A interação pode transformar participantes em parte ativa de um evento. Mas uma votação, um Q&A ou uma aplicação só acrescentam valor quando têm um objetivo claro. Antes de escolher a tecnologia, vale a pena perceber que tipo de participação queremos criar.
nteração não significa usar mais tecnologia
Quando pensamos em interação num evento, é fácil começar pelas ferramentas: uma aplicação, uma plataforma de votação, um quiz ou um sistema de perguntas.
A pergunta deveria ser outra:
O que queremos que os participantes façam?
Dar uma opinião? Colocar perguntas? Testar conhecimentos? Consultar informação? Participar numa decisão? Comunicar entre si?
A resposta ajuda a escolher uma solução simples e adequada ao momento.
Em alguns eventos, uma única votação pode ser suficiente. Noutros, uma aplicação pode acompanhar o participante durante todo o dia.
E há situações em que não utilizar nenhuma ferramenta de interação é perfeitamente válido.
Quando usar uma votação
Uma votação é particularmente útil quando queremos recolher uma resposta de muitas pessoas num curto espaço de tempo.
Pode servir para:
- conhecer a opinião da audiência;
- escolher entre diferentes opções;
- testar uma ideia;
- recolher feedback durante uma apresentação;
- tomar uma decisão;
- comparar respostas antes e depois de uma sessão.
Os resultados podem ser apresentados imediatamente ou mantidos ocultos até ao momento adequado.
Uma votação deve ser fácil de perceber
Quanto mais rápido queremos uma resposta, mais simples deve ser a pergunta.
Uma audiência não deve precisar de vários minutos para perceber o que está a ser perguntado, como participar ou que opção escolher.
A tecnologia também deve interferir o mínimo possível: aceder, responder e regressar à sessão.
Quando usar Q&A
O Q&A permite que os participantes enviem perguntas durante uma sessão, mesmo quando não existe oportunidade para entregar um microfone a toda a audiência.
É particularmente útil em:
- conferências;
- painéis;
- reuniões com muitos participantes;
- apresentações institucionais;
- webinars e formatos híbridos.
Dependendo da solução, as perguntas podem ser moderadas antes de aparecerem ou receber votos dos restantes participantes.
Isso ajuda a identificar os temas que despertam maior interesse.
Q&A não substitui moderação
Ter uma plataforma para receber perguntas não significa que todas tenham de ser respondidas ou apresentadas.
É importante definir antecipadamente quem acompanha as perguntas, quem as seleciona e como chegam ao moderador ou aos oradores.
A ferramenta facilita a participação. A dinâmica continua a precisar de ser preparada.
Quando usar um quiz
Um quiz introduz uma componente mais lúdica e pode ser uma boa forma de recuperar a atenção da audiência.
Funciona particularmente bem para:
- testar conhecimentos;
- rever conteúdos apresentados;
- formação;
- lançar um tema;
- criar pequenos momentos de competição;
- avaliar aprendizagem.
Pode incluir pontuação, tempo de resposta e ranking, mas nem sempre precisamos de transformar o quiz numa competição.
Por vezes, duas ou três perguntas são suficientes para quebrar o ritmo de uma sessão e voltar a envolver os participantes.
Quando faz sentido uma aplicação para o evento
Uma aplicação tem um âmbito bastante maior.
Em vez de resolver apenas um momento de interação, pode funcionar como ponto central de informação e participação ao longo do evento.
Pode reunir, por exemplo:
- agenda;
- oradores;
- informação prática;
- documentação;
- notificações;
- Q&A;
- votações;
- questionários;
- networking;
- galeria;
- conteúdos atualizados durante o evento.
Uma aplicação faz sobretudo sentido quando existe informação suficiente para justificar que o participante volte a consultá-la ao longo do evento.
Nem todos os eventos precisam de uma aplicação
Uma aplicação pode acrescentar bastante valor num congresso com várias sessões, diferentes espaços, muitos conteúdos ou necessidade de comunicação ao longo do dia.
Num evento curto, com uma única sessão e poucas informações, pode acrescentar uma etapa desnecessária.
Se o objetivo é apenas fazer três votações, uma solução de votação provavelmente será mais simples do que uma aplicação completa.
Se precisamos de agenda, informação, notificações, conteúdos e interação durante um ou vários dias, então a aplicação começa a fazer muito mais sentido.
Podemos combinar diferentes formatos?
Sim — e frequentemente é aí que a experiência se torna mais interessante.
Uma aplicação pode disponibilizar a agenda e informação do evento e, simultaneamente, dar acesso ao Q&A de uma sessão.
Um quiz pode ser utilizado durante uma apresentação e uma votação no final para recolher uma opinião.
Mas combinar ferramentas só faz sentido quando a experiência continua simples.
O participante não deve ter de perceber que existem quatro plataformas diferentes por trás do evento.
Quanto mais tecnologia utilizamos, maior deve ser o cuidado em tornar a experiência simples.
Como facilitar o acesso dos participantes
Uma das maiores barreiras à interação é o próprio acesso.
Se o participante precisa de criar uma conta, confirmar um email, instalar uma aplicação, descobrir uma password e aprender uma interface apenas para responder a uma pergunta, uma parte da audiência simplesmente não vai participar.
Dependendo do evento, podemos utilizar:
- QR Codes apresentados no ecrã;
- links enviados antecipadamente;
- links por SMS ou email;
- acesso através da aplicação do evento;
- códigos simples de sessão.
O método deve ser escolhido de acordo com o contexto e com aquilo que já foi pedido ao participante anteriormente.
Testar com o cenário real
Uma votação que funciona perfeitamente com duas pessoas num computador pode comportar-se de forma diferente quando centenas tentam responder simultaneamente através de uma rede móvel ou Wi-Fi.
Antes do evento, é importante testar não apenas o conteúdo, mas também o processo:
- Como chega o participante à ferramenta?
- Quanto tempo demora a entrar?
- O que vê no telemóvel?
- O que acontece depois de responder?
- Quando aparecem os resultados?
- Quem controla a abertura e o fecho da votação?
- O que fazemos se existir um problema de conectividade?
Quando a participação acontece em direto, simplicidade e preparação são tão importantes como as funcionalidades da plataforma.
A interação deve fazer parte do evento, não interrompê-lo
A melhor tecnologia de interação é aquela que se integra naturalmente na experiência.
Os participantes percebem rapidamente o que devem fazer, participam e voltam a concentrar-se no conteúdo ou nas pessoas.
Na Asserbiz começamos pelo formato do evento e pelo objetivo da interação. Depois escolhemos e configuramos a solução necessária — desde uma votação simples a uma aplicação mais completa.
A ferramenta deve adaptar-se ao evento. Não o evento à ferramenta.