Implementar o teletrabalho: Para chefias e colaboradores em 2021

Implementar o teletrabalho em 2021. Por uma questão de coerência deixei a versão de março de 2020 do artigo. Mas dado o volume de visitas e experiência acumulada por todos nós, resolvi atualizar.

Já sabemos do local dedicado, da remoção das distrações, já passamos por isto. Este artigo tenta ir um pouco mais longe.
Não existindo fórmulas mágicas, tudo vai depender de quem somos: chefias, donos de micro-empresas ou colaboradores, se temos ou não filhos e a idade dos mesmos.

O impacto do teletrabalho em cada um destes segmentos é muito diferente. Vamos começar por:

Implementar o teletrabalho – Como encarar sendo uma chefia ou dono de uma micro-empresa?

Eu sou responsável de uma micro-empresa, mas os nossos colaboradores estão em ambiente remoto muito antes da pandemia. Vou ser mais acutilante porque creio que o nosso papel, enquanto líderes é fundamental neste modelo, até mais do que no presencial:

• Respeitar os tempos pós-laborais – sabendo que os colaboradores estão acessíveis a qualquer momento, podemos cair no erro de não olhar a horários. Isto é péssimo, porque as pessoas apesar de não terem que se deslocar, têm o legítimo direito a desligar depois do horário. Estamos com a família em casa a tempo inteiro, e temos também direito a momentos de pausa, sem ou estar a trabalhar ou estar com a família. Mesmo um envio de um email pode ser agendado, não precisa de sair da nossa caixa às duas da manhã;
• Resistir ao impulso da urgência – no trabalho presencial, é fácil (mas não produtivo) interromper porque surgiu um imprevisto. Temos tendência a criar urgências onde muitas vezes não existem. Se definimos um conjunto de objetivos e tarefas, devemos antes de interromper, refletir sobre o que surgiu é verdadeiramente relevante. Do outro lado, é mais um telefonema de dezenas de minutos, esclarecimentos, quando pode não valer mesmo a pena;
• Planeamento é chave – semanal, por projeto, por tarefas – estando à distância, o planeamento alinhado com objetivos torna-se muito mais relevante. Por vezes temos de “partir o elefante às postas” e num projeto delinear muito bem as tarefas, tempos, áreas responsáveis. Quanto melhor o fizermos, melhor vamos ajudar à produtividade. Se não o fazíamos no presencial, agora é uma oportunidade de melhorar;
• Reuniões digitais com agenda, cumprindo tempos curtos (15m, 30m, até uma hora), estruturadas, e com espaço para intervenção de todos, evitando pessoas “a mais”. Diminuir a periodicidade, senão caimos na “reunite”, diminuindo brutalmente a produtividade;
• Estar atento às condições de trabalho de cada colaborador – há colaboradores que têm divisões próprias, outros que têm de partilhar o espaço com o conjuge ou os filhos. Há uma diferença enorme nisso. Tentar perceber as especificidades de cada, demonstra preocupação, e permite planear em conjunto aspetos do trabalho;
• Combinar horas de contacto – Para alguns às 9h00 está tudo ok, para outros mais cedo e para outros mais tarde. Não são tempos normais os que vivemos e é útil definirmos horas e períodos de contacto (evitar almoço onde as famílias estão a desdobrar-se). Alinhar com o colaborador em vez de impor.
• Compreender que o “espírito de equipa” é vivido de forma muito diferente de pessoa para pessoa – lembra-se daquele período onde fazíamos reuniões de equipa a beber café ou um copo? Pois, mas nem todos podem apreciar e não é por isso que “não vestem a camisola”. Para alguém chegado de novo, para um engenheiro, para um contabilista, para um criativo, as formas de contacto e convívio são muito diferentes. Uns gostam das reuniões, outros preferiam “desligar-se” mais cedo.
• Avaliar a execução e contribuição em vez das horas – Se alguém da sua equipa fez em 4 horas o que era para ser feito em 2 dias, ótimo. Dê-lhe o resto do dia se for possível? O quê?! Sim. Na economia do conhecimento é a qualidade da execução e não o tempo em que estamos a trabalhar que importa. Acredite que pode ser uma ferramenta motivacional espetacular e mais vezes do que julga as pessoas contribuem com reflexões válidas que permitem que a empresa ganhe. Dê espaço mental.
• Fomente as pausas durante o dia – as pessoas em casa também necessitam de pausar. Não atendeu logo, não ligue 20 vezes, a pessoa devolve. Dê espaço porque senão a pessoa sofre e quem está perto ainda mais.

