Uma reflexão sobre o impacto do COVID-19 nos eventos. E agora?

Escrevo este artigo no final da semana, onde 90% dos eventos entre março e abril foram adiados ou cancelados. No espaço de dias, o que estava projetado, ficou praticamente a zeros. O impacto do COVID-19 nos eventos é enorme.

Há silêncio e consternação no sector. Indizível, mas quase palpável.

A reflexão em forma de pontos que deixo agora, é somente uma reflexão, passível de erros, incorreções. É humano.

A definição de Eventos que coloco aqui abarca eventos corporativos e profissionais: congressos, conferências, encontros de quadros e parceiros, lançamento de marcas, entre outros.

2020 prometia ser mais um excelente ano para o sector dos eventos.

O sector dos Eventos (e Turismo) entrou com o pé direito, no seguimento dos últimos anos, onde Portugal foi palco de um crescimento do número de eventos e em alguns casos da dimensão dos mesmos.

O mercado parecia saudável e sustentável. Os pedidos de proposta, o fecho das mesmas permitia antever um ano pelo menos tão bom como o anterior.

E eis que…

Último dia útil de fevereiro, dia 28. As propostas continuam a ser desenhadas. A primeira semana de março prometia um mês bom. Mas no dia 2 de março, depois de um fim de semana com cancelamentos do Salão Automóvel de Genebra, e os primeiros casos em Portugal logo de manhã, “caiu a ficha”. De 2 a 5 de março, eventos de 100, 200, 2.000, 10.000 eram adiados ou cancelados.
A caixa de correio e o email indiciavam…agosto.

O momento zero.

Março e abril estão hipotecados. Por cá ainda vai havendo esperança para o final de maio e junho, otimista na minha opinião. O risco silencioso, com o fim do primeiro semestre é que a retoma só se inicie em setembro dado o período de verão.

O que era certo, torna-se incerto. A faturação cessa, está quase tudo a zeros.

O que podemos fazer agora para lidar com impacto do COVID-19 nos eventos?

No silêncio dos decisores das agências e parceiros há caminhos e encruzilhadas. Já na próxima semana, Event Point e APECATE juntam-se para iniciar reflexões sobre o tema. Permitam-me assim elaborar a minha, que como é óbvio é mutável nos próximos dias e semanas.

  • Elaborar um plano de ação a 1 mês, 3 meses e 6 meses

A um mês não existirá praticamente trabalho. É tempo de “limpar armas” que não se limpam em tempo de guerra. Levantar processos, aprimorar propostas, planear teletrabalho (ver artigo aqui),, criar formação à distância, reunir remotamente, rever estruturas de custos, comunicar. Sim, comunicar.

Quem não aparece, é esquecido. E sim, vai ser duro, mas é também uma fase da sobrevivência dos mais fortes. Podemos nos eclipsar, ou aproveitar os canais digitais para comunicar: serviços, planos, exemplos, dicas, o que fazer na retoma.

Há ferramentas gratuitas: Lives, webinars, email marketing, blog. Requer tempo, que pela primeira vez, temos.

Planos a 3 meses revistos semanalmente – o que fazer se maio e junho forem de retoma, e o que fazer se não forem. Motivar mas ao mesmo tempo preparar colaboradores. Manter contacto periódico com clientes que adiaram eventos.

Planos a 6 meses – vamos esperar que em setembro, já exista retoma. Há um risco de “avalancha” de projetos. O que fazer, quem recrutar, como subcontratar, se for caso disso. Se tudo correr bem acontecerá em 3 meses o que normalmente é feito em 6 meses.

  • Encarar soluções criativas: julho pode ser o novo início.

O período de férias dos Eventos é longo. Julho até início de setembro é um marasmo. Mas na emergência de um primeiro semestre péssimo, porque não equacionar Julho como um mês ativo de Eventos caso a oportunidade se proporcione? Para isso pode contribuir pedir aos colaboradores férias antecipadas, sendo certo que será um sacrifício mas pode ser um momento de viragem que permita mais cedo antecipar receitas. Senão, sejamos frontais, só em outubro ou novembro, os cofres verão a cor verde.

É utópico? Provavelmente precisaremos de sair da zona de conforto e encarar o verão como o prolongamento do primeiro semestre, caso queiramos sair desta fase.

  • Comunicar

Vamos ter pouca vontade. Vai haver desmotivação. Os escritórios estarão vazios, os telefones mudos e se calhar os emails estarão a zero. As propostas que vão surgir serão para depois de setembro ou para 2021, enquanto a marcha imparável dos custos continua.

Mas comunicar é uma necessidade e oportunidade. Temos o tempo, existem recursos gratuitos, tenhamos nós a energia e resiliência para o fazer. Permitam-me um pouco de romantismo, mas nas guerras, namorados trocavam correspondência apaixonada, eram as notícias na frente de batalha que davam forças para continuar.

Para uma área que utiliza deadline (uma terminologia dos prisioneiros da primeira guerra) e Save the Date (que vem dos casamentos), é hora de sorrir e acenar. Vai custar, mas faz parte da vida das empresas.

  • Encontrar fontes alternativas de receita.

Outro ponto que não é fácil, mas aqui não há falsas promessas.

O que pode ser feito dentro das empresas como produtos e serviços alternativos, nesta área ou noutras áreas?

Pode não ser possível mas merece a reflexão. Quantas empresas não mudaram a agulha por causa de incidentes externos: a Nokia fabricava produtos de borracha, os Post-its foram inventados numa catalogação de laboratório por parte de um cientista.

E uma agência ou fornecedor pode encontrar um novo nicho.

Há semanas atrás debatia que na zona de conforto estamos acomodados. Não era a minha opinião, creio que até podemos ser criativos.

Agora, é o momento de saber se o conseguimos ser numa zona de enorme desconforto.

A reflexão que aqui deixo foca-se no sector dos eventos porque é o que conheço e porque é o que levou a primeira onda de choque.

Não estão aqui vertidas considerações sobre a evolução do COVID-19 (apenas desejos😊) porque como bem dizia Jurgen Klopp (treinador do Liverpool), não somos médicos e é insensato opinar por base em “diz-que-disse”.

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Até (muito) breve

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