o mundo.
Será assim tão linear?
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O alcance ao mercado aumentou com o digital
Algumas surpresas com o alcance de uma comunicação. Antes, durante mas principalmente depois de um evento digital foi possível multiplicar por 2, 5 ou 10 vezes, o número de pessoas que foi impactado com o evento.
Não é a mesma coisa que estarmos todos juntos mas se tiver resultados vai ser um ponto muito relevante. E se tiver que equacionar ter 30/40 pessoas numa demonstração de produto, ou 300 pessoas no digital e o alcance pós-evento, a decisão pode não ser tão fácil. Mesmo que todos apoiemos o poder do presencial.
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O custo por evento diminuiu? E daqui para a frente?
Há eventos que tiveram maiores investimentos com o digital. Mas a esmagadora maioria realizou-os com uma fração do orçamento. Sim, mas alguns eram “feios”, feitos sem customização, e nem se podem chamar de eventos?
Na minha humilde opinião, se a mensagem passa, se há interação e se os participantes “saem” motivados, é um evento (e bom.)
O presencial que se quer nesta fase, é emotivo, motivacional, omnidirecional. Se não for possível “entregar” então os orçamentos de comunicação podem ter um “mix” de eventos mais pequenos presenciais, e eventos e comunicação digital.
Não esqueçamos que a guerra trouxe também uma maior sensibilização para os gastos, uma incerteza que retrai decisões.
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Todos puderam participar, de Vila Real de Santo António, a Valença, de Luanda a Lima…
Não foram apenas os oradores que apareceram que de outra forma não viriam. Nós próprios, participantes, tomamos contacto com temas, abordagens, discussões que seriam muito difíceis de assistir presencialmente, seja pela distância, custos ou simultaneidade das datas. Eu que sou do Porto não tive de apanhar o comboio dos Zombies das 5h40 para assistir a um conteúdo de uma hora para depois voltar exausto ao final do dia.
Isto não é novidade? Se tivesse escrito estes pontos há dois anos, estaria deslocado do mercado.
Podemos menorizar alguns destes pontos porque somos partes interessadas (fornecedores e agências) mas os clientes e os participantes vão pensar nisto.
E as agências? Queremos os eventos presenciais “com normalidade” ASAP
Falo em nós agências porque trabalho com muitas e senti a dor de muitas com legítima razão. Uma guerra não teria tido um impacto mais devastador.
Então o que se passou e o que (provavelmente) será a nota dominante para 2022 em diante?
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Tal como na natureza os mais fortes foram os que se adaptaram
Ao início negamos. Como dizia uma das pessoas mais carismáticas do mercado, passamos as cinco fases do luto mas alguns ainda não passaram. Podemos ainda lamentar mas isso ficou para muitos ao final das primeiras semanas. O que se passou é maior do que nós, e vímos profissionais aumentarem as suas capacidades, outros infelizmente a mudar de área, e os clientes expectantes com o papel dos seus fornecedores.
Não temos a certeza de nada a não ser que vamos continuar a precisar de nos adaptar e a (infelizmente para muitos) viver com muito menos.
Vamos todos voltar a 2019 com ativações de marca, palestras unidirecionais? Tenho dúvidas. Os clientes vão estar mais exigentes e os participantes também. Tempo e deslocações é dinheiro.
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A importância da “presença remota” e o trabalho em equipa
Fazer orçamentos, criar propostas, “ir a jogo” exige grande coordenação de equipas remotas, com condições diferentes de trabalho. A “presença remota” pode ajudar a criar processos melhores, diminuir custos e aumentar a motivação. Sim, nos eventos todos gostamos de estar juntos mas poderão coexistir vários modelos colaborativos e isso também vai pesar nas estruturas das empresas, na sua competitividade nos serviços. Como é que isto impacta nos eventos? Vamos ter que medir “no shows”, comunicar e seduzir presenças de formas diferenciadoras.