Este é o tempo de deixar de ser chefe e ser líder, de confiar, de mudar para melhor. O modelo anterior vai mudar e quem for capaz de o fazer vai ter uma brutal vantagem competitiva.

E agora colaboradores, como implementar o teletrabalho?

Cada colaborador tem condições específicas. É diferente estar num T1 partilhado por mais 3 pessoas a trabalhar, de férias ou a estudar, ou num T3 com divisões separadas. É diferente ter um bebé, um adolescente ou ainda não ter filhos. Vamos lá:

• Feche a tampa do computador e escreva em papel – quer planear as suas tarefas? Está farto de lidar com distrações? Escreva. Risque, otimize. O cérebro adora riscar tarefas, esquematizar, e não vai ter a luz azul e as notificações a ocupar-lhe a atenção. Quando? Quando lhe for útil. Para uns é ao início da manhã, para outros ao final do dia antes de “desligar”;
• Arranje tempo para si – Para si, não é lavar a louça, colocar a comida a descongelar, fazer as camas, ou brincar com as crianças. Para si é mesmo para si. Leia 3 páginas de um livro, ligue a um amigo, envie um email a alguém que não fala há muito, sente-se numa cadeira confortável e feche os olhos. Por vezes 10 minutos são preciosos;
• Envolva as crianças nas tarefas e decisões – se for como eu vai ser responsável por 14 refeições principais por semana, e outras tarefas pelo meio. Comece a dividir o mal pelas aldeias. Seja compreensivo com a falha. Seja compreensivo consigo. Ninguém tem cursos de lidar com uma realidade destas. Estamos todos no mesmo mar mas não no mesmo barco. As suas condições são diferentes de outros e não se martirize.
• Partilhe com as suas chefias as suas condições para ambos alinharem a melhor forma de colaboração (reuniões, contactos, tarefas). Além disso quando escrever uma mensagem coloque por tópicos, com sugestões de resolução. Vai ajudá-lo a si e ao seu chefe a não perderem muito tempo.

Poucos de nós têm “formação” em teletrabalho. E estamos todos a aprender. Quem se conseguir adaptar, pode ter aqui um incremento de produtividade, de motivação, ou pelo menos, qualidade de trabalho que permita passar por esta fase.

Todos fazemos parte, colaboradores e decisores, cabe ao bom senso, ao planeamento, ao respeito pelo outro, levarmos a bom porto este normal, que já não é novo.

Fica a seguir a versão inicial do artigo.

Março de 2020.

Nos últimos dias planos de contingência foram elaborados com pompa e circunstância para implementar o teletrabalho num período de ausência. Dezenas, por vezes centenas de páginas de artigos, recomendações, passos a tomar.

Por vezes e não poucas ouvem-se questões “Tens PC em casa que dê para trabalhar e net?”. Pode ser preciso se houver ausência.

Na imagem podem ver o que muitas empresas acham que os colaboradores fariam se trabalhassem em casa: deitados, a sorrir e confortáveis.

E ficamos por aqui no que diz respeito ao material necessário para continuar a trabalhar.

Mas implementar o teletrabalho mesmo que durante um período curto de tempo não é apenas ter PC e Internet.

Se chegou a este parágrafo pode questionar: o que é que uma pessoa de marketing e eventos sabe de teletrabalho?

Menos que especialistas consultores nesta matéria (e disaster recovery, entre outras) mas o suficiente para ter vivido os planos de contingência da Gripe A e ter uma empresa que desde há 5 anos tem colaboradores a 250 kms de distância a trabalhar em qualquer local.

1 – O PC lá de casa serve para trabalhar?

Até pode ter RAM, Sistema Operativo e aguentar. Mas a maior parte das vezes tem conteúdo pessoal, jogos, malware (aquelas cenas que nos chateiam) e é partilhado por várias pessoas.

