Uma votação num evento pode servir para tomar uma decisão formal, conhecer a opinião da audiência ou simplesmente criar um momento de interação.
À primeira vista, o processo parece semelhante: apresentar uma pergunta, permitir que os participantes respondam e mostrar o resultado.
Na prática, as exigências podem ser completamente diferentes.
Numa votação formal, pode ser essencial garantir que cada participante vota apenas uma vez e que o voto permanece anónimo. Numa pergunta de quebra-gelo, o objetivo pode ser apenas envolver a audiência — e o facto de alguém conseguir responder em dois dispositivos pode não ter qualquer relevância.
Por isso, antes de escolher a plataforma ou a tecnologia, há uma pergunta mais importante:
Que tipo de participação queremos criar e que nível de controlo precisamos de garantir?
Nem todas as votações precisam do mesmo nível de controlo
O primeiro passo é perceber a finalidade da votação.
Se o resultado tiver consequências formais, a fiabilidade do processo assume naturalmente maior importância. Pode ser necessário controlar quem tem direito a participar, garantir uma única participação e, simultaneamente, preservar o anonimato da resposta.
Noutros contextos, o objetivo pode ser simplesmente perceber uma tendência na sala ou introduzir um momento mais descontraído.
Neste caso, um QR Code apresentado no ecrã, igual para todos, pode ser perfeitamente adequado.
Não existe uma solução universal. O nível de controlo deve ser proporcional à importância da votação.
Escolha única, quiz, Q&A ou word cloud?
A interação com os participantes também não tem de assumir sempre a forma de uma votação tradicional.
Entre os formatos mais utilizados encontram-se:
- escolha entre diferentes opções;
- quizzes;
- votações em assembleias;
- Q&A;
- word clouds;
- perguntas destinadas a medir tendências ou opiniões.
Cada formato responde a um objetivo diferente.
Um quiz pode introduzir ritmo ou testar conhecimentos. Uma word cloud permite visualizar rapidamente as palavras ou ideias mais referidas pela audiência. Um Q&A dá aos participantes uma forma estruturada de colocar questões.
A tecnologia deve surgir depois de definido aquilo que queremos que aconteça na sala.
Como vão os participantes aceder à votação?
Na maioria dos eventos, o próprio telemóvel do participante é suficiente para interagir.
O que muda é a forma de acesso.
Para uma votação simples ou um momento de interação, pode bastar apresentar um QR Code no ecrã. Todos acedem ao mesmo endereço e participam.
Noutras situações, o link pode ser enviado previamente ou por SMS.
Quando é necessário controlar individualmente a participação, pode ser utilizado um link único por participante.
É possível, por exemplo, controlar que determinado acesso só permite uma participação e, ao mesmo tempo, manter a resposta anónima. Desta forma, existe controlo sobre o direito a votar sem ser necessário associar o voto apresentado nos resultados à identidade do participante.
Anonimato e ausência de controlo não são necessariamente a mesma coisa.
A Internet do local faz parte da solução
Uma plataforma pode funcionar perfeitamente e, ainda assim, a votação falhar.
Um dos motivos mais frequentes é simples: conectividade insuficiente no local.
Antes do evento, é importante perceber que acesso à Internet estará disponível e, sobretudo, como será assegurada a sua disponibilidade durante a votação.
Não basta saber que o espaço tem Wi-Fi.
Um auditório vazio, com meia dúzia de dispositivos ligados, pode apresentar um comportamento completamente diferente quando está cheio e centenas de telemóveis tentam utilizar a mesma infraestrutura.
Já tivemos um evento em que a cobertura dentro do auditório se tornou insuficiente. Alguns participantes começaram a deslocar-se para os corredores para conseguir aceder à votação.
A plataforma estava operacional.
O problema era chegar até ela.
E se as pessoas precisam de abandonar a sala para participar, a interação deixou de cumprir aquilo para que foi criada.
Testar a plataforma não chega
Antes de uma votação, é natural testar se as perguntas aparecem corretamente, se as respostas são registadas e se os resultados são apresentados como esperado.
