Gestão de Inscrições para Eventos com Controlo Total e Comunicação Automatizada
Gerimos todo o processo de inscrição de participantes — desde o formulário até à confirmação final por email ou SMS, garantindo dados consistentes e preparação para acreditação.
- Inscrições organizadas e sem erros
- Comunicação automática com participantes
- Redução de trabalho manual da organização
- Preparação direta para acreditação e check-in
O DESAFIO
Organizar inscrições parece simples no início, mas rapidamente se torna complexo à medida que o evento cresce.
Formulários dispersos, listas desatualizadas, alterações de última hora e dúvidas constantes dos participantes criam carga operacional e aumentam o risco de erro. Pequenos problemas nesta fase acabam por gerar impactos no dia do evento: filas, informação incompleta e falta de controlo sobre os participantes.
O QUE É A GESTÃO DE INSCRIÇÕES
A Gestão de Inscrições da Asserbiz é um sistema completo que assegura todo o ciclo de registo de participantes num evento.
Inclui:
- Criação de formulário de inscrição
- Recolha e validação de dados
- Comunicação automática por email e/ou SMS
- Gestão de confirmações e alterações
- Preparação de dados para acreditação e check-in
COMO FUNCIONA
- Definição do evento e regras de inscrição
- Criação do formulário personalizado
- Configuração de emails e/ou SMS
- Abertura das inscrições ao público
- Gestão e validação de dados
- Confirmação automática de inscrição
- Fecho e preparação de listas finais para acreditação
COMPONENTES DO SERVIÇO
📋 Formulário de inscrição
Campos personalizados por evento
Validação de dados
Recolha estruturada de informação
📧 Comunicação por email (se acordado)
Convite ao evento
Confirmação de inscrição
Lembretes automáticos
Informação prática
📱 Comunicação por SMS (opcional)
Confirmação de inscrição
Informação urgente
Envio de QR Code
🗂 Gestão de dados
Organização de listas
Remoção de duplicados
Atualização de inscrições
Exportação para acreditação
ÂMBITO DO SERVIÇO
Inclui:
- Configuração do sistema de inscrições
- Gestão do formulário
- Envio de comunicações automáticas
- Gestão de dados até ao evento
- Preparação de listas finais
PARA QUEM É ESTE SERVIÇO
Este serviço é indicado para:
- Congressos e conferências
- Eventos corporativos
- Eventos institucionais
- Formações e workshops
- Webinars com registo de participantes
VANTAGENS
- Redução de erros nas inscrições
- Menos trabalho manual para a organização
- Comunicação clara e automatizada com participantes
- Dados estruturados e consistentes
- Preparação eficiente para acreditação
- Menos incerteza no dia do evento
PERGUNTAS FREQUENTES
As inscrições podem ser alteradas depois de submetidas?
Sim, dentro das regras definidas no planeamento do evento.
É possível enviar QR Code aos participantes?
Sim, através de email ou SMS, dependendo da configuração.
O sistema integra com acreditação?
Sim, os dados são preparados para utilização direta no check-in.
É possível gerir inscrições de diferentes tipos de participantes?
Sim, com formulários e regras personalizadas.
PROCESSO DE TRABALHO
- Recolha de informação inicial do evento
- Definição do formulário e regras de inscrição
- Configuração do sistema e comunicações
- Validação e abertura de inscrições
- Acompanhamento e gestão até ao evento
- Fecho e preparação para acreditação
RESULTADO FINAL
No final, o organizador recebe:
- Lista final de participantes organizada
- Dados validados e estruturados
- Comunicação automatizada com os inscritos
- Base pronta para acreditação e check-in