Vamos mesmo como empresas, confiar em dispositivos que não conhecemos? Expor dados sensíveis a terceiros, mesmo de forma inadvertida? Andamos nós a proteger-nos do bicho “RGPD” para deixar agora exposto;

2 – “Toma lá um PC e podes trabalhar a partir de casa!”

Porreiro, um PC do trabalho, preparado e “limpinho”, basta ligar à net de casa e podemos trabalhar.

Mas que aplicações uso? Estão as aplicações preparadas para aceder remotamente via VPN ou estão em cloud? Não? Boa.

Mas posso responder a email. Mas se não aceder às aplicações o que isso adianta? Pouco.

Muitas vezes, sem ter o parque informático preparado (hardware e software) não é possível aceder de fora aos sistemas da empresa.

Assim sendo como é possível trabalhar de forma produtiva?

Não é.

Se não for feito um levantamento das aplicações que cada área necessita, é contra producente pois estamos a exigir o que não é possível;

3 – (esta vai doer) Sabemos as aplicações que cada área ou colaborador necessita?

Pois. Podemos não saber pois elas nasceram como cogumelos, ter aplicações onde o username e password é de apenas um colaborador (boa não é?) e nos  esquecermos que já memorizamos as passwords e que agora ninguém as tem visiveis. Ou simplesmente podemos nem nos lembrar que a aplicação x é usada (mas é).

A descrição de funções de cada um é muito diferente do que realmente faz no dia-a-dia.

4 – Inexistência de objetivos específicos

O que é isto? Bem, quem já trabalha remotamente sabe que a partilha de objetivos, de pontos de situação, é… bem é remota, é feita à distância, idealmente mensurável e partilhada entre chefias e colaboradores.

Qual o risco de não existirem? Além de não podermos avaliar o trabalho, vamos estar provavelmente sempre a chatear o colaborador com pedidos, tarefas e tentativas de perceber se está a trabalhar.

Objetivos específicos (tarefas, contactos, faturas emitidas, projetos específicos) e adequadas a um trabalho à distância são necessidades. Senão…

5 – O contacto constante – “Que estás a fazer?”, “ Onde estás?”

Parece conversa de recém namorados mas pode ser o dia-a-dia de um colaborador em ambiente remoto.

Ter um chefe que por falta de planeamento e acompanhamento vai andar atrás dele, tentar perceber se não está a ver um filme em vez de estar a trabalhar.

Num país onde se valoriza o “presentismo” há muita noção errada que as pessoas à primeira vão safar-se ao trabalho. Isto é do pior.

6 – E na doença (bater na madeira 3 vezes) de um colaborador? E se ele não puder mesmo trabalhar?

Há uma perceção se temos as ferramentas em casa, poderemos estar sempre disponíveis. Pois, mas podemos mesmo adoecer, ou ter familiares doentes, filhos ou pior pais, o estrato mais atingido.

E podemos mesmo não conseguir trabalhar. Ora se a empresa não estiver sustentada em processos e áreas mas sim em pessoas, o trabalho vai acumular, os clientes não vão ter resposta.

Agora, (como era até agora útil) os pedidos devem ser canalizados por formulários de processos para várias pesssoas ou áreas onde se define o nível 1, nível 2 e por ai adiante.

Assim não estamos dependentes de x ou y.

7 – Reuniões periódicas à distância…rápidas por favor

Uma das vantagens do trabalho à distância é não termos reunite. Mas podemos ter na empresa/instituição uma tradição de “partilha” tão grande que passamos para o digital o tempo perdido no presencial.

Definir pontos de situação breves, focados é o remédio para que não estejamos sempre ligados… a fazer nada.

8 – E quando não bastar o PC?

Nas empresas e instituições usamos equipamentos em piloto automático. Impressoras, scanners, material para arquivo entre outros usos e objetos.

Como é que é possível tranpor para um ambiente “caseiro”. Novamente com um levantamento de necessidades do que cada área e colaborador faz e necessita.

Fico-me por aqui. Haveria muito mais. Passar de um regime presencial para remoto é muito mais do que ter PC, do que “mandar alguém para casa”.

Esta fase é uma ameaça e ao mesmo tempo uma oportunidade. De levantar e melhorar processos de trabalho nas empresas e instituições.

Para um artigo mais extenso sobre o impacto do teletrabalho, adaptar ou morrer pode consultar aqui

Ou não…