Abordamos neste artigo aquilo que sabemos melhor: a utilização da tecnologia para a organização de eventos, um sistema de gestão de eventos.
O que se ganha em pensar num Sistema de Gestão de Eventos?
1 – Maior controle – sobre os incritos, convidados, envolvimento e satisfação;
2 – Maior rapidez – sabemos quem ainda não confirmou presença, quem chegou, quem está e o que pode estar a partilhar;
3 – Mais qualidade – não perdemos informação, não duplicamos tarefas, conseguimos delegar;
4 – Mais valor – para o nosso cliente que pode dar aos seus convidados uma melhor experiência, ao Organizador de Eventos ao oferecer um serviço mais completo, e “chave-na-mão”.
Tudo isto se traduz em “paz de espírito”, libertando os recursos dos Organizadores de Eventos.
Em que fases faz sentido?
1 – No planeamento do evento – onde se informatiza o processo de inscrição e delegam tarefas, com o email marketing, o SMS, a página de inscrição. Quem, como, quando, tudo definido.
2 – Na fase pré-evento – quem se inscreveu, quem abriu a mensagem, como fazer seguimento de contactos, como esclarecer questões com chats, por exemplo.
3 – Na acreditação – quem chegou e quando, que já está, como saber quando iniciar o evento, qual a taxa de presenças, como agir a quem não está inscrito…em segundos. Sem papel. Em segundos, olhos nos olhos.
4 – Durante o evento – Criar concursos, Questionários online, Hashtags para partilha de fotos e comentários, começar a olhar para o fenómeno de “Gamification” como uma fase do evento. Sabendo sempre quem está.
5 – Na avaliação – Ferramentas de avaliação no local, depois do evento, partilha de informação. Métricas de taxa de sucesso, medição de satisfação.
Como se traduz na prática? Que serviços?
– página de inscrição com agenda, local, com brand próprio;
– o email marketing ou sms Marketing com seguimento de leitura, abertura;
– a acreditação eletrónica com tablets com report em tempo real
– a criação de página de rede social para o evento, a utilização de hashtags específicas ou APPs;
– as ferramentas de Quiz durante o evento para interação entre público
– uma aplicação móvel quando o evento justifique. Ler Aplicações Móveis para eventos. Prós e Contras
– várias formas de avaliação de satisfação logo após o evento ou a posteriori.
Tudo isto já é uma realidade para que os Organizadores de Eventos possam torná-los em Momentos.
A tecnologia já não tem de ser um “bicho de sete cabeças” e em muitos casos pode ser o factor diferenciador numa proposta.
E um sistema de gestão de eventos, não permite apenas organizar as inscrições e chegadas. É muito mais do que isso.
Se quiser saber mais estamos aqui para si: conhecer@asserbiz.com; 938297575 (chamada para a rede móvel nacional)
