Um formulário de inscrição não serve apenas para saber quem vai participar. Os dados recolhidos podem alimentar confirmações, comunicações, acreditação e reporting. Por isso, uma boa inscrição começa por uma pergunta simples: que informação vamos realmente precisar antes, durante e depois do evento?
Uma inscrição é o início de um processo
É fácil pensar na inscrição como uma tarefa isolada: criar um formulário, enviar o link e esperar pelas respostas.
Na prática, é normalmente o primeiro passo de um processo bastante mais longo.
Depois da inscrição pode ser necessário enviar uma confirmação, segmentar participantes, recolher informação adicional, comunicar alterações, enviar lembretes, gerar QR Codes ou preparar os dados para a acreditação.
Por isso, antes de criar o formulário, vale a pena perceber o que vai acontecer aos dados depois de alguém carregar em “Enviar”.
Que informação devemos pedir num formulário de inscrição?
A regra mais simples é também uma das mais importantes:
pedir apenas aquilo que tem uma utilização clara.
Nome e email são suficientes para alguns eventos. Noutros podem ser necessários empresa, função, telefone, preferências alimentares, sessões escolhidas ou informação específica para a acreditação.
Cada campo adicional aumenta o esforço pedido ao participante e cria mais informação para gerir.
Começar pelo essencial
Antes de adicionar um campo, pergunte:
- Precisamos desta informação para comunicar com o participante?
- Vai ser utilizada durante o evento?
- É necessária para segmentação ou acreditação?
- Existe alguma obrigação operacional ou legal para a recolher?
- O que faremos efetivamente com esta informação?
Se não existir uma resposta clara, provavelmente o campo não é necessário.
Nem todos os participantes precisam de responder às mesmas perguntas
Um formulário não precisa de apresentar exatamente os mesmos campos a todas as pessoas.
As condicionais permitem mostrar determinadas perguntas apenas quando uma resposta anterior as torna necessárias.
Por exemplo, se um participante indicar que vai estar presente num jantar, podemos perguntar apenas nesse momento se existem restrições alimentares. Se selecionar determinada sessão, podem aparecer questões específicas relacionadas com essa escolha.
Isto permite recolher informação mais completa sem transformar o formulário inicial numa longa lista de perguntas.
Evitar inscrições duplicadas
Em determinados eventos, uma segunda submissão com o mesmo email pode criar problemas: participantes duplicados, contagens incorretas ou comunicações enviadas várias vezes.
Quando isso faz sentido, o processo deve permitir identificar inscrições já existentes ou definir claramente como são tratadas alterações posteriores.
Noutros casos, permitir uma nova submissão pode ser perfeitamente aceitável.
Mais uma vez, a regra deve resultar do processo do evento e não de uma limitação da ferramenta utilizada.
O que deve acontecer imediatamente após a inscrição?
A confirmação é o primeiro momento de comunicação depois de alguém se inscrever.
Uma boa mensagem de confirmação deve deixar claro que a inscrição foi recebida e explicar o próximo passo.
Dependendo do evento, pode incluir:
- data, horário e localização;
- informação sobre acesso;
- contacto para dúvidas;
- ligação para adicionar o evento ao calendário;
- QR Code;
- instruções para alterar ou completar dados;
- informação sobre quando serão enviadas novas comunicações.
O objetivo não é colocar toda a informação do evento num único email. É garantir que o participante sabe o que aconteceu e o que deve esperar a seguir.
Os dados da inscrição não devem ficar presos no formulário
Depois de recolhidos, os dados podem ser utilizados em diferentes momentos do projeto.
Uma categoria escolhida no formulário pode determinar que comunicação um participante recebe. O nome e a empresa podem ser utilizados numa credencial. O email pode permitir enviar um QR Code. A escolha de uma sessão pode determinar uma lista específica de participantes.
Quando estes passos são pensados antecipadamente, reduzimos exportações, cópias manuais e alterações repetidas entre plataformas.
O formulário passa assim a fazer parte de um percurso:
Inscrição → Confirmação → Comunicação → Acreditação → Participação → Reporting
Email e SMS: canais diferentes para momentos diferentes
Nem todas as comunicações precisam de utilizar o mesmo canal.
O email é adequado para confirmações, convites, programas, informação detalhada e conteúdos que o participante pode querer consultar posteriormente.
O SMS é particularmente útil para mensagens curtas e sensíveis ao tempo: uma alteração de última hora, um lembrete próximo do início ou uma informação que queremos que seja facilmente vista no telemóvel.
Usar os dois canais não significa duplicar todas as mensagens. Significa escolher o canal que melhor serve cada comunicação.
Segmentar em vez de comunicar tudo a todos
Nem todos os participantes precisam de receber exatamente a mesma informação.
Podem existir convidados, speakers, participantes de diferentes sessões, pessoas que ainda não confirmaram presença ou participantes que não abriram uma comunicação anterior.
Uma base de dados organizada permite adaptar a comunicação a esses grupos.
Isto reduz mensagens irrelevantes e ajuda a garantir que cada participante recebe a informação necessária para a sua situação.
RGPD: recolher apenas o necessário também simplifica a proteção dos dados
Os formulários de inscrição lidam frequentemente com dados pessoais.
É importante informar os participantes sobre a finalidade da recolha, disponibilizar a informação de privacidade necessária e limitar o acesso aos dados às pessoas e sistemas que realmente precisam deles.
Também deve existir uma política clara para retenção e eliminação da informação quando deixa de ser necessária.
Mas há uma medida particularmente simples que ajuda desde o início:
não recolher dados que não precisamos de ter.
Quanto menos informação desnecessária existir, menos informação existe também para gerir e proteger.
Antes de publicar o formulário, faça um teste completo
Não basta verificar se os campos aparecem corretamente.
Faça uma inscrição como se fosse um participante e percorra todo o processo:
- Abra o formulário num computador e num telemóvel.
- Preencha todos os percursos possíveis.
- Teste campos condicionais.
- Confirme mensagens de erro e campos obrigatórios.
- Submeta a inscrição.
- Verifique a confirmação apresentada no ecrã.
- Abra o email de confirmação.
- Teste todos os links.
- Confirme como os dados aparecem na base de dados.
- Verifique se a informação está pronta para ser utilizada nas etapas seguintes.
Este pequeno teste permite descobrir problemas quando ainda são fáceis de resolver — e não depois de centenas de participantes se terem inscrito.
A ferramenta deve adaptar-se ao processo
Existem muitas plataformas capazes de criar um bom formulário de inscrição.
A escolha da ferramenta é importante, mas vem depois de perceber o processo.
Um evento pode precisar apenas de um formulário simples e uma confirmação. Outro pode exigir condicionais, diferentes tipos de participantes, várias comunicações, QR Codes e integração com a acreditação.
Na Asserbiz começamos por perceber o que precisa de acontecer e só depois configuramos as ferramentas necessárias para o conseguir.
O objetivo não é tornar o processo mais tecnológico.
É torná-lo mais simples de gerir para a organização e mais simples de utilizar para o participante.