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Menos perda de tempo em “reunites”
Parece um parêntesis mas não é: imaginem reunir às 17h30 no centro de Lisboa presencialmente. O esforço e custo que é necessário. Já alguém fez conversa circunstancial mais do que 3 minutos no online? Parece uma eternidade. Já não temos que nos preocupar com o estacionamento, um atraso é algo de 2 minutos, e somos mais focados. E isso é tempo, e tempo é dinheiro. Isto mudou.
E vai exigir de todos nós maior poder de síntese, mais pragmatismo nas propostas, mas, acredito, mais produtividade.
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O que foi e vai ser um Gestor de Eventos?
Em algumas aulas digitais, os estudantes de eventos mostraram-se ansiosos. Mas agora teriam de perceber de Marketing Digital? De gestão de projetos à distância? De ferramentas colaborativas?
Não. Não têm. Mas os que o fizeram ficam numa vantagem competitiva muito grande face ao mercado.
Os países que mais cresceram depois de uma guerra foram os que se adaptaram (e que infelizmente sofreram) e criaram novas profissões, novas técnicas, novos profissionais.
Assim acredito que vai suceder (já está aliás) com os profissionais nos eventos. É difícil para não dizer pior, estarmos na “cara” de um cliente e ele sentir que já não somos especialistas.
Chegados até aqui temos a conjuntura onde nos movemos, clientes, agências, mercado e participantes.
Como foi e como poderá ser?
O mercado e ambiente: o dono e senhor disto tudo.
Posso falhar redondamente com as previsões porque o mercado é rei e senhor. O divino queira em muitos casos. E começamos com…
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Orçamentos contraídos… de todos
Os clientes vão ter orçamentos mais apertados, ou vão equacionar eventos híbridos ou mix de eventos presenciais e digitais; os participantes vão pensar duas vezes por causa de outros compromissos (ou preguiça vá) ou mesmo porque os seus próprios orçamentos pessoais emagreceram. Chegou a inflação galopante em 2022.
Há uma economia adormecida nas empresas que estão a atravessar problemas com matérias prímas, combustíveis e energia. Há custos que aumentam todas as semanas. E há eventos e eventos e comparar um festival com um evento corporativo, na vontade de participar é muito redutor.
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Custos dos eventos presenciais mais elevados
Companhias de aviação, hotéis, destinos, custo por participante vão aumentar. Porque vão menos pessoas, porque é preciso aumentar preços para recuperar o tempo perdido, porque poderá a procura migrar para menor concentração para mais dispersão. Porque as grandes empresas ainda não “abriram” as portas para os colaboradores se deslocarem, porque o setor saúde ainda vai ter muito trabalho durante muito tempo, porque algumas pessoas mudaram de perspetiva sobre “ir a todas”.
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O participante vai ser cada vez mais exigente nos eventos presenciais
Porque é que dizemos que estamos fartos do digital? Porque assistimos a centenas de eventos e reuniões.
Tornamo-nos profissionais a ver falhas, estamos cansados. Vamos de braços abertos para um evento presencial? Não. Vamos avaliar como nunca se vale a pena, se não há alternativas, se foi mesmo bom, porque temos uma noção que não sabíamos: o custo de oportunidade.
Para os organizadores vai ser um tiro no escuro projetar para 300 pessoas e não saber o que vai acontecer. E quando estiverem presencialmente, vão estar à espera de um fator “Tcharam” que até agora passavam bem sem ter.
Nós temos saudades dos eventos que nos tocam, que valem a pena. Não tenho a certeza de que foram no passado todos assim.
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Poderão existir concentrações de empresas e serviços
É nas crises que se fazem grandes negócios. É nas crises que surgem as oportunidades. E também nesta poderão existir movimentos de agregação de empresas, formalmente ou fruto de parcerias mais estreitas. Vimos no ano passado uma maior propensão à partilha e ao Associativismo e assistimos a serviços cruzados de empresas.
As reflexões já vão longas, cheias de incertezas para o futuro, um olhar parcial como é óbvio mas que procura elencar vários pontos de vista.
Até (muito) breve
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