Mas o teste deve ir além disso.
Sempre que possível, é importante verificar:
- a rede no próprio local;
- o acesso através de diferentes dispositivos;
- a abertura e o fecho das votações;
- a formulação das perguntas;
- as opções de resposta;
- a forma como os resultados serão apresentados.
Se o acompanhamento for remoto, testar antecipadamente com quem estará no local torna-se ainda mais importante.
O objetivo não é apenas confirmar que a tecnologia funciona. É perceber se o processo completo funciona nas condições em que será utilizado.
Uma pergunta mal formulada também é um problema técnico
É fácil concentrar a preparação na plataforma e esquecer o conteúdo.
Mas uma votação tecnicamente perfeita pode produzir um mau resultado se a pergunta for ambígua ou se as opções de resposta não forem claras.
Por isso, testamos também as próprias questões.
É importante confirmar que todos interpretam a pergunta da mesma forma, que as opções não se sobrepõem e que existe uma resposta adequada às possibilidades que queremos medir.
Em votações formais, esta validação assume ainda maior importância.
Uma boa plataforma não corrige uma pergunta mal formulada.
Mostrar os resultados durante ou apenas no final?
Nem todas as votações devem apresentar os resultados da mesma forma.
Quando queremos criar suspense, faz sentido manter os resultados escondidos enquanto a votação está aberta e revelá-los apenas depois do encerramento.
O mesmo pode acontecer em votações formais, onde conhecer o resultado parcial poderia influenciar os participantes que ainda não votaram.
Noutras situações, acontece precisamente o contrário.
Se o objetivo é observar uma tendência ou criar interação, acompanhar as barras ou percentagens a evoluir à medida que entram respostas pode fazer parte do próprio momento.
A decisão sobre quando mostrar o resultado deve, portanto, ser tomada antes do evento e não tratada apenas como uma configuração da plataforma.
Algumas das votações mais exigentes são decididas no momento
Nem todas as perguntas estão preparadas dias antes.
Em alguns eventos, as próprias opções de votação são determinadas durante a sessão, em função da discussão ou das decisões tomadas pelos intervenientes.
Nesses momentos, a exigência operacional aumenta bastante.
É necessário configurar a pergunta, introduzir as opções, confirmar que tudo está correto e preparar a apresentação enquanto o evento continua a decorrer.
Muitas destas votações correm sem qualquer problema para quem está na audiência.
Nos bastidores, podem ser momentos particularmente intensos.
Quanto mais tivermos testado antecipadamente a plataforma, a rede e o processo de abertura e fecho, menor é o número de variáveis com que temos de lidar nesse momento.
A interação não precisa de tirar tempo ao evento
Existe por vezes a ideia de que acrescentar uma votação, Q&A ou outro momento interativo significa introduzir mais uma tarefa num programa já preenchido.
Não tem necessariamente de ser assim.
Quando é bem integrada, a interação não funciona como um elemento acrescentado ao evento. Passa a fazer parte do próprio conteúdo.
Uma pergunta pode introduzir um tema. Uma votação pode revelar a opinião da sala antes de um debate. Um quiz pode recuperar a atenção. Uma word cloud pode transformar centenas de respostas individuais numa imagem que todos conseguem interpretar imediatamente.
E um Q&A pode dar voz a participantes que provavelmente não levantariam a mão para falar perante uma sala cheia.
De audiência a participantes
A escolha de uma solução de votação não deve começar pela lista de funcionalidades de uma plataforma.
Deve começar pelo objetivo.
Precisamos de anonimato? De garantir uma única participação? Queremos mostrar tendências em tempo real ou revelar um resultado apenas no final? Quantas votações existirão? Como vão os participantes aceder? E a rede do local consegue suportar esse momento?
Responder a estas perguntas permite escolher uma solução proporcional à importância da votação e preparar os pontos que realmente podem criar problemas.
A tecnologia é apenas uma parte.
O objetivo final é outro: fazer com que as pessoas deixem, durante alguns momentos, de ser apenas audiência e passem a participar efetivamente no evento.