Como a Pasta Couto (passe a publicidade) e tecnologia para eventos, anda nas bocas do mundo. Websummits, startups tecnológicas, webinars, apps móveis e por aí adiante. Veja-se o que sites como o eventmanagerblog.com focam: tech, tech, tech.
A tecnologia veio revolucionar a nossa forma de vida nos aspectos profissionais e pessoais.
É impensável hoje em dia dizer-se que ainda não se viu uma mensagem passadas algumas horas do seu envio, fornecedores e clientes podem relacionar-se a centenas ou milhares de quilómetros de distância, e mesmo equipas internas podem estar em diferentes fusos horários.
Os eventos são dos terrenos mais férteis para causar o efeito “UAU”, para dar a conhecer as últimas novidades e funcionalidades de um determinado serviço ou produto.
As marcas procuram captar a atenção de parceiros e clientes, com o envolvimento que os momentos causados pelos eventos podem causar.
Para quem é responsável pela organização, como é que a tecnologia para eventos pode ajudar?
1- Automatização de inscrições e confirmações
Já se deparou com convites que remetem para um envio de um email, para um formulário extenso e denso? Já se tentou inscrever sem saber se a sua inscrição estava confirmada até poucos dias do evento?
A automatização de inscrições permite muito mais que um site bem feito e campos para preencher. Permite por exemplo:
- Lotação disponível – criar o sentido de urgência, de escassez;
- Confirmações automáticas personalizadas – tratar os participantes pelo nome, enviar informações úteis, em poucos minutos;
- Robustez de informação para o organizador – quem vai ao evento, contactos, sem perda de informação, e sempre acessível;
- Aumento de produtividade – quer mesmo tratar manualmente centenas de pedidos? Quer mesmo andar a importar manualmente informação para depois enviar para outros?
- Imagem profissional – não enviar de novo a quem já confirmou, retirar quem indicou não pretender receber e por exemplo, permitir que o participante diga que não vai mas que quer receber informação. Não será relevante?
Além da otimização de recursos, da imagem cuidada e organizada, fica com a informação ao seu dispor e com maior controlo sobre esta importante fase.
2 – Preparação para o evento – Conteúdo multi-canal
Hoje o evento não começa no dia em que o participante chega. Se quer tirar mais partido, comece a envolver antes. O alcance do evento, o proveito que pode tirar quer o participante, quer a marca agradecem. Algumas ideias:
- Partilha de conteúdo de interesse (informações úteis, meteorologia, tópicos de discussão, agendas de networking)
- Votações e Fóruns – os eventos podem ser momentos lúdicos mas também de negócio. Permitir a preparação de encontros entre participantes, a discussão e a colocação de questões e votações de temas. Os seus participantes sentem-se parte do evento como nunca.
- Canais de comunicação – há quem goste de receber informação por email, quem valorize uma App, quem procure num site, ou mesmo na Rede Social. Cada um de nós tem preferências e apetências, e a consistência ditará o envolvimento.
Quando o evento começar formalmente já haverá um buzz que lhe ajudará a aumentar o seu alcance.
3 – Envolvimento dos participantes – Produção conjunta de conteúdo
Até ao passado recente a comunicação de marca para clientes, era de emissor e de receptor. Com a evolução da tecnologia para eventos, o cliente quer fazer parte da comunicação como membro activo.
Realizar um evento em que tem os participantes sentados a consumir conteúdo passivamente leva a um desfoque destes para a realização de outras tarefas.
O que já é então possível fazer com a tecnologia?
- Apresentações Cloud onde fóruns e votações são apresentados em tempo real para um painel ou orador comentar ou debater;
- Notificações baseadas nas apps móveis para manter as pessoas actualizadas com os vários momentos do evento;
- Vídeos Live onde é possível fazer testemunhos, discussões que podem ser partilhadas globalmente;
- Reuniões de network com pontos prévios em comum, com partilha de contactos e locais específicos em cada evento.
- Fotos para partilha imediata nas Redes Sociais para alavancar o evento
4 – Gestão de informação do participante
E se soubesse quem fez o download de uma apresentação? Quantos likes a um determinado momento? Quem votou nas questões mais relavantes? Qual a taxa de resposta a um desafio?
Quem tem alergias alimentares? Quem tem necessidades específicas de saúde? Contactos consultados entre participantes?
O valor de um evento é muito mais do que dizem dele. É o que fazem antes, durante e após o evento, entre participantes e com a marca/entidade que organiza.
A informação tem muito valor, pode representar oportunidades de negócio que até agora eram desconhecidas.
Há mais tendências a explorar como a virtualização ou a assistência via chatbots mas esperemos mais uns meses.
Até (muito) breve.
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